Mit dem Abwesenheits-Management das Betriebsergebnis verbessern

Arbeitnehmende sind in der Schweiz im Schnitt an acht bis neun Tagen infolge Krankheit und Unfall nicht am Arbeitsplatz. Diese Zahl sei zu hoch, sagt die OECD in ihrem Bericht von 2014. Im gleichen Bericht steht auch, dass der Schweizer Wirtschaft infolge psychischer Probleme der Mitarbeitenden pro Jahr 19 Milliarden Franken verloren gehen, das sind 3,2 Prozent des Bruttoinlandsprodukts.

Die Herausforderungen an die Führungskräfte im «Human Capital Management» haben sich in den letzten Jahren bedeutend verändert und werden immer komplexer sowie zeitintensiver. Mangelnde Ressourcen und Hemmnisse im wirtschaftlichen, rechtlichen und auch im menschlichen Umfeld erschweren den Vorgesetzten häufig, ihre Führungsaufgabe vollumfänglich wahrzunehmen.

Abwesenheiten managen

Was kann man tun? Viele Unternehmen verfügen nicht über verlässliche und aussagekräftige Daten ihrer Fehlzeiten – weder in den einzelnen Linienbereichen noch in den HR-Abteilungen. Eine Lösung ermöglicht eine neue Form der Betreuung erkrankter Mitarbeitender: Die Bezeichnung zu diesem Vorgehen heisst «BAM – Betriebliches Abwesenheits-Management» und ist eigentlich die logische Komplettierung des mittlerweile allseits bekannten «BGM – Betriebliches Gesundheits-Management». Das primäre Ziel dieses extern geführten BAM ist es, durch Führungsunterstützung und -einflussnahme sowie Mitarbeiter-Care eine Senkung der Fehlzeiten in Unternehmen zu erreichen und dadurch auch das Unternehmensergebnis spürbar zu verbessern.

Aber: Obwohl wir uns schon lange daran gewöhnt haben, dass zahlreiche Tätigkeiten, die früher in den Unternehmen selbst ausgeführt wurden, per «Outsourcing» an externe Spezialisten delegiert werden – wie zum Beispiel IT-Firmen, PR-Agenturen, Headhunter, Treuhänder, Personaladministration und andere – ist noch häufig, besonders in Personalabteilungen, ein Abwehrreflex zu beobachten, wenn die Betreuung der krankheitshalber fehlenden Mitarbeitenden an externe Spezialisten delegiert werden soll.

Gesunde Skepsis

Spontan taucht nämlich der Gedanke auf: «Ist denn nicht der Vorgesetzte dafür verantwortlich, sich um das Wohl seiner Mitarbeitenden zu kümmern?» Das ist die typische Frage, die sich Verantwortliche in einem Unternehmen stellen. Und nicht nur diese: Auch die Mitarbeitenden spüren im ersten Moment ein Unbehagen, wenn sie hören, dass sie zukünftig ihre Krankmeldung nicht mehr dem Chef, sondern bei einer externen Stelle melden sollen, die sich um alles weitere kümmert.

Dies ist die eine – mehr emotionale – Seite, die auch verständlich und nachvollziehbar ist. Die Ergebnisse einer Umfrage unter den Mitarbeitenden eines Unternehmens, das dieses «Betriebliche Abwesenheits-Management» nutzt, zeigen allerdings, dass die überwiegende Mehrheit diese Form der Betreuung positiv bewertet. Man muss jetzt auch noch die zweite – rationale – Dimension dazu stellen: Alle bisherigen Resultate in Unternehmen mit diesem extern geführten Abwesenheits-Management zeigen, dass sich diese Massnahmen positiv auf die Unternehmensentwicklung auswirkt.

Nebst Entlastung und Unterstützung der Führungsstruktur, Förderung der Mitarbeiterbindung steht der Hauptnutzen in der Reduktion der Absenzkosten. Diese sind jedoch abhängig von der Situation des Unternehmens und der bestehenden Krankenfälle. So konnte im Schnitt das Ergebnis bereits nach einem Jahr um vier bis acht Prozent und nach zwei bis drei Jahren um zehn Prozent und mehr reduziert werden.

