Die Digitalisierung durchdringt so gut wie alle Bereiche der Unternehmenswelt. «Digital Companies» wie Uber oder Airbnb zeigen, was mit den neuen IT-Technologien alles möglich ist. Diese Unternehmen sind aber neu gegründet worden und haben daher andere Voraussetzungen als die bestehenden.
Analyse und Bewertung
Es gibt nicht das eine Rezept, das für alle passt. Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen mit und hat spezifische Erwartungen. Das eine ist spezialisiert auf Prozessoptimierung, ein anderes verfolgt eine Omni-Channel-Strategie, ein drittes will den Kontakt zu den Kunden intensivieren. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind nahezu unbegrenzt. Wie und mit welchen Technologien ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse am besten digitalisiert, hängt von der Branche und von seinem digitalen Reifegrad ab. Zusammen bestimmen beide Faktoren, wie komplex und kostenintensiv die Digitalisierung sein kann.
Den Wandel anzugehen, ist aber keine einfache Sache. Viele Unternehmen stehen der Herkules-Aufgabe der Digitalisierung hilflos gegenüber, weil sie nicht wissen, wie und wo sie überhaupt starten sollen. Um Fehler zu vermeiden, muss die aktuelle Situation realistisch bewertet werden, und dafür ist Know-how nötig, das dem Mittelstand oft fehlt. Viele kleine und mittelgrosse Unternehmen sind in integrierte sowie unternehmensübergreifende Wertschöpfungsketten eingebettet, die sich durch enge Verbindungen mit Kunden und Lieferanten auszeichnen.
Am Anfang steht daher eine umfassende Analyse der Produktion, der administrativen Bereiche, der Lieferanten- und Kundenbeziehungen, die detailliert aufschlüsselt, welche Potenziale sich durch den Einsatz digitaler Lösungen heben lassen. So benötigt der Handwerksbetrieb zur Steuerung seiner Angestellten beim Kunden ganz andere IT-Technologien als der Einzelhändler, der eine Omni-Channel-Strategie verfolgt. Und eine Steuerkanzlei setzt aufgrund ihrer Kundenanforderungen andere Schwerpunkte als das mittelständische Transportunternehmen, bei dem es vorrangig auf einen hohen Integrationsgrad und die Aktualität von Informationen ankommt.
In zwei Geschwindigkeiten
Das Wissen um die zahlreichen Potenziale darf aber nicht dazu verleiten, zu viel auf einmal zu wollen. Es besteht die Gefahr, durch eine umfassende Neugestaltung das Tagesgeschäft negativ zu beeinflussen. Das Unternehmen muss vielmehr eine IT der zwei Geschwindigkeiten realisieren. Das heisst, einerseits die Systeme für das Tagesgeschäft am Laufen zu halten und auf der anderen Seite durch die Umgestaltung von Prozessen Innovationen voranzutreiben.
Um das zu erreichen, sollte es in kleinen gezielten Schritten vorgehen. Daraus ergeben sich drei Vorteile: Erstens ist die gezielte Digitalisierung einzelner Geschäftsprozesse relativ einfach zu implementieren und lässt sich im Zweifelsfall schnell wieder rückgängig machen; zweitens wirkt sich das schrittweise Vorgehen positiv auf die Akzeptanz der Mitarbeiter aus, da sie die technologische Entwicklung im Unternehmen nicht überfordert; drittens sind die vielen kleinen Schritte besser planbar und schonen obendrein das Budget.
Damit die Digitalisierung nicht scheitert, ist es wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Digitalisierungs-Etappen zu beachten. Es ist beispielsweise Zeit- sowie Ressourcenverschwendung, eine Lösung zur Datenanalyse zu implementieren, wenn die dafür erforderlichen Daten noch nicht integriert sind. Eine Roadmap mit einem konkreten Zeitrahmen, die alle geplanten Digitalisierungs-Schritte enthält, verschafft den nötigen Überblick. Sie zu erstellen, ist aber keine einfache Aufgabe für den Mittelstand. Oft fehlt den Unternehmen das nötige Know-how, um die einzelnen Schritte richtig zu bewerten und in praktikable Lösungen umzusetzen. Es sollte im Zweifel erwägen, einen strategischen Partner in Form eines IT-Dienstleisters zu suchen, der ihm mit seiner Expertise unter die Arme greift.
