Planungshilfen systematisch integrieren

Eine Organisation mit gutem Nachhaltigkeitsmanagement reduziert ihren Energie- und Ressourcenverbrauch und ihre Emissionen. Damit spart die Unternehmung Kosten, stärkt die Innovationskraft und erschliesst sich im besten Fall neue Märkte. Denn der Wunsch nach umweltgerecht produzierten Gütern steigt bei einem wachsenden Segment kaufkräftiger Konsumenten. Eine Organisation, welche ihre Umweltperformance im Griff hat, bildet soziales Vertrauenskapital bei In­teressensgruppen wie Investoren, Versicherungen, Behörden, NGO, Medien. Sie betreibt Risikomanagement und schafft sich in vielen Fällen gar Zugang zu neuem monetären Kapital, zum Beispiel von Pensionskassen.

Jedes Unternehmen hat heute ein Interesse, mit Ressourcen- und Energieoptimierung Kosten zu sparen, durch Einhaltung des Gesetzes kostspielige Rechtsfälle zu vermeiden und über die Berücksichtigung der Bedürfnisse der wichtigen Anspruchsgruppen ein Vertrauenskapital aufzubauen.

Besondere Chancen haben rohstoff- und energieintensive Branchen infolge des ökonomischen Optimierungspotenzials. Produzenten von Gütern mit grosser physischer Nähe zum Kunden wie beispielsweise Nahrungsmittel, Spielzeuge, Textilien, Schmuck, etc. differenzieren sich mit ihrem Engagement in nachhaltiger Entwicklung erfolgreich in gesättigten Märkten.

Schlanke Managementsysteme

Für kleine und mittelgrosse Unternehmen ist das Umweltmanagement relevant, weil es seitens grosser Unternehmen immer häufiger von Lieferanten und Zulieferern verlangt wird. KMU haben zwar weniger Ressourcen, aber sie profitieren dafür von einer geringeren Komplexität der Organisation, sind flexibler und somit anpassungsfähiger. Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sind schlanke Managementsysteme, welche Kunden­orientierung, Qualität, Umwelt, Sicherheit gleichzeitig in einem integrierten Ansatz berücksichtigen.

Solche leistungsfähigen Managementsysteme erlauben es, verschiedene Managementbereiche koordiniert und mit einem maximalen Kosten-Nutzen-Verhältnis zu führen. Bestehende Normen im Bereich der Qualität, Sicherheit und der Umwelt bilden wertvolle Werkzeuge, sofern die Anwender nicht in die Rolle der «Systembuchhalter» fallen. Ein gutes Managementsystem strebt nach Kohärenz und
erlaubt dynamisches Antworten auf ändernde Bedingungen. Es folgt dem klassischen Demingkreis «Plan-Do-Check-Act» und strebt nach einer kontinuierlichen Verbesserung.

Die Innenanalyse

Die erste Phase stellt die Basis jedes wirksamen Managementsystems dar, denn sie beinhaltet eine fundierte Innenanalyse des Unternehmens und eine Outside-In-Betrachtung. Daraus lässt sich eine auf das jeweilige Unternehmen in seiner aktuellen Situation angepasste Umweltpolitik mit Zielen ableiten.

Im nächsten Schritt geht es um die Fragen: Welches sind die Wirkungen der Aktivitäten, der Produkte und der Leistungen des Unternehmens auf die Umwelt und die damit verbundenen Risiken? Wie werden diese Aspekte heute gemanagt und was hat das Unternehmen bereits in dieser Richtung getan? Wo liegen die Verbesserungspotenziale und welches wären die Vor- beziehungsweise die Nachteile ihrer Nutzung? Dies führt zu einem Programm mit Massnahmen.

In der zweiten Phase wird sichergestellt, dass die Massnahmen mit schlanken Prozessen realisiert und die angepeilten Leistungen erreicht werden. Es sorgt dafür, dass Strategie und Ziele auf allen Ebenen des Unternehmens bekannt sind und mit konkreten Aktionen umgesetzt werden; dass die Betroffenen die Kompetenzen dafür haben; dass sie sich motivieren und die Organisation sie unterstützt; dass die Aktivitäten verfolgt und die Programme im Bedarfsfall angepasst werden; dass eine wirkungsvolle Kommunikation innerhalb und zwischen den Prozessen stattfindet; dass mit Kunden, Lieferanten und anderen Anspruchsgruppen stufengerecht kommuniziert wird.

