Fuhrpark und Arbeitsrecht: Was Arbeitgeber zu beachten haben

Bei Fragen rund ums Flottenmanagement sollte nicht vergessen gehen, dass es die Arbeitnehmenden sind, die am Ende hinter dem Steuer sitzen. Neben den beruflichen Fahrten ist es vielen Arbeitnehmenden auch erlaubt, das Geschäftsfahrzeug für ihre privaten Zwecke zu verwenden. Um dabei Überraschungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, vorher vertraglich festzuhalten, wie und zu welchen Konditionen ein Geschäftsfahrzeug durch Arbeitnehmende gebraucht werden darf. Dabei gilt es zu beachten, dass sich auch die Art der Fahrzeugfinanzierung auf die vertragliche Regelung mit Arbeitnehmenden auswirken kann.

Beschaffung

Viele kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz haben eine Fahrzeugflotte. Bei der Beschaffung der Fahrzeuge haben sie abzuwägen, ob sie die Fahrzeuge kaufen und selbst bewirtschaften wollen oder ob ein Fahrzeugleasing mit professioneller Bewirtschaftung vorteilhafter ist. Zwischen diesen beiden Grundvarianten gibt es unterschiedliche Schattierungen. Diese gehen vom einfachen Fahrzeugleasing bis zum Full-Service-Leasing, bei dem ein externer Anbieter die gesamte Fahrzeugadministration inklusive Wartung, Reparatur, Versicherung und Unfallmanagement übernimmt.

Für welche Variante sich ein Unternehmen entscheidet, hängt stark von den individuellen Bedürfnissen und Gegebenheiten ab. Zu berücksichtigen sind etwa die Flottengrösse oder das Risiko, das mit einem plötzlichen Fahrzeugausfall verbunden ist. Egal für welche Art der Beschaffung und Bewirtschaftung sich ein Unternehmen entscheidet, die Schnittstelle zu den Arbeitnehmenden sollte klar geregelt werden. Die folgenden Ausführungen beleuchten einige Aspekte dieser Schnittstelle.

Darf das Geschäftsfahrzeug nur für geschäftliche oder auch private Zwecke genutzt werden?

Ein erster wichtiger Punkt, den es im Arbeitsvertrag zu regeln gilt, ist die Art der Benützung des Geschäftsfahrzeugs. Es sollte explizit festgehalten werden, ob der Arbeitnehmer das Geschäftsauto auch zu privaten Zwecken nutzen darf. Fehlt eine solche Regelung, gilt grundsätzlich, dass ein Geschäftsfahrzeug nur für geschäftliche Fahrten zur Verfügung steht. Duldet der Arbeitgeber jedoch eine private Nutzung über längere Zeit, kann von einem stillschweigenden Einverständnis ausgegangen werden.

Was sollte geregelt werden, wenn die Arbeitnehmenden das Fahrzeug auch privat nutzen dürfen?

Sind private Fahrten erlaubt, ist etwa an folgende Regelungen zu denken: Steht das Geschäftsauto nur für den Arbeitsweg zur Verfügung oder dürfen auch Freizeitfahrten unternommen werden? Wie sieht es mit Fahrten ins Ausland aus? Wird die private Nutzung pauschal entschädigt, sind die gefahrenen Kilometer oder nur das Benzin zu bezahlen oder soll das Fahrzeug unentgeltlich zur Verfügung stehen? Wie sieht es bei einer «übermäs­sigen» privaten Nutzung aus? Hier gilt es eine für beide Parteien angemessene Vereinbarung zu finden, denn die Möglichkeit, ein Geschäftsfahrzeug privat zu nutzen, ist für den Arbeitnehmer auch in steuerlicher Hinsicht relevant.

