Wie trockene Daten lebendig präsentiert werden können

«Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, gerne möchte ich Ihnen nun unser Jahresergebnis vorstellen samt der Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr.» So oder ähnlich beginnen viele Vorträge, in denen Zahlen präsentiert werden. Der Effekt: Das Publikum ist gelangweilt, die Gedanken schweifen ab. Um sich die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu sichern, muss bereits mit den ersten Sätzen die Neugier geweckt werden. Ein starker Einstieg ist, dem Publikum Rätsel aufzugeben. Zum Beispiel so: «Liebe Kolleginnen und Kollegen, bei der Analyse des Jahresergebnisses ist uns eine in dieser Höhe unerwartete und beunruhigend stark gestiegene Kostenposition aufgefallen. Was das für Auswirkungen auf unser Geschäft im kommenden Jahr hat und wie wir diese Kosten wieder in den Griff bekommen können, stelle ich Ihnen nun vor.» 

Zahlen sichtbar machen

Die Aufmerksamkeit ist geweckt. Nun gilt es, die Inhalte verständlich und leicht merkbar zu präsentieren. Aber Zahlen sind leider abstrakt. Und der für abstraktes Denken zuständige Hirnbereich ist ziemlich klein. Das bedeutet: Menschen erfassen reine Zahlen nur sehr langsam und mit hoher Konzentration. Wer also zu viel über die zu präsentierenden Zahlen redet, wird einen grossen Teil seines oder ihres Publikums früher oder später verlieren. 

Besser ist es, Zahlen in Präsentationen zu visualisieren. Denn jener Bereich im Gehirn, welcher für visuelles Denken verantwortlich ist, ist viel grösser als der für abstraktes Denken. Charts und Grafiken sind ein gutes Hilfsmittel, um die Zahlen sichtbar zu machen. So können Diagramme etwa nützlich sein, wenn wir Umsatzdaten vergleichen oder eine Entwicklung zeigen wollen. Das Gehirn vermag die Grösse der verschiedenen Balken mühelos zu erfassen. 

Doch es gibt noch weitere Möglichkeiten. So können auch Fotos eingesetzt werden, um Aussagen zu veranschaulichen. Ein Beispiel: Die Controllerin einer Gartenbaufirma will ihre Kollegen für den stark veralteten Fuhrpark des Unternehmens sensibilisieren, der ständig steigende Reparaturkosten verursacht. Anstatt ein Chart vorzuführen, das die Entwicklung des durchschnittlichen Alters des Fuhrparks über die letzten zehn Jahre darstellt, zeigt sie ein Foto eines völlig ver­rosteten, am Strassenrand liegen gebliebenen Kleintransporters, der vor Jahrzehnten in einer unwirtlichen Gegend seinem Schicksal überlassen wurde. Dieses Foto, und damit ihre Aussage, wird allen im Gedächtnis bleiben.

Vergleiche heranziehen

Bilder zu zeigen, erfordert übrigens kein Powerpoint. Sie können diese auch in den Köpfen des Publikums entstehen lassen. Die wirksamsten Bilder entspringen der Fantasie des Betrachters. Die zu präsentierenden Zahlen sind viel leichter erfassbar, wenn sie mit bekannten Gegenständen in Verbindung gebracht werden. Wie dramatisch ist die Situation einer Brauerei etwa, die durch den Lockdown im vergangenen Jahr einen Verkaufsrückgang von 10 000 Liter Bier hinnehmen musste? Diese Menge ist schwer vorstellbar. Wird das Bier abgefüllt und in Form von Bierkästen aufeinandergestapelt, ergibt das einen 300 Meter hohen Bierkastenturm. Das entspricht der Höhe des Eiffelturms. 

Bei der Suche nach passenden Bildern ist es jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass ein Vergleich immer subjektiv ist. Eine Zahl an sich ist neutral, aber sobald man Vergleiche heranzieht, interpretiert und bewertet man sie. 10000 Liter Bier erscheinen mit dem Vergleichsbild Eiffelturm viel. Kippt man diese Menge hingegen in ein olympisches Schwimmbecken, ist der Boden nur knapp einen Zentimeter hoch bedeckt – so schlimm scheint es die Brauerei also doch nicht getroffen zu haben. Präsentierende sollten sich der Subjektivität und Deutungsmacht bei Vergleichen immer bewusst sein. 

Mit Emotionen arbeiten

Manche Präsentierenden provozieren ganz bewusst mit starken Bildern. Wie etwa die Controllerin der Gartenbaufirma. Mit ihrem Foto des Rostautos hat sie sich sicher nicht bei allen beliebt gemacht. Eines ist ihr jedoch damit gelungen: Sie hat Emotionen hervorgerufen. Sei es Überraschung, Erheiterung oder auch Empörung, die Wirkung ist garantiert: Damit bleibt ihre Aussage im Gedächtnis ihrer Zuhörer haften. 

Mit Emotionen zu spielen oder sie gar selbst zu zeigen, wird von vielen allerdings als unprofessionell empfunden. Gesprächspartner aus dem beruflichen Umfeld wollen vermeintlich mit rationalen Argumenten überzeugt werden – vor allem wenn es um Controlling und Finanzen geht. Doch wissenschaftliche Studien zeigen, dass wir Informationen, die wir mit starken Emotionen verbinden, deutlich besser im Gedächtnis behalten. Und auch bei jeder Entscheidung, die wir vermeintlich rational treffen, sind Emo­tionen im Spiel. Ernst zu nehmende Stimmen gehen sogar so weit zu behaupten, dass alle unsere Entscheidungen emotional getroffen, dann aber rational begründet werden.