Messen und bewerten

In der folgenden Phase beurteilt das Management, wie die Ziele erreicht werden. Entsprechen die Resultate den Erwartungen? Ermöglichen die Prozesse die Zie­l­erreichung? Sind die Rollen, Verantwortungen sowie die Kompetenzen aller Beteiligten definiert und bekannt? Sind die Kompetenzen sowie das Knowhow der Mitarbeitenden derart entwickelt, dass damit die Resultate erreicht werden können? Hierzu bedarf es eines Überprüfungssystems mit aussagekräftigen Indikatoren, welches sich auf die wirklich wichtigen Aspekte konzentriert, die vom Unternehmen auch wirklich beeinflusst werden können. Die Wirkung zu messen erlaubt auch, sie zu kommunizieren und die Anstrengung des Unternehmens in Wert zu setzen.

Der Kreis schliesst mit einer Bewertung des zurückgelegten Wegs: Welches sind Erfolge und Misserfolge – bezogen auf die ursprüngliche Zielsetzung? Welche Lücken hat die Organisation? Diese Bewertung bildet die Basis einer neuen Planung, bei der bisherige Ziele hinterfragt werden und ein neuer Zyklus lanciert wird. Dies ist die Sache des Topmanagements. Wie in allen Managementbereichen gilt auch für das Umweltmana­gement: Um erfolgreich zu sein, ist der Einbezug der obersten Führung unumgänglich. Ohne dies verkommt das System zu einer operativen Übung, welche kosmetische Entwicklungen ohne Wirksamkeit ermöglicht, weil die Entscheide, auf die es wirklich ankommt, nicht oder nur sporadisch getroffen werden, und weil diese Entscheide ohne den Blick auf die Lage des gesamten Unternehmens gefällt werden.

Die Verbesserung der Rentabilität durch Ökoeffizienz oder der Aufbau eines gesellschaftlichen Vertrauenskapitals ist ein solides Handwerk, welches ein breites Set an fachlichen, methodischen und persönlichen Qualifikationen erfordert. Entsprechend hat sich auch das Profil der Schlüsselpersonen im Umweltmanagement gewandelt – hin zu Personen mit fundierten Kompetenzen im ökologischen, wirtschaftlichen sowie sozialen Bereich. Dass diese viel von den betrieblichen Prozessen der Branche verstehen, ist selbstverständlich. Visionäres Denken ist ebenso gefragt wie Innovationsfähigkeit und Pragmatismus.

Entscheidend ist die Fähigkeit, auch in unvorhersehbaren Situationen nachhaltigkeitsrelevante Probleme zu erkennen, Lösungen unter Einbezug der wichtigsten Interessengruppen zu erarbeiten und in verantwortlicher Weise umzusetzen. Gesucht sind damit sicher keine Einzelkämpfer, sondern partnerschaftliche Gestalter mit hoher Professionalität in der Kommunikation.

Management mit System

Es besteht jedoch ein grosser Unterschied darin, ob eine Organisation über ein Umweltmanagement verfügt oder ob die Organisation sein Umweltmanagement lebt. Nur letzteres bringt auch langfristig einen Mehrwert – für die Unternehmung selbst, für deren Bezugsgruppen und für die Umwelt.

Einen Umweltbeauftragten in der obersten Leitung einer Organisation zu haben, zeichnet demnach noch kein langfristig wirksames Umweltmanagement aus. Und ebenso wenig verfügt ein über lange Jahre nach ISO 14 001 zertifiziertes Unternehmen automatisch über ein gelebtes Umweltmanagementsystem. Bei sämtlichen Organisationen, welche über ein langfristig wirksames und gelebtes Umweltmanagement verfügen, ist das oberste Management der Treiber. Hier findet sich der Ursprung der Begeisterung für das Thema – und von hier aus wird es in die Organisation getragen.

