Potenziale der Mitarbeiter gezielter erkennen und nutzen

Ohne den permanenten Blutkreislauf im menschlichen Körper wäre die Versorgung der Zellen und deren Regeneration nicht vorstellbar. Gleiches gilt auch für die Kommunikation in einem Unternehmen. Sie ko­ordiniert, sie schafft Transparenz, Vertrauen und Kultur, sie gibt Richtung, motiviert und lässt uns in der Interaktion lebendig fühlen. Je besser die Kommunikation in einem Unternehmen gelingt, desto effektiver und effizienter das zielgerichtete Handeln aller Leistungsträger.

Mitarbeitergespräch im Wandel

Anlassbezogen sind Gespräche mit den Mitarbeitern das tägliche Führungsmittel, wenn es um die Abstimmung von To-dos beziehungsweise um die Delegation geht, eine Problem- oder Herausforderung es erfordert, Kritik angezeigt erscheint und Anerkennung wie Lob das Engagement und die Leistung ehrt. Die Anlässe sind genauso vielschichtig wie die Arbeitsprozesse komplex sind; es muss eben alles im Fluss bleiben. Darüber hinaus zeichnet es professionelle Führung aus, den gemeinsamen Blick nach vorne zu richten zugunsten:

• zukünftiger Arbeitsschwerpunkte und Ziele,
• eines tiefen Verständnisses von Unternehmenszielen und -strategien,
• einer Balance in der Beziehungspflege (Mitarbeiter / Vorgesetzter),  
• einer Personalentwicklung, die nach Potenzial / Talent fördert und dabei weder über- noch unterfordert,
• einer Engpasserkennung und -schlies­sung,
• eines respektvollen Feedbacks.
   

Diesen kommunikativen Funktionen gerecht zu werden, ist die Aufgabe eines Mit­arbeitergespräches. In dieser institutionalisierten Form durchläuft das Mit­arbeitergespräch derzeit eine stürmische Phase des Wandels. Immer mehr Unternehmen genügt es nicht, sich einmal im Jahr zusammenzusetzen, papierbasiert für Personalakten zu dokumentieren, die kaum noch erinnerten Ereignisse eines Geschäftsjahres Revue passieren zu lassen und von einer ungewissen Zukunft zu sinnieren. Dem browserbasierten Mitarbeitergespräch gehört die Zukunft, doch nicht wie man vermuten könnte im Jahresrhythmus, sondern in durch den Mitarbeiter und die Führungskraft selbst­bestimmten unterjährigen, mindestens halbjährlichen Intervallen. Wenn die Prozessroutine stimmig ist, machen die Mitarbeitergespräche den Führungskräften endlich Spass, und die einst lästigen Alibiveranstaltungen sind passé.

Praxisbeispiele

Handel und Sonderfertigung

Die Unternehmenspolitik liegt im Hoheitsgebiet der Unternehmensführung. Wechselt die Führung oder wechseln im Rahmen einer Nachfolgeregelung sogar Gesellschafter und Geschäftsführung, steht vieles auf dem Prüfstand. Akzente verschieben sowie Wertvorstellungen wandeln sich. Exakt in dieser Situation befand sich die LDT Lager- und Dichtungstechnik GmbH im Jahr 2013. Von strategischen Anpassungen beim Geschäftsmodell über eine neue Homepage bis hin zum Unternehmensleitbild, verbunden mit Führungsgrundsätzen reichten die Aktivitäten. Entsprechend hoch war der Kommunikationsbedarf bei allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie die Notwendigkeit, die Dinge ohne Informationsverlust auf den Punkt zu bringen.

Das neue Management wollte von Anfang an richtig verstanden werden und sich bei hoher Transparenz als eine berechenbare Grösse positionieren. Hierzu wurde all das, worauf es künftig ankommen sollte, von der Vision über die Ziele, Strategien und operative Massnahmen in verständlichen Formulierungen in ein browserbasiertes System für institutionalisierte Mitarbeitergespräche implementiert.

Mit diesem System bereiteten sich Führungskraft und Mitarbeiter individuell auf das Mitarbeitergespräch vor. Im anschliessenden Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter konnte sich das Verständnis der künftigen Ausrichtung sukzessive verdichten. Auf dieser Basis erfolgten zeitversetzt die regelmäs­sigen Mitarbeitergespräche als Selbst- und Fremdbildabgleich. Die Anwendung in der Praxis zeigte, dass die grafischen Auswertungen besser verstanden wurden, als dies papierbasierte Systeme leisten können.