Durch die Umsetzung der Fabi-Vorlage («Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur») ist dieses Thema in den vergangenen Monaten wieder vermehrt in den Fokus gerückt. Bisher brachte ein Geschäftsfahrzeug, das privat unentgeltlich genutzt werden durfte, dem Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil. Doch per 1. Januar 2016 wurde der Pendlerabzug für die Bundessteuern auf 3000 Franken beschränkt. Für die kantonalen Steuern haben einige Kantone bereits Höchstbeträge eingeführt. Diese liegen zwischen 3000 Franken (Kanton Basel-Stadt) und 8000 Franken (Kanton Schwyz). In anderen Kantonen wird eine Obergrenze derzeit diskutiert oder per 1. Januar 2018 eingeführt.

Für Arbeitnehmende, die mit dem Geschäftsauto zum Arbeitsort fahren, haben diese Gesetzesänderungen teilweise erhebliche steuerliche Auswirkungen, denn die Fahrkosten, die über den abzugsfähigen Betrag hinausgehen, werden als Einkommen angerechnet und müssen entsprechend versteuert werden. Auf der nationalen Ebene wird daher bereits über eine Änderung dieser Regelung diskutiert. Tatsache bleibt aber, dass die unentgeltliche Nutzung des Geschäftsautos in Zukunft aus finanzieller Sicht für Arbeitnehmende weniger attraktiv wird.

Auch die Beschaffungsart der Fahrzeugflotte kann Einfluss auf den Reglungsbedarf zwischen Unternehmen und Arbeitnehmenden haben. Zu denken ist etwa an vertragliche Bedingungen der Versicherungen oder des Leasinggebers, die sich indirekt auf den Arbeitnehmer beziehungsweise die Nutzung des Fahrzeugs auswirken. Darunter fallen allfällige Haftungsausschlüsse, Regressrechte oder auch Kilometerbeschränkungen.

Darüber hinaus sollte geregelt werden, wie die Nutzung aussehen soll, wenn es zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses kommt. Wird der Arbeitnehmer beispielsweise freigestellt, hat er mangels anderer Abrede auch während der Freistellung Anspruch auf das Geschäftsauto, wenn er dieses privat brauchen durfte. Ist ein Arbeitgeber auf das Geschäftsfahrzeug angewiesen, da es zum Beispiel für Einsätze einer Ersatzkraft benötigt wird, empfiehlt es sich daher dringend, eine Regelung im Arbeitsvertrag aufzunehmen, die eine finanzielle Abgeltung im Falle der Freistellung erlaubt. Ob eine Verpflichtung zur Rückgabe ohne Geldersatz zulässig ist, ist umstritten.

Schliesslich ist im Hinblick auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses Folgendes zu berücksichtigen: Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitnehmer mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses sämtliche Gegenstände zurückzugeben hat, die er vom Arbeitgeber erhalten hat. Dazu gehört auch das Geschäftsfahrzeug. Hat der Arbeitnehmer jedoch offene Forderungen gegenüber dem Arbeitgeber, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, ist er grundsätzlich berechtigt, das Geschäftsfahrzeug so lange zurückzubehalten, bis diese Forderungen bezahlt oder anderweitig sichergestellt sind (das sogenannte Retentionsrecht).

Dieses Retentionsrecht besteht unabhängig von der Höhe der Forderung. Selbst wenn also das Auto ungleich wertvoller ist als der offene Forderungsbetrag, kann es zurückbehalten werden. Auch hier ist umstritten, ob die Parteien vertraglich eine anderweitige Abrede treffen können. Diese Rechtsunsicherheit sollte jedoch nicht dazu führen, dass die Parteien auf eine vertragliche Regelung verzichten. Festzuhalten bleibt, dass der Arbeitnehmer nicht berechtigt ist, das zurückgehaltene Fahrzeug zu benützen.

Da ein Arbeitnehmer das Benützungsverbot am Retentionsgegenstand meist nicht kennt, empfiehlt es sich, ihn entsprechend abzumahnen.

Wie stark dürfen Arbeitnehmende bei der Nutzung des Geschäftsfahrzeugs überwacht werden?

