Wie die Supply Chain optimiert werden kann

Durch den Wegfall von Handelsbarrieren, der Öffnung neuer Märkte und dem technologischen Fortschritt der letzten Jahrzehnte kommt heute kein international tätiges Unternehmen mehr um eine intensive Befassung mit der Thematik Supply-Chain-Optimierung herum. Innerhalb eines Unternehmens schlummert gerade im Einkauf ein enormes Optimierungspotenzial für diesen Bereich. Zehn Tipps helfen Ihnen, Hebel zu identifizieren, mit denen Sie Ihren Einkauf durch Supply-Chain-Optimierung weiter nach vorne bringen können. Um relevante Optimierungshebel in Ihrer Supply Chain zu identifizieren, empfiehlt es sich, einem dreistufigen Prozess zu folgen (siehe Abbildung).

1. Ist-Situation erfassen

Als ersten Schritt sollten – soweit noch nicht geschehen – die Abläufe in Ihrer Supply Chain genau strukturiert werden. Brechen Sie hierfür die gesamte Wertschöpfungskette auf und betrachten Sie alle Prozesse /Strukturen (Material­fluss, Logistikfluss, die Anzahl Supply-Chain-Akteure, etc.) und Methoden (Grad des Informationsaustauschs, Kennzahlen, Standards, etc.), so, dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Supply Chain haben.

2. Ansatzpunkte identifizieren

Prüfen Sie auf Basis des in Schritt 1 definierten Ist-Zustands systematisch, welche Quick-Wins und langfristigen Hebel für Sie Optimierungspotenzial bieten. Gehen Sie dabei so vor, dass Sie klar erkennen, bei welchen Hebeln Ihr Ist-Zustand optimierungsfähig ist.

Prüfung Quick-Wins

Tipp 1: «Master Vendor» – Prüfen Sie Master-Vendor-Lösungen für komplexe Dienstleistungen

Während für viele Warengruppen auf zwischengeschaltete Akteure verzichtet werden kann, sollten Sie für komplexere Dienstleistungen, wie z. B. Zeitarbeits-Dienstleistungen, die Möglichkeiten eines Master Vendors (auch Third Party Management genannt) prüfen. Dieser ist dann ratsam, wenn der Wegfall von administrativen Kosten für den Einkauf die Mehrkosten für den Master Vendor übertreffen.

Tipp 2: «Direkteinkauf» – Überspringen Sie an geeigneten Stellen Zwischenhändler im Einkauf

Um durch Veränderungen Ihrer Supply Chain direkte Einsparungen zu erreichen, empfehlen wir zu prüfen, für welche Artikel und Warengruppen die Möglichkeit besteht, auf Zwischenhändler zu verzichten. Die entscheidende Frage bei dem Für und Wider eines Zwischenhändlers ist, ob der Nutzen des Zwischenhändlers (direkter Kontakt zu den Lieferanten, Mengenbündelung, Übernahme administrativer Aufgaben, Marktwissen und logistische Fähigkeiten) die Kosten des Zwischenhändlers (Margenverlust im Vergleich zum Direktbezug) über- oder untertreffen.

Voraussetzung für das Überspringen eines Zwischenhändlers und den damit verbundenen Direkteinkauf ist ein aus­reichend hoher Bedarf und eine angemessene Expertise (z. B. in Bezug auf Sprachen und Logistikanforderungen) im Einkaufsmarkt.

Tipp 3: «Vorverhandeln» – Verhandeln Sie Materialien und Dienstleistungen vor

Durch geschicktes Vorverhandeln können Sie Ihre Einkaufskonditionen weiter verbessern. Konzentrieren Sie sich daher nicht nur auf Verhandlungen mit Ihren direkten Lieferanten, sondern beziehen Sie für wichtige Warengruppen auch Ihre Vorlieferanten mit ein. Je besser auch die Vorlieferanten über Ihre Spezifikationsanforderungen informiert sind, desto eher lässt sich beispielsweise die Reklamationsquote senken und Ihre Supply Chain weiter optimieren.

Prüfung langfristige Hebel

Tipp 4: «Make or Buy» – Prüfen Sie Ihre Make- or Buy-Aufteilung

Ihre Supply Chain ist dann optimal gestaltet, wenn die einzelnen Schritte der Wertschöpfung dort durchgeführt werden, wo die meiste Kompetenz für diesen Schritt vorhanden ist. Konkret gilt es daher zu prüfen, ob Sie aktuell Tätigkeiten ausführen, die ein anderer Akteur innerhalb der Supply Chain besser ausführen könnte (z. B. Logistikdienstleistungen). Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Ihr Einkauf Artikel beschafft, die Sie mit Ihren Kompetenzen selbst kostengünstiger herstellen können.

Tipp 5: «Prozessoptimierung» – Optimieren Sie ausgewählte Material- und Logistikprozesse

Durch Prozessoptimierung machen Sie Ihre Supply Chain wettbewerbsfähiger. Arbeiten Sie an Supply-Chain-übergreifenden IT-Lösungen und integrativen Logistikkonzepten. Konkret können Sie sich zum Beispiel die Minimierung der gesamten Transportkosten innerhalb der Supply Chain zum Ziel setzen. Eine optimale Warenlageraufteilung lässt sich zum Beispiel durch Konsignationslager, die kurze Wege zwischen Lieferant und Kunde gewährleisten, erreichen. Ebenfalls relevant ist die Durchlaufzeit pro Bestellung bis zum Endkunden: Analysieren Sie, an welchen Stellen Zeit vergeht, ohne dass Wertschöpfung oder Transport stattfindet. Erarbeiten Sie anschliessend gemeinsam mit Ihren Partnern Massnahmen, diese verlorene Zeit zu minimieren.