Innere Überzeugung und Vorleben des Themas durch das oberste Management bilden also die Voraussetzung für ein langfristig wirksames Umweltmanagement. Welches sind die wichtigsten Themen beim Aufbau und der Umsetzung? Wofür sollte sich eine Organisation wirklich Zeit nehmen?

Die Norm ISO 14001 gliedert ein Umweltmanagementsystem in fünf Themengebiete. Selbstverständlich sind alle. Trotzdem kommt dem Themengebiet Planung ein besonderer Stellenwert zu.

Mit der Planung stellt die Organisation die Weichen für den weiteren Verlauf des Umweltmanagements. Dabei werden die relevanten Umweltaspekte der Organisation erkannt und verfolgt. Eine sorgfältige und ganzheitliche Planung erhöht zudem die Chancen, dass die nachfolgenden Themengebiete einfach und schneller umgesetzt werden können (es bedeutet weniger Korrekturbedarf, geringeren Ressourceneinsatz und niedrigere Kosten für die Organisation). Die Planungsphase umfasst vier Bereiche:

Umweltaspekte und deren Bewertung

Mit einer Umweltrelevanzanalyse erfasst die Unternehmung ihre umweltrelevante Ausgangssituation. Dazu werden die Umweltaspekte des jeweiligen Unternehmens, das heisst dessen Tätigkeiten, Produkte, Dienstleistungen und so weiter mit Blick auf die Umweltauswirkungen untersucht, gewichtet und bewertet. Und dies unter Betrachtung verschiedener Alltagssituationen.

Überprüfung der rechtlichen und anderen Anforderungen

Nachdem die relevanten Umweltaspekte definiert sind, kann die Organisation sich der Überprüfung der rechtlichen und anderen Anforderungen widmen. Es gilt, sich einen guten Überblick über die für die Organisation gültigen Vorschriften zu verschaffen und eine ständige Verfolgung ihrer Entwicklungen zu gewährleisten. Insbesondere nach ISO 14 001 zertifizierte Organisationen müssen nachweisen können, wie sie die Gesetzeskonformität überprüfen und sicherstellen. Die kontinuierliche Überprüfung bietet Organisationen aber auch Chancen – so zum Beispiel von staatlichen Fördermassnahmen profitieren zu können.

Zielsetzungen und Massnahmen

Die aus der Relevanzanalyse gewonnene Ist-Situation bildet zusammen mit der Umweltpolitik des Unternehmens die Grundlage für die jährlichen Umweltzielsetzungen und -massnahmen. Mithilfe dieser Zielsetzungen und Massnahmen soll sich die Organisation Richtung angestrebtem Soll-Zustand bewegen.

Umweltmanagementprogramm

Das Umweltmanagementprogramm ist der eigentliche Fahrplan. Hier werden Zielsetzungen, Massnahmen und entsprechende Umsetzungstermine zusammengefasst und die Umsetzung überwacht.

Weitere Planungshilfen

Erfolgskenngrössen

Es macht Sinn, dass sich die Organisation bereits in der Planungsphase überlegt, wie die definierten Zielsetzungen und Massnahmen gemessen werden sollen. Es gilt, sinnvolle Messgrössen festzulegen.

Vom Umwelt- zum Nachhaltigkeitsmanagement

Der Einbezug der Lieferketten wird immer wichtiger, soziale Faktoren (z. B.Menschenrechte) stehen zunehmend im Vordergrund. Um diese Entwicklung zu berücksichtigen, können betroffene Organisationen vom Umwelt- zum Nachhaltigkeitsmanagement wechseln.

Integrierte Managementsysteme

Effektiver und effizienter für Organisationen sind auch sogenannte integrierte Managementsysteme, also die Zusammenfassung verschiedener Managementsysteme (zum Beispiel Nachhaltigkeit, Qualität, Sicherheit) zu einem einzigen Managementsystem.

Kommunikation

«Tue Gutes und sprich darüber.» Dieser Leitspruch gilt auch für das Umweltmanagement, und zwar gegen innen sowie gegen aus­sen. Wichtig dabei ist eine ehrliche und transparente Kommunikation, welche durchaus auch Probleme und Herausforderungen der Organisation aufzeigen darf.