Maschinenbau

Unter ganz anderen Ausgangsbedingungen erfolgte der Wechsel vom papierbasierten zum systemgestützten Mitarbeitergespräch beim Nutzfahrzeugzulieferer Licos Trucktec GmbH. Das Unternehmen versteht sich als Innovationsführer in seiner Marktnische und weiss mit Blick auf Kreativität und Engagement um die Bedeutung und den Stellenwert der Mit­arbeiter für den Unternehmenserfolg. Dem Unternehmen kommt es darauf an, dass die Potenziale aller Mitarbeiter bestmöglich zur Entfaltung kommen. Dazu braucht es eine Prozessroutine, durch die die Mitarbeiter systematisch gesehen und gehört werden und Feedback zu ihrer Entwicklung erhalten. Eine dynamische Entwicklung der Mitarbeiter ist dem Unternehmen wichtiger als absolute Er­gebnisse aus den Mitarbeitergesprächen. Ein Wettbewerbsvorsprung ist mit alten Denkmustern nicht zu halten. Mit dieser Erkenntnis suchte Licos nach einer Dialog-Routine, die dem Mitarbeiter gerecht wird. Ihnen sollten die Entwicklungsfortschritte und die Abweichungen von Selbst- und Fremdbild leicht ersichtlich sein. Häufig resultieren aus diesen wahrgenommenen Abweichungen Zielvereinbarungen für beide Seiten.

Dienstleistungen

Das Selbstverständnis der Volksbank Altshausen eG ist mit insgesamt 100 Mitarbeitern das einer Genossenschaft mit mittelständischer Prägung und Struktur. Im Tenor der beiden Vorstände klingt an, was sich wie ein roter Faden durch das gesamte Unternehmen zieht und von den Mitarbeitern mitgetragen wird: «Wir sind anders als andere Banken». Mitarbeiter sollen sich als Teil einer Organisation erleben, die das Besondere sucht und mit der Einzigartigkeit und den Potenzialen der Mitarbeiter zu verbinden weiss. Im Verbund einer grossen Marke (Volks- und Raiffeisenbanken) ist dieses Bewusstsein Ansporn und Verpflichtung im täglichen Tun auf allen Ebenen der Bank. Kommunikation zugunsten dieses gros­sen gemeinsamen Spirits ist der Dreh- und Angelpunkt in der Personalpolitik. In Workshops, in Betriebsversammlungen und in persönlichen Gesprächen wurde das, was die Bank anders macht, zusammengetragen, besprochen und in ein systemgestütztes Mitarbeitergspräch eingepflegt.

Mensch im Mittelpunkt

Auch in einer digital unterstützten Kommunikation steht der Mensch und nicht die Technik im Mittelpunkt. Die Technik ist und bleibt bei institutionalisierten Mitarbeitergesprächen das Mittel zum Zweck und kann in dieser Funktion das Zusammenspiel erleichtern. Es gibt sie heute schon: Führungskräfte am Handy oder Tablet in der Flughafenlounge beim Erstellen eines Mitarbeiterselbst- oder Fremdbildes in Vorbereitung aufs anstehende Mitarbeitergespräch. Das wird sich verstetigen.

Die in den genannten Beispielen skizzierten Anforderungen wurden mithilfe eines browserbasierten Systems für das Mitarbeitergespräch umgesetzt. Die Vorgehensweise basiert auf den folgenden Stufen der Kommunikation (siehe Abb.):

• Gedacht ist nicht gesagt.
• Gesagt ist nicht gehört.
• Gehört ist nicht verstanden.
• Verstanden ist nicht einverstanden.
• Einverstanden ist nicht umgesetzt.
• Umgesetzt ist nicht beibehalten.
   

In Führungsworkshops werden die zum Unternehmen passenden Fragen mit Antwortmöglichkeiten festgelegt. Das Ziel dabei ist, alle Stufen der Kommunikation anzusprechen, damit sich jeder Mitarbeiter bereits in der Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch auf neue Art und Weise mit seinem Unternehmen auseinandersetzt. Am Mitarbeitergespräch werden das Selbstbild und das Fremdbild übereinandergelegt. Die Führungskraft protokolliert das Gespräch und die Zielvereinbarung im System. Die Personalabteilung wird vom System sowohl in der Administration vor den Mitarbeitergesprächen als auch bei den anschliessenden Auswertungen massiv unterstützt.