Auf Storytelling setzen

Genau aus diesem Grund setzen Präsentationsprofis gerne auf Storytelling. Denn auch Geschichten wecken Emotionen, da sie von der abstrakten auf die persönliche Ebene wechseln. Wer seine Zahlen in eine Story verpackt und seine Fakten mit persönlichen Erlebnissen oder Ereignissen anreichert, wird sein Publikum mit aller Wahrscheinlichkeit packen. So macht auch die Controllerin aus dem Beispiel sich diesen Effekt zunutze, um die weiteren Konsequenzen des veralteten Fuhrparks drastisch zu schildern: Ihre Auswertung ergibt, dass fünf Prozent aller Aufträge verschoben werden müssen, da Kleinlaster oder Bagger in der Werkstatt stehen anstatt bei den Kunden im Garten. Diese Fakten würzt sie mit der Geschichte eines Zahnarztes, der sich schon lange auf den Umbau seines Gartens freut und sich dafür eine ganze Woche von Terminen freigeschaufelt hat. Sie schildert sehr anschaulich seine Wut und seinen Ärger über die kurzfristige Absage und Vertröstung auf einen späteren Termin. Erst ihre Geschichte macht deutlich, dass es für die Firma um mehr geht als um die paar Prozent Umsatzrückgang – nämlich um die langjährig aufgebaute Reputation bei den Stammkunden.

Stimme und Körpersprache

Neben den Inhalten spielt auch die Verpackung eine grosse Rolle. Der Auftritt entscheidet darüber, wie die Inhalte wahrgenommen werden. Zahlenmenschen sind zwar oft inhaltlich sehr gut vorbereitet, vernachlässigen aber Letzteres. Dabei muss der Auftritt gar nicht unbedingt auf einer Bühne stattfinden, sondern – wie es derzeit vielfach der Fall ist – vielleicht eher remote, vor und hinter dem Bildschirm. Doch egal, ob off- oder online, Präsentierende wirken vor allem durch zwei Dinge: 

Die Stimme

Die Stimme transportiert die Inhalte. Nur wenn sie angenehm zu hören und leicht verständlich ist, muss das Publikum sich nicht darauf konzentrieren, die Worte zu verstehen und kann sich somit entspannt den Inhalten widmen.

Eine unangenehme Stimme beim Präsentieren ist fast immer nervositätsbedingt. Auf der Bühne zu stehen, ist grundsätzlich eine Stresssituation, und Stress und Anspannung führen zu schnellerer Atmung und muskulärer Anspannung – auch im Kehlkopfbereich. Dadurch wirkt die Stimme gepresst und atemlos; sie wird oft deutlich höher, gerade an den Satzenden. Wie ist dieser Teufelskreis zu durchbrechen? Die Nervosität abzustellen, gelingt in der Regel nicht wirklich.

Man kann trotz Nervosität aber dennoch zu einer angenehmen Stimme gelangen. Das funktioniert, indem man sich darauf konzentriert, die Atmung zu beruhigen, also tief bis in den Bauch einzuatmen und die Luft von ganz unten wieder ausströmen zu lassen. Zudem gibt das Lockern der Gesichts- und Halsmuskulatur bei gleichzeitiger Spannung im Bauch der Stimme Kraft und Volumen. 

Und: Es ist wichtig, die eigene «Normalstimmlage» zu kennen. Denn das ist die Stimmlage, bei der man mit dem geringsten Kraftaufwand sprechen kann. 

Zur Normalstimmlage findet man am besten, indem man sich vorstellt, einem Freund zuzuhören und ganz entspannt ein zustimmendes «mm, mhm» zu murmeln. Damit sind die wichtigsten Grundlagen gelegt. Wer dann noch laut und langsam genug mit deutlicher Aussprache spricht, geht sicher, dass das Publikum entspannt zuhören kann. Last, but not least sollte die Stimme nicht zu monoton sein. Sie während des Vortrags vielfältig zu variieren, bringt Abwechslung und hält die Zuschauer wach.

Die Körpersprache 

Der Körper kommuniziert ständig mit dem Publikum, ob wir es wollen oder nicht. Die Körpersprache bewusst einzusetzen, kann daher entscheidende Beiträge zur Wirksamkeit einer Rede leisten. Das Thema Gestik könnte man überschreiben mit «100 Arten, am effektivsten von den Inhalten abzulenken». Wer sich noch nie Gedanken gemacht hat, was seine oder ihre Hände während einer Präsentation tun, sollte sogleich damit anfangen. Denn Hände beschäftigen sich insbesondere bei Nervosität gerne selbst und finden fast immer etwas, um damit zu spielen: den Knopf des Jacketts oder der Bluse, die Brille, einen Stift, ja sogar die Haare. Und wenn nichts anderes greifbar ist, spielen sie miteinander.

All diese Gewohnheiten gilt es abzustellen, da damit die Hände die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und so von den In­halten ablenken. Stattdessen sollten die Hände dazu genutzt werden, gezielt bestimmte Aussagen zu unterstützen.

Meine Empfehlung: sich die Schlüsselstellen der Präsentation herauszusuchen und sich gezielt dazu Gedanken machen, welche Gesten jeweils die betreffenden Aussagen unterstützen. So wird sicher­gestellt, dass die Hauptaussagen auch beim Publikum ankommen, und so ganz nebenbei wird der Gestenwortschatz erweitert.