Tipp 6: «Supply-Chain-Kenn­zahlen» – Verwenden Sie Supply Chain weite Kennzahlen

Anschliessend können Sie durch die Verwendung von Kennzahlen den Einkaufsprozess Ihrer gesamten Supply Chain direkt messen und so den Erfolg ver­schiedener Optimierungen prüfen. Jeder kennt Kennzahlen als entscheidendes Werkzeug zur Steuerung von Abteilungen und Unternehmen. Das Problem von unternehmensinternen Kennzahlen ist jedoch, dass einzelne Unternehmen ihre Kennzahlen in zu hohem Masse zulasten anderer Akteure in der Supply Chain optimieren. Dadurch kann langfristig die Stabilität der gesamten Supply Chain abhandenkommen.

Tipp 7: «Supply-Chain-Standards» – Etablieren Sie Standards entlang der Supply Chain

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Denken Sie daher daran, dass selbst Fehler, die in vorgelagerten Stufen Ihrer Supply Chain geschehen, auf Sie zurückfallen können. Setzen Sie aus diesem Grund vermehrt auf Standards in den Bereichen Qualität (Qualitätszertifikate; Normen etc.) und IT (IT-Verknüpfung zwischen verschiedenen Unternehmen sowie Datensicherheitsstandards beim Informationsaustausch). Insbesondere beim Thema Datentransfer und Datensicherheit sollten Sie ständig am Ball bleiben, damit sensible Informationen tatsächlich auch nur dort ankommen, wo Sie es vereinbart haben.

Tipp 8: «Informationsaustausch intern» – Etablieren Sie einen intensiven Informationsaustausch unternehmensintern

Um langfristig von Supply-Chain-Optimierung zu profitieren, ist in vielen Einkaufsabteilungen ein Umdenken notwendig. Von einer ausführenden Rolle des Einkaufs sollte der Anspruch in Richtung einer gestaltenden Funktion gehen, die Eigeninteressen einzelner Abteilungen gegeneinander abwägt. Nehmen Sie den Verpackungsprozess Ihrer Produkte als Beispiel: Die Marketingabteilung pocht auf hochwertiges (und teures) Produktdesign. Im Fokus des Marketings liegen die Kunden der Produkte. Die Produktion möchte schnell, materialsparend und kostengünstig produzieren. Im Blick ist hier der gesamte Produktionsablauf. Die Logistikabteilung hat Interesse an einer effizienten, sicheren und für den Weitertransport optimierten Verpackung. Im Blick ist hier der Transport der Waren. Als Einkauf sollten Sie hier die Chance ergreifen und Entscheider aus allen Bereichen an einen Tisch holen, um die interne Wertschöpfung zu optimieren und so unternehmensoptimal einzukaufen.

Tipp 9: «Informationsaustausch Top-Lieferanten» – Pflegen Sie den Informationsaustausch mit Top-Lieferanten

Um neue Erlösquellen und grösstmögliches Einsparpotenzial zu generieren, müssen Sie mit Ihren wichtigsten Lieferanten diejenigen Herausforderungen gemeinsam lösen, die beide Parteien alleine aufgrund fehlender Daten nicht angehen können. Das Schlüsselwort ist Informationsaustausch, der regelmässig erfolgen sollte.

Betrachten Sie beispielsweise Ihre Absatzzahlen für ein bestimmtes Produkt, das einen direkten Einfluss auf Ihr Einkaufsvolumen hat. Nehmen Sie an, Ihr Top-Lieferant erhält diese Absatzzahlen von Ihnen mit der Information, dass Sie für kommendes Jahr von einem leichten Absatzplus ausgehen. Jetzt muss Ihr Lieferant nicht mehr auf Grundlage eigener Schätzungen und Ihres vergangenen Bestellverhaltens planen und kann so die eigene Produktion optimieren. Die Besei­tigung dieser Informationsasymmetrie führt zu möglichen Einsparungen auf Seiten des Lieferanten, die zwischen Kunde und Lieferant aufzuteilen sind. Achten Sie daher darauf, von den Einsparungen des Lieferanten Ihren Teil durch niedrigere Preise abzubekommen.

Tipp 10: «Informationsaustausch Top-Kunden» – Erweitern Sie den Informationsaustausch Richtung Absatzmarkt

Genau wie Ihre Lieferanten davon profitieren, wenn sie Informationen von Ihnen erhalten, so können auch Sie von Informationen Ihrer Kunden profitieren, um besser einzukaufen. Typischerweise driften tatsächliche Nachfrage und Bestellmengen im Verlauf vom Absatz- zum Beschaffungsmarkt immer weiter auseinander (sog. Bullwhip-Effekt). Die Folge sind unnötig hohe Lagerbestände, die wiederum zu vermeidbaren Kosten führen.

Überzeugen Sie daher Ihre Partner am Absatzmarkt (Handel, Zwischenhändler etc.) von den Vorteilen eines Informationsaustausches mit dem Argument, dass beide Seiten Kosten sparen können. Am meisten dann, wenn die tatsächlichen Absatzmengen bereits von den ERP-Systemen Ihrer Kunden automatisch an Sie weitergeleitet werden.

3. Umsetzung

Legen Sie zuletzt für die identifizierten Hebel Massnahmen fest und bewerten Sie diese nach Umsetzungszeitraum und Härtegrad. Anschliessend können Sie die Hebel priorisieren und mit der Umsetzung beginnen. Bei Berücksichtigung dieser Tipps werden Sie in kurzer Zeit Erfolge bei der Optimierung Ihrer Supply Chain sehen können.