Mehrwert durch einen externen Verwaltungsrat

In vielen kleinen und einzelnen mittelgros­sen Aktiengesellschaften der Schweiz, also jenen Firmen, die weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen, ist der Inhaber Geschäftsführer und einziger Verwaltungsrat (VR) in Personalunion. Manchmal sind in Familienunternehmen auch nicht operativ tätige Geschwister im VR tätig.

Die Vorteile einer solchen Konstellation: Kurze Entscheidungswege sind vorhanden, es wird weniger widersprochen und oft weniger lange Diskussionen über spezifische Fragestellungen geführt. Die VR-Sitzung kann dadurch jedoch Gefahr laufen, eine rein formelle Angelegenheit zu sein, sodass wichtige Fragen nicht kritisch genug hinterfragt werden.

Weitere Nachteile bestehen darin, dass oft aktuelle Themen, etwa die technischen Details des letzten Auftrages, im operativen Familien-VR besprochen werden anstelle von Diskussionen über die Zukunft. Gerade bei den Kleinstfirmen investieren die Unternehmen oft wenig bis keine Zeit in die Erarbeitung einer Strategie und den Diskurs über die Zukunft.

Zudem kann ein rein familieninterner Verwaltungsrat zu einer Betriebsblindheit führen. Durch die fehlende Aussensicht könnten gewisse Geschäftsvorgänge, Risiken und Strategien der Firma nicht angemessen hinterfragt werden.

Die Aussensicht

Der externe Verwaltungsrat nimmt, wie der Name schon sagt, eine Aussensicht ein. Er gehört weder zur Familie noch zum Unternehmen, kann Expertise aus der gleichen Branche besitzen oder branchenfremd sein. Letzteres hängt vom Anforderungsprofil ab, das für den externen Verwaltungsrat aufgestellt wurde. Ein externer Verwaltungsrat zeichnet sich auch durch seine unabhängige Sicht aus, damit kritische Punkte angesprochen werden können und nicht zurückbehalten werden. Diese unabhängige Aussensicht führt zu nützlichen Debatten über die Unternehmensführung, wie etwa die Strategie, das Risikomanagement, die Personalführung oder die Finanzen, um nur einige Themen zu nennen.

Der externe Verwaltungsrat ist ein Experte in seinem Themenbereich und soll das Unternehmen und den Geschäftsführer dadurch weiterbringen. Die Geschäftsführung kann somit auf dieses Expertenwissen im Ver­waltungsrat zurückgreifen. Der externe Verwaltungsrat wiederum stellt unbequeme Fragen und hinterfragt in einer konstruktiv kritischen Art gewisse Entscheide der Geschäftsleitung. Dieses Hinterfragen führt nicht nur zu einer Weiterentwicklung der Firma, sondern auch zu einer persönlichen Weiterentwicklung der Unternehmensführung.

Der externe Verwaltungsrat bringt seine Erfahrung aus anderen Branchen und anderen Firmen zielführend in den Verwaltungsrat ein und bringt auch mögliche Lösungen zu Problemstellungen. Dadurch kann die Gefahr der Betriebsblindheit reduziert werden. Ein weiterer Vorteil kann ein gewisser Vergleich mit anderen Firmen sein. Der externe Verwaltungsrat kann durch seine Erfahrung auch Input geben, ob die Firma gut unterwegs ist, oder der Geschäftsführung darlegen, dass es allen Firmen so geht. Dies kann zu einer grösseren Gelassenheit und Zuversicht der Geschäftsführung im Umgang mit solchen Themen führen.

Der Verwaltungsrat ist ein strategisches Gremium und nutzt somit idealerweise einen Grossteil seiner Zeit für die Diskussion von strategischen Themenstellungen. Er ermöglicht somit die Trennung von strategischen und operativen Themen, wobei dies im Alltag nicht einfach zu trennen und in gewissen Fällen auch nicht zielführend ist. Zum Beispiel kann die geschäftsführende Person zu einer Themenstellung eine Meinung aus dem Verwaltungsrat einholen.

Wichtig erscheint, dass die meiste Zeit an strategischen Themen gearbeitet wird. Dies kann dadurch gewährleistet werden, dass klargestellt wird, welche Themen in der Geschäftsleitung und welche im Verwaltungsrat diskutiert werden sollen. Der Verwaltungsrat sollte eine Plattform sein, um sich über die zukünftige Ausrichtung der Firma Gedanken zu machen und die eigene Sichtweise als Geschäftsführung hinterfragen zu lassen. Das Rollenbewusstsein des externen Verwaltungsrats und die externe Sicht ermöglichen es, dass über die Entwicklung und die Umsetzung der Strategie in diesem Gremium diskutiert wird.

Die Etablierung eines externen Verwaltungsrates bedeutet jedoch auch eine Veränderung für die Geschäftsleitung und das Unternehmen. Ein schlagkräftiger externer Verwaltungsrat hinterfragt die Geschäftsprozesse kritisch. Das heisst, Geschäftsführer sollten kritikfähig sein und dieses Hinterfragen durch den Verwaltungsrat wünschen. Es braucht eine Offenheit, dass der externe Verwaltungsrat über die Zahlen und den Geschäftsgang transparent informiert wird. Der externe Verwaltungsrat muss die Zahlen der Firma kennen, um die Firma führen zu können. Falls diese Offenheit nicht besteht, bringt ein externer Verwaltungsrat erfahrungsgemäss wenig.

In der Praxis erkennen wir, dass bei der Etablierung eines externen Verwaltungsrats das Berichtwesen sowie die strategischen Diskussionen professionalisiert werden. So werden oft das Risikomanagement und die Finanzanalyse vertiefter betrachtet als davor. Dazu braucht es auch aussagefähige Daten, die – sofern noch nicht vorhanden – entsprechend aufbereitet werden sollten. Dazu zählen auch ein Monats- oder Quartalsreporting und eine Einschätzung der zukünftigen Marktlage. Der externe Verwaltungsrat erwartet, dass die VR-Sitzung gut vorbereitet ist, die VR-Mitglieder mit relevanten Informationen versorgt werden und die in der VR-Sitzung beschlossenen Massnahmen auch in die Tat umgesetzt werden.

Risiken

Es ergeben sich durchaus Risiken durch die Etablierung eines externen Verwaltungsrats. Das grösste Risiko besteht darin, dass unfähige Personen für dieses Amt ausgewählt werden, die falsche strategische Entscheide treffen. Um dieses Risiko zu reduzieren, kann ein guter Anforderungskatalog dienen, in dem Geschäftsführung und Inhaber ihre Bedürfnisse an den externen Verwaltungsrat klar darlegen. Vor der Etablierung eines externen Verwaltungsrat empfehlen die Autoren, ein Gespräch mit Firmen zu suchen, die bereits einen externen Verwaltungsrat haben, und ihre Erfahrungen zu erfragen.