So gelingt die optimale Zusammensetzung eines VR

Die richtigen Verwaltungsräte zu finden, ist einer der Erfolgsfaktoren für die wirkungsvolle Arbeit eines KMU-VR. Es gilt, die Rollen und das Know-how zu benennen, welche die eigene Firma weiterbringt und den Verwaltungsrat zu einem Gestaltungsrat werden lässt. In diesem Prozess sind zuerst das gewünschte Know-how und die Rollen zu definieren, dann ein Anforderungsprofil zu erstellen und schliesslich die richtigen Personen zu finden, die das Unternehmen weiterbringen.

Benötigte Kompetenzen  

Was darf von zukünftigen Verwaltungsräten erwartet werden? Im Grundsatz ist der Verwaltungsrat für die strategische Führung des Unternehmens verantwortlich. Somit sind Kenntnisse des Verwaltungsrats über die Führung von kleinen und mittleren Unternehmen wichtig. In einem ersten Schritt sollten die benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen niedergeschrieben werden. Das folgende Know-how und die folgenden Kompetenzen können benötigt werden, wobei die Liste der Stichwörter nicht abschliessend ist:

• Technologie
• Personalmanagement
• KMU-Führung
• Marketing
• Finanzen
• Strategieprozesse
• Internationalisierung
• Veränderungsmanagement
• Vertriebsaufbau
• Innovation
• Marktwissen aus derselben oder fremden Branchen
• Juristische Belange
• Produktionsprozesse

Diesbezüglich kann auch die Frage helfen, in welchem Marktumfeld sich die Firma befindet und welche Anforderungen das Unternehmen dadurch an den Verwaltungsrat stellt. In welchem Lebenszyklus befindet sich das Unternehmen? Ein Start-up hat andere Bedürfnisse an einen Verwaltungsrat als bereits etablierte wachsende Unternehmen oder Firmen in einem stagnierenden Markt, der eine Erneuerung notwendig macht (zum Beispiel eine Anpassung des Angebots oder der Eintritt in neue Märkte).

Auch die Marktlogik kann unterschiedliche Bedürfnisse für die Zusammensetzung eines Verwaltungsrats hervorrufen. Gewisse Märkte sind charakterisiert durch einen starken Wettbewerb oder einen grossen Druck, um neue Produkte und Dienstleistungen einzuführen. Welche Kompetenzen sowie Erfahrungen werden dadurch vom Verwaltungsrat verlangt, um das Unternehmen weiterentwickeln zu können?

Passende Rollen

Die Auflistung der Kompetenzen hilft, die Zusammensetzung und die Rollen des VR zu konkretisieren. Die Zusammensetzung des Verwaltungsrates kann mit einem Sport-Team verglichen werden. Es geht darum, dass die Rollen aufeinander abgestimmt und dadurch eine optimale Zusammenarbeit erreicht werden kann. In diesem Zusammenhang wird die Frage nach den im VR enthaltenen Rollen umso wichtiger: Welche Rollen möchten Sie im Verwaltungsrat enthalten haben? Möchten Sie, dass der VR eine aktive Rolle einnimmt (zum Beispiel mit Arbeiten in Arbeitsgruppen oder Kommissionen) oder eher beratend zur Seite steht? Wichtig scheint uns, dass der VR unabhängig ist und somit keine Interessenkonflikte aufweist. So können die VR-Mitglieder die eigene Meinung offen äussern und behalten wichtige Voten nicht für sich. Der VR kann weitere Rollen ausfüllen, die nachfolgend aufgelistet werden:

• Ausgeglichener Stabilisator
• Moderator
• Sparringspartner und Coach
• Ideenbringer
• Querdenker
• Analytiker
• Sprachrohr nach innen und aussen
• Vollblut-Unternehmer
• Motivator
• Psychologe
• Krisenmanager im Notfall
• Etc.

Diversität ist zielführend

Eine oft gestellte Frage ist diejenige nach der Diversität im Verwaltungsrat. Als zentral erachten wir, dass die Auseinandersetzung mit den Anforderungskriterien der erste Schritt sein sollte. Danach soll über die gewünschte Diversität gesprochen werden, damit der KMU-Verwaltungsrat wirkungsvoll arbeiten kann. Eine hohe Diversität führt aus unserer Erfahrung oftmals zu vertieften und kontroverseren Diskussionen, wohingegen bei einer starken Homogenität im Verwaltungsrat die Gefahr einer oberflächlich geführten Diskussion besteht. Genau diese breit und auch kontrovers geführten Diskussionen über die strategische Führung einer Firma scheinen uns zentral für eine wirkungsvolle VR-Arbeit.

