Die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber bei der Reisetätigkeit von Mitarbeitern ist häufig Bestandteil einer Corporate-Social-Responsibility-Strategie, die in den vergangenen Jahren immer mehr Unternehmen eingeführt haben.
Dies verwundert aber kaum: Seit dem Anstieg der politischen Unruhen im Zuge des weltweiten Terrorismus räumen die Unternehmen dem Thema Sicherheit auf Geschäftsreisen heute eine deutlich höhere Priorität ein, als dies früher der Fall war. Hinzu kommen Umweltereignisse wie Erdbeben, Überschwemmungen und andere Naturkatastrophen. An die Auswirkungen des Ausbruchs des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull im Jahr 2010 dürften sich wohl noch viele Travel Manager erinnern.
Da viele der Gefahren nicht vorhersehbar sind, ist eine optimale Vorbereitung umso wichtiger, damit im Krisenfall schnell und richtig reagiert werden kann. Nicht zuletzt aus Gründen der sozialen Verantwortung der Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, für den Schutz und die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter zu sorgen – unabhängig davon, wohin sie ihre Arbeit führt. Aus diesem Grund werden heute detaillierte Notfallpläne ausgearbeitet und Systeme entwickelt, die die aktuellen Standorte der Geschäftsreisenden jederzeit per Mausklick orten können.
Ganzheitliche Lösungen
Die Mehrzahl der Unternehmen in der Schweiz setzt bei der Planung, Buchung und Nachbearbeitung ihrer Business Trips auf professionelle Travel Management Companies (TMCs). Eine TMC bietet unter anderem ganzheitliche Sicherheitslösungen, die sich vollständig in den gesamten Geschäftsreiseprozess integrieren lassen und von der Prävention über die Unterstützung im Notfall bis hin zur Steuerung von Massnahmen nach Eintritt des Schadenfall reichen. Natürlich werden solche Lösungen an die individuellen Bedürfnisse eines Kunden angepasst, sodass dieser genau so viel Sicherheit in Anspruch nehmen kann, wie er für sein Unternehmen als notwendig erachtet.
So bietet HRG in der Schweiz zum Beispiel die Online-Reporting-Lösung «HRG Insight», eine Kombination aus dynamischen Landkarten sowie strukturierten Reportings. Sie enthält alle Buchungsdetails und vereint an zentraler Stelle die Daten der Reiseplanung mit den tatsächlichen Daten des Reiseverlaufs. Ab der Buchung der Reise prüft das Tool sogenannte Hot Spots, die im Reiseverlauf auftreten und informiert die Kunden via Travel Alerts.
Die Unternehmen können so via Zoom-, Filter- und Alarmfunktionen ihre Reisenden auf der ganzen Welt mit einem einzigen Mausklick lokalisieren. Zusätzlich kann die Online-Lösung so programmiert werden, dass sie automatisch eine E-Mail an die Sicherheitsabteilungen versendet, wenn eine Reise in eine als Risiko eingestufte Region führen wird.
Kosten im Überblick
Parallel zum Sicherheitsbedürfnis stellen sich Unternehmen in wirtschaftlich angespannten Zeiten dennoch die Frage: Wie kann die Sicherheit der Reisenden erhöht werden, ohne dass die Gesamtkosten dadurch steigen? Kosteneinsparungen können mittels Analyse und Konsolidierung der Reiseausgaben erzielt werden.
Durch die Einbindung des gesamten Geschäftsreiseprozesses von der Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Reisespesen berücksichtigt eine professionelle Travel-Management-Unternehmung alle Punkte und stimmt sie aufeinander ab. Nur so ist eine transparente Verfügbarkeit und Kontrolle aller reiserelevanten Daten sowie Kosten gewährleistet. Oftmals sind nicht immer sämtliche Prozessschritte genau geregelt, sodass ein Spielraum für Interpretationen entsteht.
Praxisbeispiel
Hierzu ein Beispiel anhand von solchen Reiserichtlinien: «Es sollte grundsätzlich das günstigste Angebot des Tages gewählt werden, gemäss den Anforderungen.» Bei einer solchen Formulierung bleiben aber mehrere Fragen offen: Welche Vorausbuchungsfrist existiert? Gibt es eine oder nicht? Handelt es sich um restriktive oder flexible Tickets? Ist der Buchende in der Wahl der Airline frei? Durch die kontinuierliche Optimierung von Reiserichtlinien und -prozessen sowie durch die Kontrolle des Reiseverhaltens erzielt man das beste und somit auch das kostengünstigste Resultat. Hier kann eine Travel-Management-Unternehmung durch ihr Wissen und ihre globale Technologie auch KMU einen Mehrwert bieten.