Moderne Technologien erlauben es, ein Fahrzeug rund um die Uhr zu überwachen. Mittels GPS kann der Standort jederzeit ausfindig gemacht werden. Sogenannte «Drive-Recorder» oder «Blackboxes» können aber noch viel mehr. Sie zeichnen permanent Daten zum Fahrverhalten auf. Dazu gehören unter anderem Geschwindigkeit, Beschleunigung, Bremsmanöver und der Zeitpunkt der einzelnen Fahrten.

Bei Dienstfahrten sind solche Überwachungs- sowie Kontrollinstrumente nur  dann zulässig, wenn sie, zum Beispiel aus Sicherheitsgründen oder zur Koordination von Fahrzeugen, notwendig sind und der Arbeitnehmer davon weiss. Um diesbezüglich Klarheit zu schaffen und allfälligen Beweisschwierigkeiten vorzubeugen, empfiehlt es sich, im Arbeitsvertrag auf mögliche Kontrollinstrumente hinzuweisen. Eine Überwachung, die über das Notwendige hinausgeht, um beispielsweise das Verhalten des Arbeitnehmers generell zu kontrollieren, ist unzulässig. Folgerichtig dürfen auch private Fahrten nicht überwacht werden. Es muss dem Arbeitnehmer daher möglich sein, Überwachungssysteme für Privatfahrten auszuschalten.

Wie sieht es mit der Haftung bei Autounfällen aus?

In der Schweiz darf ein Fahrzeug nur in Verkehr gebracht werden, wenn dafür eine Haftpflichtversicherung besteht. Die Haftpflichtversicherung deckt Schäden, die Dritte durch einen Unfall erleiden. Schäden am Geschäftsfahrzeug selbst können freiwillig über eine Kaskoversicherung versichert werden. Bei Unfällen mit Geschäftsfahrzeugen stellt sich immer wieder die Frage, ob der Arbeitnehmer für ungedeckte Schäden aufzukommen hat. Dazu gehört unter anderem der Selbstbehalt, der (ungedeckte) Schaden am Geschäftsfahrzeug oder auch der Bonusverlust bei der Versicherung, der sich in höheren Prämien niederschlägt.

Das Gesetz sieht vor, dass der Arbeitnehmer den Schaden zu ersetzen hat, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Generell kommt es folglich auf das Verschulden des Arbeitnehmers an. Während bei leichtem Verschulden der Arbeitgeber für den Schaden aufkommen muss, ist bei einem schweren Verschulden der Arbeitnehmer ersatzpflichtig.

Dazwischen gibt es Graustufen, die in der Regel mit einem teilweisen Ersatz einhergehen. Dabei kommt es zusätzlich darauf an, ob sich mit dem Unfall ein Berufsrisiko verwirklicht hat. Diese Grundsätze sind auf private Fahrten des Arbeitnehmers nicht anwendbar, das heisst, der Arbeitnehmer haftet bei Unfällen mit dem Geschäftsfahrzeug in der Freizeit auch bei leichter Fahrlässigkeit.

Rund um die Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs durch Arbeitnehmende gibt es einige rechtliche Aspekte zu klären, die vertraglich festgehalten werden sollten. Was genau zu vereinbaren ist, hängt von der Art der Nutzung, aber auch von der Art der Beschaffung sowie Bewirtschaftung der jeweiligen Fahrzeugflotte ab. So sollten beispielsweise gewisse Konditionen aus dem Versicherungs- oder Leasing-Vertrag in die vertraglichen Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern aufgenommen werden.

Fazit

Zusammengefasst gesagt ist ein gut funktionierendes Flottenmanagement nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch rechtlich komplex. Erfolgreiches Flottenmanagement bedingt daher eine sorgfältige Vertragsgestaltung. Zudem empfiehlt es sich, die bestehende Lösung regelmässig zu hinterfragen und, wenn nötig, anzupassen.