Mit Diversität meinen wir die Unterschiede in Bezug auf das Alter, das Geschlecht, den beruflichen Hintergrund, die Führungserfahrung oder die Ausbildung der einzelnen Mitglieder, um nur einige zu nennen. Um das Geschlecht als Argument aufzunehmen: Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass die Sicht des Mannes nicht zwingend dieselbe sein muss wie diejenige der Frau. Eine hohe Diversität kann somit zu zielführenden Diskussionen in einem Verwaltungsrat führen.

Anforderungsprofil erstellen

Es lohnt sich, aus den dargelegten Überlegungen ein Anforderungsprofil für die zukünftigen Verwaltungsratsmitglieder zu erstellen. Dieses Anforderungsprofil soll für die Suche nach einem passenden Mitglied genutzt werden. Dazu empfehlen wir eine kurze Vorstellung des Unternehmens und die Darlegung der Gründe, warum ein externes Verwaltungsratsmitglied gesucht wird und wer die bisherigen VR-Mitglieder und GL-Mitglieder sind. Es sollen die Erwartungen an die zeitliche Verfügbarkeit, die Anzahl der Sitzungen und die Entschädigung dargelegt werden. Danach folgen die gesuchten Kompetenzen der Person und schliesslich die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens.

Wir empfehlen, die potenziellen Verwaltungsratsmitglieder zu fragen, wie viel Zeit sie für ihr Mandat investieren können. Insbesondere in schwierigen Zeiten braucht die Unternehmung den Verwaltungsrat umso mehr. Kann das potenzielle neue Verwaltungsratsmitglied diese Zeit auch in einem solchen Fall für die Unternehmung investieren?

Häufig stellt sich auch die Frage nach der richtigen Grösse eines KMU-Verwaltungsrates. Die richtige Grösse ist abhängig vom gewünschten Know-how und den Anforderungen der Firma. In KMU liegt die Anzahl der VR-Mitglieder laut einer selbst erhobenen Studie aus dem Jahr 2012 bei durchschnittlich drei bis vier Personen. Wir befragten dazu 511 Unternehmen. Das Minimum der Anzahl Verwaltungsräte liegt bei einem, das Maximum jener Stichprobe liegt bei 14 Verwaltungsratsmitgliedern. Mit zunehmender VR-Grösse wird auch der Koordinationsaufwand grös­ser und die Sprechzeit pro Verwaltungsrat geringer. Die Grösse hängt auch von den Statuten, dem Organisationsreglement, dem Aktionariat oder der Komplexität des Geschäftsfeldes ab.

Suchen und Finden

Sobald ein Anforderungsprofil besteht, kann die Suche nach den zukünftigen Verwaltungsräten gestartet werden. Oftmals werden die externen Verwaltungsräte zuerst im eigenen Netzwerk gesucht.

Danach werden Rekrutierungsportale und dafür spezialisierte Firmen angefragt, von denen es verschiedene Anbieter gibt. Unabhängig davon, welche Anbieter angefragt werden, empfehlen wir zuerst eine «Long List» zu führen, mit allen potenziellen zukünftigen VR-Mitgliedern und welche Kompetenzen sie in den VR einbringen können. Danach lohnt es sich, diese «Long List» auf eine «Short List» zu kürzen. Folgende Fragen können dabei helfen:

• Passt sie oder er zu Ihrer Firma (zwischenmenschlich, kulturell und fachlich)?
• Erfüllt die Person die Anforderungen?

Personen auf der «Short List» sollen nun genauer beobachtet werden. Es soll zum Beispiel im Netzwerk herumgefragt und Referenzen eingeholt werden, um sie dann zu einem Gespräch einzuladen. Folgende Selektionskriterien können in und nach einem solchen Gespräch von Nutzen sein:

• Wie ist Ihr Bauchgefühl?
• Freuen Sie sich, mit dieser Person
• zusammenzuarbeiten?
• Können Sie der Person vertrauen?
• Wie sieht es mit Interessenkonflikten der Person aus?