Vom Unternehmensleitbild zur Ausbildungsstrategie

Das Leitbild und die Strategie eines Unternehmens haben richtungsweisenden Charakter. Diese beiden Instrumente erhöhen – bei professioneller Anwendung – die Motivation der Mitarbeitenden und beeinflussen die Leistung der gesamten Organisation nachhaltig. Diese Erkenntnis hat sich in der Unternehmenswelt längst etabliert. Entsprechend viel Zeit und Geld werden durch die Unternehmen in die Erarbeitung und Umsetzung dieser strategischen Instrumente investiert.

Überblick Vorgehensmodell

Wie sieht es aber bezüglich der strategischen Ausrichtung der Mitarbeiterausbildung aus? Wie leitet man aus dem Un­ternehmensleitbild effizient eine mass­ge­schneiderte Ausbildungsstrategie ab? Der vorliegende Artikel erläutert in drei einfachen Schritten ein bewährtes Vor­gehensmodell zwecks Ableitung einer passgenauen Ausbildungsstrategie. Die vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeitenden stehen in diesem Modell genauso im Zentrum wie die Vorgaben aus der Unternehmensstrategie. Mittels gezieltem Vorgehen wird das künftig erforderliche Wissen aus der strategischen Ausrichtung abgeleitet und die Ausbildungsarbeit auf die Erkenntnisse ausgerichtet.

Das Vorgehensmodell setzt sich aus den drei Phasen «Ist-/Soll-Analyse», «Ausbildungsstrategie» und «Umsetzungsplan» zusammen. Die Phasen werden jeweils durch einen Meilenstein abgeschlossen. Dieses sequenzielle Vorgehen gewährleistet, dass die Entscheidungsträger jeweils über die erreichten Resultate informiert werden, korrigierend eingreifen und über die Auslösung der nächsten Phase entscheiden können. Im Weiteren stellt die strukturierte Vorgehensweise die regelmässige Involvierung der Entscheidungsträger sicher.

In der Ist / Soll-Analyse liegt der Fokus auf der Sichtung und gezielten Aufarbeitung bestehender Unterlagen. Die daraus gewonnenen Informationen werden ausgewertet und konsolidiert, sie bilden das Fundament der Folgephasen. Die Erarbeitung der Ausbildungsstrategie stellt das eigentliche Kernstück des Vorgehensmodells dar. In der Form eines Variantenstudiums gilt es verschiedene Ausprägungen der Ausbildungsstrategie zu definieren und hinsichtlich ihrem Nutzen zu beurteilen. In dieser Phase wird mittels gezielten Prüffragen die konsequente Ausrichtung auf Leitbild und übergeordnete Strategie sichergestellt. Den Abschluss bildet die Phase Umsetzungsplan. In dieser Phase werden die zur Umsetzung der gewählten Ausbildungsstrategie erforderlichen Massnahmen identifiziert und mit entsprechenden Verantwortlichkeiten versehen.

Die folgenden Erläuterungen der Phasen zeigen, wie die Lieferobjekte erarbeitet und umgesetzt werden können.

Phase 1: Ist /Soll-Analyse

Die Zielsetzung der ersten Phase besteht in der strukturierten Aufarbeitung der aktuellen Situation und den daraus resultierenden Stärken und Schwächen. In Ergänzung zu den zwingend zu be­rücksichtigenden übergeordneten Rahmenbedingungen (z. B. Leitbild, Strategie, Auftrag Ausbildungsabteilung) werden mittels Umfeldanalyse die zukünftigen Bedürfnisse sowie die relevanten Trends im Ausbildungsbereich identifiziert und dokumentiert. Zusätzlich werden die dem Ausbildungsangebot zugrunde liegenden Wertevorstellungen (Innensicht) sowie die Erfolgspotenziale aus Sicht der Teilnehmenden (Aussensicht) erfasst.

Diese strukturierte Auseinandersetzung mit den Werten und Erwartungen liefert wesentliche Erkenntnisse, um in der zweiten Phase die erarbeiteten Varianten beurteilen zu können. Als Instrument für die Aufnahme der Innen- und Aussensicht bewährt sich die Durchführung von Interviews und repräsentativen Umfragen mit der Führungsmannschaft und innerhalb der Zielgruppen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden strukturiert dokumentiert und durch die Entscheidungsträger freigegeben. Als Instrument für die übersichtliche Darstellung der Resultate aus Phase 1 eignet sich eine SWOT-Analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats).

Zusammenfassend werden mit den erläuterten Arbeitsschritten der Phase Ist/Soll-Analyse die nachfolgenden Lieferobjekte erarbeitet (siehe Abbildung 3).

