Jedes Unternehmen, jede Branche steht durch den digitalen Wandel vor der Herausforderung, Geschäftsprozesse und -modelle grundsätzlich überdenken zu müssen sowie diese möglichst durchgehend zu digitalisieren und zu automatisieren. Diese hohe Relevanz der Digitalisierung für Unternehmen bestätigt auch die jährlich durchgeführte Investitionsumfrage der deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG): Über 60 Prozent der Budgets der befragten DSAG-Mitglieder fliessen in die Digitalisierung. Dennoch ist die Zahl der Unternehmen, die über einen konkreten Massnahmenplan für die digitale Transformation verfügen, noch überschaubar. Laut der Umfrage verfügen bislang nur 35,7 Prozent der Unternehmen tatsächlich über eine Roadmap zur digitalen Transformation.
Digitalisierung
Zehn Tipps für die Digitalisierung bei KMU
Tipp 1: Die Angst überwinden
Die Digitalisierung bringt enorme Veränderungen mit sich, die alle Branchen betreffen. Natürlich gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, weiterzumachen wie bisher – diese dürfte für viele aber zeitlich begrenzt sein. Deshalb ist es wichtig, dass sich kleinere und mittelgrosse Unternehmen jetzt mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen und darauf einlassen. Zahlreiche Studien belegen, dass die Relevanz der Digitalisierung bereits erkannt wurde, allerdings ihre Brisanz noch unterschätzt wird. Viele Unternehmen gehen das Thema noch zu zögerlich an, beispielsweise weil sie die Investitionen scheuen oder ihnen die Ressourcen fehlen. Es ist sicherlich sinnvoll, wenn sich KMU ein wenig «Start-up-Mentalität» aneignen und mit kleinen Projekten starten. Eine Fehlerkultur sorgt dafür, dass Kreativität entsteht und experimentell gearbeitet wird. Testszenarien, wie sie beispielsweise der Verein Labs Network Industrie 4.0 e. V. bietet, in dem auch die DSAG Mitglied ist, schaffen eine gute Ausgangslage. Über 20 Testszenarien hat Labs Network Industrie (LNI) 4.0 initiiert, um die Ideen zur Umsetzung von Industrie-4.0-Projekten einem Praxistest zu unterziehen. Unternehmen und Testzentren können sich über LNI 4.0 national und international vernetzen, durch individuelle Workshops in den Firmen Transparenz und Orientierung schaffen sowie kostengünstig und risikoarm Industrie-4.0-Szenarien in der Praxis erproben.
Tipp 2: Die Geschäftsleitung einbinden
Die Digitalisierung muss in der Unternehmensleitung verankert werden. Sie ist ein strategisches Thema, für das es klare Verantwortlichkeiten braucht, und sie betrifft das gesamte Unternehmen. Wenn Fach- oder IT-Abteilungen die digitale Transformation vorantreiben sollen, darf die Unternehmensführung das nicht ausbremsen. Im Gegenteil, die Geschäftsleitung muss einfordern und treiben.
Tipp 3: Die Komfortzone verlassen
Kleinere und mittelgrosse Unternehmen denken oft, sie könnten das Thema Digitalisierung aussitzen – in einigen Fällen, weil sie sich keiner internationalen Konkurrenz stellen müssen. Aus dieser vermeintlichen Sicherheit entsteht jedoch Inflexibilität. Unternehmen in einem stabilen Wirtschaftsraum unterschätzen die auf sie zukommenden, sich gerade verändernden Rahmenbedingungen.
Ein warnendes Beispiel, wie man eine Business-Transformation so richtig verschlafen kann, liefert etwa die Automobilbranche in Deutschland. Trotz aller Erfolge der Digitalisierung hat die deutsche Automobilindustrie das Thema Elektromobilität vernachlässigt. Man hat sich auf Bestehendem ausgeruht, an Konzeptstudien gearbeitet und unter anderem den chinesischen und amerikanischen Firmen zunehmend das Feld überlassen. Deshalb sollten sich KMU in der Schweiz unbedingt damit auseinandersetzen, was Digitalisierung für sie bedeutet – und erste Schritte gehen.
Tipp 4: Den Überblick verschaffen und im Kleinen beginnen
Obwohl Unternehmen immer individuell sind, bleibt das grundsätzliche Vorgehen bei der digitalen Transformation gleich. Unternehmen sollten sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre aktuelle Situation aussieht und wo sie hin möchten. Es gilt, eine Strategie für das Unternehmen im digitalen Wandel zu entwickeln. Wichtig ist dabei, das grosse Ganze im Blick zu behalten. Die Digitalisierung betrifft das gesamte Unternehmen und daher sollte eine Digitalisierungsstrategie auch fachlich übergreifend implementiert werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass man sich nicht zunächst punktuell auf bestimmte Bereiche konzentrieren kann. Im Gegenteil: Sich zu fokussieren, ist sinnvoller, als in allen Abteilungen einfach irgendwie anzufangen.
