Mehr als nur eine Verschiebung von Menschen, Möbeln und Akten

Ob ein einzelner Büroumzug, die Standortverlagerung eines ganzen Betriebs oder gar des ganzen Unternehmens - ein Firmenumzug kann komplex werden und hat seine eigenen Gesetzmässigkeiten. Zum reibungslosen Geschäftsumzug gehört daher vor allem eine sorgfältige Planung, die dann Schritt für Schritt abgearbeitet wird. Nachfolgend einige der wichtigsten Aspekte.

Analyse und Bestandsaufnahme

• Standortevaluation: Werden die bestehenden oder ausgewählten Räumlichkeiten den (neuen) Anforderungen (noch) gerecht. Muss dem Umzug eventuell eine Standortsuche vorangestellt werden?
• Ortsbegehungen: Was kann vom Bestand weiter genutzt werden, was muss ersetzt, erneuert oder erweitert werden?
• Bestandscheck und Groblayout: Platzverhältnisse, Anzahl Arbeitsplätze, elektr. Installationen und IT Zuleitungen prüfen. Daraus folgt eine erste Layoutplanung unter Berücksichtigung einer optimalen Flächenausnutzung. Aus dieser Grobplanung heraus ergibt sich ebenfalls der Umzugstermin.

Fragestellungen zur Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

• Welche Investitionen stehen an? (zum Beispiel Umzugskosten, Renovierungskosten, Umbauten, Neumöblierung)
• Welche und wie viele Personen sind betroffen? Ganz wichtiges Detail: Die Mitarbeitenden müssen sich vom ersten Moment an in einem neuen Büro in der Layoutplanung wiederfinden.

Sinnvolle Vor- oder Nacharbeiten

• Markierung von Mobiliar und Inventar mit dem Ziel auf einen Blick Informationen zu Transport, Zielstandorten oder Lagerung zu erhalten.
• Bereitstellung von genügend Material wie Etiketten, Kisten, Verpackungsmaterial. Farbsignaletik um Bereiche zu kennzeichnen oder Reihenfolgen. Je besser die Vorbereitung ist, umso schneller lässt sich der eigentliche Umzug bewerkstelligen.
• Bestimmtes Material, fertig gepackte Kisten oder Möbel müssen nicht am eigentlichen Umzugstag bewegt werden, sondern sollten idealerweise bereits vorab umgezogen und transportiert werden.
• Alle Personen müssen rechtzeitig informiert werden. Diese Information an die Betroffenen muss unbedingt bereits Angaben zu ihrer künftigen Platzierung enthalten.
• Prozesse abstimmen und Abläufe des physischen Umzugs linear festlegen, damit der laufende Geschäftsbetrieb mit möglichst wenig Ausfall, Störung und Unterbruch aufrechterhalten werden kann. Ohnehin ist der physische Umzug das eine (gibt es Warenlifte, auf welchem Weg finden die zu zügelnden Güter aus dem alten und in das neue Büro), technische Zusammenführung ist das andere (spielt zum Beispiel bei Fusionen eine Rolle.

Ein Praxisbeispiel

Im Gespräch erklärt Beatrix Stillhart, Leiterin Facility Management der Meier Tobler AG, die besonderen Herausforderungen eines Geschäftsumzug. Die spezielle Ausgangslage bestand in der Fusion zweier Unternehmen und der damit verbundenen Zusammenlegung von drei Standorten. Neben dem Umzug von insgesamt 900 Arbeitsplätzen lag die besondere Herausforderung vor allem darin, zwei unterschiedliche Firmenkulturen zusammenzuführen. Der eigentliche physische Umzug dauerte insgesamt 15 Monate. Die Planungsphase nahm vier Wochen in Anspruch.

Frau Stillhart, worin lagen für Sie die besonderen Herausforderungen bei der Umzugsplanung und Umzugsrealisierung?

Zunächst war das oberste Gebot ein möglichst geringer Ausfall von produktiver Arbeitszeit. Die Mitarbeitenden sollten sich nicht darum kümmern müssen, wo ihre Sachen sind. Sie sollten am neuen Arbeitsplatz sofort loslegen können. Ein besonderes Augenmerk sollte auch vorhandenen «Zwischenmenschlichkeiten» geschenkt werden, die es erforderlich machen, Platzzuweisungen und Layoutplanungen nicht nur rein funktionsorientiert zu gestalten. Sehr wichtig sind auch Schnittstellendefinitionen, zum Beispiel zwischen Abteilungen wie FM und IT.

Was war für Sie besonders hilfreich im Zuge des Umzugs?

Wir hatten von unserem Dienstleistungspartner Witzig The Office Company detaillierte Umzugsinstruktionen erhalten. Diese darin enthaltenen Informationen waren für interne Umzugsverantwortliche und Mitarbeitende extrem wichtig. Man konnte auf einen Blick erkennen, was alles gemacht, was eingepackt, wie es verpackt und beschriftet werden und bis wann es zur Abholung bereit sein muss.

Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen aus diesem Prozess

Es gibt in einem solchen Projekt nicht die eine Herausforderung, sondern laufend neue Herausforderungen die sich im Prozess ergeben. Eine einheitliche Ausstattung an IT Strukturen und Möblierungen erleichtert einen Geschäftsumzug ungemein. Wenn der Standortwechsel gleichzeitig mit «kulturellen Veränderungen» verbunden ist, wie zum Beispiel von Einzelbürosituationen in Open Space Räume, die Einführung neuer Arbeits- und Begegnungswelten mit flexiblen Arbeitsplatz- und Zeitmodellen oder die Fusion von Unternehmen, ist es wesentlich besser für die Mitarbeitenden, diese Veränderung mit einem behutsamen Changemanagement zu begleiten.

Auf was sollte bei der Auswahl eines geeigneten Umzugspartners geachtet werden?

Das waren für mich vor allem zwei Dinge: Erstens, dass es für möglichst viele Themen und Aspekte den Umzug betreffend, ein Minimum an Ansprechpartnern seitens des Partners gibt. Das sorgt für eine Entlastung des Inhouse-Verantwortlichen. Das Zweite betrifft die Schnelligkeit bei der Lösung von Fragen und Herausforderungen. Man braucht das Gefühl, eine bestimmte verlässliche Person seitens des Anbieters an der Seite zu haben. Und diese muss präsent und auch häufig selber vor Ort sein.