Phase 2: Ausbildungsstrategie

Im Zentrum der zweiten Phase stehen die Identifikation und der Variantenentscheid bezüglich der künftig geltenden Ausbildungsstrategie. Die Strategie definiert den Rahmen sämtlicher operativer Tätigkeiten rund um das Thema Ausbildung der nächsten drei bis fünf Jahre, hat somit richtungsweisenden Charakter. Aus diesem Grund bildet diese Phase das Herz des Vorgehensmodells. Entsprechend wichtig ist auch die breit ab­gestützte und inhaltlich fundierte, aber auch kritische Auseinandersetzung mit der Thematik.

In einem ersten Schritt werden verschiedene Varianten der Ausbildungsstrategie definiert. Ziel dieses Arbeitsschrittes ist es, die zukünftige Ausbildungsstrategie anhand relevanter Charakteristiken zu umschreiben. Die Varianten entstehen durch das Variieren in den Ausprägungen der Charakteristiken. Als typische Charakteristiken können beispielsweise die Lernmethoden, die Teilnehmerselektion, die Referentenevaluation, die Ausbildungsanerkennung oder auch der Outsourcing-Grad gewählt werden. Zentral in dieser Phase ist nicht die Generierung einer möglichst hohen Anzahl an Varianten, sondern die Definition von drei bis fünf Varianten, welche in sich stimmig und aus der übergeordneten Strategie
abgeleitet sind.

Nach der Erarbeitung der Varianten ist ein Variantenentscheid zu fällen. Das in diesem Moment vorherrschende Bauchgefühl wird sinnvollerweise durch einen strukturierten Beurteilungsprozess ersetzt. Als mögliches Instrument drängt sich eine Nutzwertanalyse auf. Bei der Gewichtung der einzelnen Beurteilungskriterien, spätestens aber bei der Beur­teilung der einzelnen Varianten sind die Auftraggeber und die operative Leitung der Ausbildungsabteilung zu involvieren. Diese Involvierung der Entscheidungsträger ist von zentraler Bedeutung, um das notwendige Commitment für eine nachhaltige Umsetzung schaffen zu können.

Nach dem Variantenentscheid werden (für die ausgewählte Variante) die Erfolgspotenziale definiert. Diese umschreiben die spezifischen Faktoren, die erfüllt sein müssen, um die gewählte Strategie in der Praxis umzusetzen. Sie definieren somit den Weg zur erfolgreichen Strategieumsetzung. Als Beispiel stellen die strukturierte Referentenauswahl, der Einsatz von eLearning oder klar definierte Kriterien zur Auswahl der Kursteilnehmer typische Erfolgspotenziale dar.

Als abschliessenden Schritt der zweiten Phase werden die strategischen Vorgaben für die einzelnen Kundensegmente definiert, das heisst, dass die bisherigen Resultate (sofern notwendig) bezüglich den spezifischen Anforderungen der einzelnen Kundensegmente weiter ausdetailliert werden. Als Grundlage dienen ei­nerseits die ausgewählte Variante und andererseits die erarbeiteten Erfolgspotenziale. Abbildung 5 fasst die wesen­t­lichen Lieferobjekte der zweiten Phase zusammen.

Phase 3: Umsetzungsplan

Die Zielsetzung der dritten Phase besteht in der Definition der notwendigen Massnahmen, welche zur Umsetzung der Ausbildungsstrategie notwendig sind. Bestand die Herausforderung in den beiden ersten Phasen in der strategischen Lösungsfindung, liegt der Schlüssel zum Erfolg nun in der strukturierten und kon­sequenten Planung der zur Umsetzung notwendigen Arbeitsschritte. Als Arbeitsinstrumente der Umsetzungsplanung bewähren sich eine übergeordnete Roadmap, ein detaillierter Massnahmenplan sowie der Einsatz von Quick Wins. Die Roadmap visualisiert und strukturiert die Themen über den gesamten Umsetzungshorizont und definiert die übergeordnete zeitliche Abfolge. Der Massnahmenplan greift die Schwerpunktthemen auf und umschreibt sämtliche dazu erforderlichen Massnahmen. Neben den einzelnen Massnahmen sind die Termine, Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Ressourcen detailliert festzuhalten. Mit der Definition von Quick Wins werden Massnahmen definiert, die den Wechsel in Richtung der gewählten Strategie unmittelbar auslösen. Abbildung 7 fasst die wesentlichen Lieferobjekte der zweiten Phase zusammen.

Fazit

Das in einem Unternehmen vorhandene und nutzbare Wissen bildet seinen Motor. Dazu braucht es einen kraftvollen und hochwertigen Treibstoff – die professionelle Ausbildungsstrategie. Dank dieser Strategie wird der Motor effizient und nachhaltig betrieben und die Unternehmensleistung nachhaltig gesteigert. Das erläuterte Vorgehensmodell führt mit einfachen Schritten zu breit akzeptierten Resultaten, welche gewährleisten, dass der Motor nicht ins Stocken gerät.