Wie Travel Management die Kosten senkt

«Geschäftsreisen sind in unserem Unternehmen wichtig. Auch ich selbst bin viel unterwegs.» Aussagen wie diese gehören heute für viele Inhaber und Geschäftsführer von kleinen und mittelständischen Unternehmen fast schon zum guten Ton. Die zunehmende Internationalisierung gerade der KMU haben Geschäftsreisen zu einem Milliardenmarkt entwickelt. Zahlen belegen es: In der Schweiz haben Firmen im letzten Jahr rund drei Milliarden Franken für Geschäftsflüge ausgegeben. 85 Prozent dieses Volumens stammten von KMU.

Ausgaben steuern

Trotz dieser nummerischen Marktdominanz sind es gerade die Betriebe mit einem mittelgrossen Reiseaufkommen, denen das Bewusstsein für eine aktive Steuerung der damit verbundenen Ausgaben häufig abgeht. Damit wird eine grosse Chance verpasst. Fakt ist nämlich, dass sich die Reisekosten in jedem Unternehmen mittels einer aktiven Steuerung senken lassen.

Man unterscheidet bei Geschäftsreisen die beiden Bereiche «direkte» und «indirekte» Kosten. Direkte Kosten fallen für konsumierte Leistungen wie Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen etc. an. Mit den indirekten Kosten sind sämtliche Prozesskosten für die Planung, Durchführung und Abrechnung einer Geschäftsreise gemeint. Die direkten Kosten machen rund 70 Prozent des gesamten Reisebudgets aus. Sie lassen sich mit einer professionellen Reiseorganisation (Travel Management) innert Monaten um 10 bis 20 Prozent reduzieren. Bei Flug und Hotel können sogar 25 bis 30 Prozent herausgeholt werden.

Auch die indirekten Kosten, welche beinahe ein Drittel des gesamten Reisebudgets von durchschnittlichen Betrieben ausmachen, lassen sich aktiv und positiv beeinflussen. Beispielsweise durch veränderte Buchungsabläufe, die Einführung von Firmenkreditkarten oder durch eine Professionalisierung der Reisekostenabrechnung.

Gesamtkonzept Mobilität

Doch die Umsetzung der notwendigen Massnahmen ist alles andere als ein Kinderspiel. In den meisten KMU lassen die Kostenstrukturen nicht zu, eine Person nur für die Organisation von Geschäftsreisen zu beschäftigen. Bei vielen Firmen kümmert sich deshalb die Assistentin des Geschäftsführers oder der Buchhalter um die Abwicklung des Reisegeschäfts. Nicht selten verlieren sie dabei jedoch den Überblick, können im Wirrwarr von gebuchten Leistungen keine Kostentransparenz herstellen oder bei der reisenden Belegschaft eine funktionierende Ausgabendisziplin etablieren.

Was konsumieren die Reisenden zwischen Ab- und Rückreise? Über welche Konten? Wie planbar sind Ausgaben für Flugtickets und Hotelzimmer über eine längere Periode? Welche Gebühren und Zusatzkosten kommen dazu? Solche Fragen überfordern viele Reiseverantwortliche in KMU, sind aber für das Budget von entscheidender Bedeutung. Oft ist es für sie ein Ding der Unmöglichkeit, eine saubere Reisekostenaufstellung zu erstellen. Stundenlang werden von Hand Belege zugeordnet und addiert. Die Fehleranfälligkeit dabei ist hoch.

Fachleute sind daher überzeugt, dass es sich für KMU in jedem Fall lohnt, ihre gesamte Reisetätigkeit einmal analytisch zu untersuchen und eine detaillierte Bedürfnisabklärung vorzunehmen. In diesem Zusammenhang spricht man dann von einem «Gesamtkonzept Mobilität».

Firmenraten aushandeln

Im Zweifelsfall kann sich jedoch die «teurere» Variante, nämlich die Einstellung eines vollamtlichen Travel Managers, durchaus lohnen. Die Fachkompetenz zur Aushandlung von attraktiven Firmentarifen und Verträgen mit Fluggesellschaften oder Hotels ist bei zahlreichen KMU-Betrieben zu wenig vorhanden. Der Grund dafür ist, dass das Travel Management noch zu sehr vernachlässigt wird. Das fehlende Verhandlungsgeschick kann unter Umständen schnell mit ein paar 100 000 Franken negativ zu Buche schlagen. Denn Preisverhandlungen werden in der Reisebranche immer wichtiger. Seit der grossen Wirtschaftskrise in den Jahren 2008 und 2009 wird bei allen Leistungsträgern deutlich vehementer auf die Kosten geachtet.

Professionelle Travel Manager, die die Zahlen und Bedürfnisse ihres Unternehmens genauestens kennen, steigen viel besser gewappnet in Verhandlungsrunden mit grossen Hotelketten, Airlines oder Mietwagenanbietern. Ihre Erfolgschancen sind grösser. Auf den Firmentarif wirkt es sich beispielsweise positiv aus, wenn ein Travel Manager der Airline genau darlegen kann, wie viele Flüge Zürich – New York und retour das Unternehmen in einer bestimmten Periode absolvieren wird. Sobald ein Kunde planbar wird, ist er für den Dienstleister lukrativer und wird automatisch besser behandelt. Experten beziffern den Spareffekt, der durch geschicktes Verhandeln und gezieltes Reisekosten-Controlling erzielt werden kann, auf 10 bis 20 Prozent.

Reisekostensysteme

Ein wesentliches Hilfsmittel für Travel Manager sind elektronische Reiseabrechnungssysteme. Sie beschleunigen die Abläufe rund um das Travel Management und reduzieren gleichzeitig die Bürokratie. Erfahrungsberichte von KMU-Betrieben weisen nach, dass sich der gesamte Abrechnungsprozess der Reisekosten dank solcher Systeme im Durchschnitt um zwei Drittel verkürzt hat. Ausserdem konnte die Fehlerquote gegenüber der manuellen Auswertung erheblich gesenkt werden.

Der Nutzen der Abrechnungselektronik kann zusätzlich gesteigert werden, wenn Unternehmen alle Reisenden mit einheitlichen Firmenkreditkarten ausstatten. Sie erfassen sämtliche Umsätze, auch während der Reise, und ermöglichen damit eine transparente Gesamtkostenbetrachtung. Damit tun sich allerdings noch viele Betriebe schwer. In diversen Firmen steht man dem Einsatz solcher Kreditkarten noch zu kritisch gegenüber.

Effizientes Travel Management kann offenbar nicht losgelöst von traditionellen Managementphilosophien betrieben werden. Ein entsprechender Kulturwandel ist aber aufgrund des nachweisbaren Nutzens in Bewegung gekommen – auch im Segment der kleinen und mittelständischen Unternehmen.