Tipp 5: Die bestehenden Prozesse überdenken
Die meisten KMU fangen bei der Digitalisierung zunächst im Kleinen an und optimieren zuerst bestehende Prozesse mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten einzusparen. Das kann helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Beispiel dafür ist Carglass. Der Spezialist für Autoglas-Reparaturen hat seine Monteure mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Wenn jetzt ein Kunde in die Empfangshalle kommt, muss der Mitarbeiter nicht erst sämtliche Informationen über das Fahrzeug in den PC eingeben, das Eingegebene ausdrucken und dem Monteur anschliessend den Ausdruck mit in die Halle zur Reparatur geben. Der Monteur muss auch nicht mehr die Nummer der Materialien, die er zur Reparatur verwendet, auf dem Papier eintragen und anschliessend, um die Rechnung fertig zu machen, alles wieder in den PC eintippen. Diese Prozesse wurden digitalisiert. Das spart Druckkosten, erhöht die Agilität und Fehler werden vermieden, die gegebenenfalls bei der Übertragung des analogen in den digitalen Auftrag passieren können. Solche Verbesserungen, die sich direkt auf das Kerngeschäft auswirken, sind erste, wichtige Schritte.
Tipp 6: Die Mitarbeiter schulen
Wenn die ersten Handlungsfelder der Digitalisierung identifiziert wurden, müssen die entsprechenden Mitarbeiter geschult werden, um die neuen Prozesse zu bedienen. Dabei kann die Herausforderung von Digital Skills sehr unterschiedlich sein – hier kommt es auf das jeweilige Einsatzgebiet beziehungsweise auf die neu gestalteten Geschäftsprozesse an. Wichtig ist, dass die Unternehmen die Schulung von «digitalen Skills» als festen Bestandteil in ihrer digitalen Roadmap fixieren.
Tipp 7: Das Alltagsgeschäft nicht vergessen
Grossunternehmen können es sich erlauben, eigene Abteilungen mit dediziertem Budget und neuen Mitarbeitern zu etablieren und so losgelöst vom aktuellen Geschäftsmodell etwas völlig Neues in Angriff zu nehmen. Klassische kleine und mittelgrosse Unternehmen können nur bedingt so radikal vorgehen. Denn neben allen Digitalisierungsbestrebungen müssen sie auch jene Projekte, welche die Wirtschaftlichkeit der Unternehmung sichern, mit derselben Anzahl von Arbeitskräften sicherstellen. Doch es bietet sich dennoch auch hier an, doppelspurig vorzugehen: Ein Teil im Unternehmen verfolgt weiterhin das operative Tagesgeschäft und entwickelt dieses weiter. Ein anderer Teil übernimmt die Verantwortung für die digitale Transformation – er entwickelt innovative Ideen und treibt diese voran. Für diesen Teil gilt es, die richtigen Mitarbeiter zu identifizieren.
Tipp 8: Die Individualität berücksichtigen
Schweizerische KMU sind heterogen und jedes Unternehmen ist individuell. Es kann daher keine Blaupause für die Digitalisierung geben, die zu jedem Unternehmen passt, um die eigenen Prozesse nach vorn zu bringen. Jedes Unternehmen muss mit seinen Geschäftsmodellen und -prozessen in seiner Branche seinen individuellen Weg gehen.
Tipp 9: Den Austausch suchen
Die digitale Transformation birgt viele Herausforderungen, vor denen alle Unternehmen gleichermassen stehen – wie zum Beispiel das grundsätzliche Vorgehen bei der Entwicklung einer Strategie für den digitalen Wandel oder die Gewinnung beziehungsweise Qualifizierung geeigneter Mitarbeiter. Daher macht es für viele Organisationen Sinn, den Austausch untereinander zu suchen und voneinander zu lernen. Eine gute Möglichkeit für einen solchen Austausch bieten Plattformen wie etwa die DSAG. Hier können KMU-Vertreter im geschützten Raum Ideen diskutieren und ihre eigene Sichtweise erweitern. Beispielsweise bietet die DSAG einen Leitfaden zur Digitalen Transformation, der viele nützliche Beispiele und Hinweise für den Weg in die digitale Welt enthält.
Tipp 10: Die Kooperation eingehen
Unternehmen müssen nicht jeden Schritt alleine gehen. Durch Kooperationen mit Forschungseinrichtungen oder befreundeten Firmen können Synergien freigesetzt und genutzt werden. Kooperationen helfen dabei, gemeinsam Neues zu entwickeln und sich besser im Thema zurechtzufinden. Auch grössere Software-Hersteller bieten viele Kooperationsmöglichkeiten für kleinere Unternehmen.
Es gibt nicht die eine richtige Vorgehensweise, wie man sich als KMU für die zukünftigen Anforderungen rund um die Thematik der Digitalisierung rüsten soll. Aber eines ist sicher, wer sich heute noch nicht mit dem Thema auseinandersetzt, wie die eigenen Geschäftsprozesse für die Zukunft digitalisiert und automatisiert werden sollen, wird irgendwann nicht mehr wettbewerbsfähig sein. Der Countdown läuft und die Zeit ist reif.