Voraussetzung für diese Ergebnisse liegen im Mitwirken des Managements und in der Zusammenarbeit mit den angrenzenden Unterstützern und Partnern, wie KTG-Versicherer sowie BGM-Beauftragten. Solch deutliche Resultate sind jedoch nur mit Massnahmen möglich, die der heutigen Realität angepasst sind und Einfluss auf das Gesundheitssystem ermöglichen: Zentrale Abmeldung, sofortige Kontaktaufnahme, Care-Gespräche, Rekonvaleszenz-Begleitung und rechtzeitige Unterstützung der Versicherer und Sozialpartner.

Alte Klischees, neue Wege

Nur der Vorgesetzte steht bei einer Absenz im Kontakt zum erkrankten Mitarbeiter – die Aufgabe ist nicht delegierbar.

Die gesundheitsorientierte Führung im Anwesenheitsbereich ist heute ein Thema von hoher Priorität. Die Vorgesetzten stehen in ihrer Funktion täglich neuen Herausforderungen gegenüber. Dazu kommt, dass sich bei Mitarbeiter-Absenzen infolge Datenschutz und Einschränkungen im Gesundheitswesen Barrieren entstanden sind, die dem Vorgesetzten kaum noch Einfluss ermöglichen. Delegieren von Führungsaufgaben und Unterstützung bei neuen Führungspflichten ist deshalb dringend nötig.

Individuelle Absenzen-Behandlung durch die jeweiligen Vorgesetzten verhindert Transparenz, rasche Einflussnahmen, aktuelle Datenverwaltung und einheitliche, persönliche Mitarbeiterbehandlung.

Nur wenige Unternehmen verfügen über tägliche Daten der Einsatzfähigkeit ihrer Mitarbeiter, über Absenztage und Schadenfälle bei Unfall und Krankheit. Ein zentrales extern geführtes Abmeldewesen ermöglicht dem Mitarbeiter, jederzeit seiner Meldepflicht ohne Druck und Rechtfertigungen gerecht zu werden und ergänzt im Unternehmen ein zentrales Informationsmanagement. Durch eine zentrale Abmeldung stehen wichtige Daten jederzeit und vollständig für die Einsätze der Mitarbeiter sowie für die Gesundheitssituation im Unternehmen zur Verfügung.

Daten- und Persönlichkeitsschutz verunmöglichen wichtige Gespräche mit dem Mitarbeiter und dem Gesundheitswesen sowie verunmöglichen, die Care-Pflicht gemäss OR Art. 328 zu erfüllen.

Der Arbeitgeber sollte seine Handlungsfähigkeit in der Führung seiner Mitarbeiter bei Arbeitsunfähigkeit wieder zurückgewinnen und benötigt dazu neue Instrumente, um im abgeschotteten Gesundheitswesen seinen Einfluss geltend machen zu können. Nach Rückkehr an den Arbeitsplatz sind das Arztzeugnis und das Rückkehrgespräch keine tauglichen Absenzen-Führungsinstrumente mehr.

Niemand fühlt sich bei Abwesenheit wohl, hat meist ein schlechtes Gewissen sowie Bedenken, negative Reaktionen zu erfahren.

Unabhängige Gespräche mit dem Mitarbeiter durch den externen Absenzen-Manager ermöglichen, Vertrauen aufzubauen und rechtzeitig Informationen zu erhalten, die eine Unterstützung ermöglichen. Aufhebung von unnötigen pauschalen Arztzeugnispflichten, Kontaktaufnahmen zu Ärzten mit Schweigepflichtentbindungen, Unterstützung in der Rekonvaleszenz-Phase sowie rechtzeitige Integration der Versicherer und Sozialpartner beeinflussen die Genesungsphase erheblich.

KTG- sowie BVG-Versicherer sind heute meist weit weg vom Geschehen, und nur drei bis fünf Prozent der Absenzfälle sind sichtbar.

Es gibt einige grosse KTG-Versicherer, die eine professionelle Unterstützung in allen Bereichen der Personalführung und -beeinflussung zur Verfügung stellen können. Leider fehlt es dabei an Öffnung und Integration und vor allem an den Informationen, die meist spät, oft auch zu spät, übermittelt werden. Ein durchgängiger, schnittstellenfreier Ablauf im «BAM Betriebliches Abwesenheits-Management» ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Absenzen-Management zum Wohle der Mitarbeiter, des Vorgesetzten und vor allem der übergeordneten Personalführung – dem Management.