Nicht selten verheben sich KMU ausgerechnet an jenen Aufträgen und Projekten, die ihnen den Durchbruch bringen könnten. Ein Fehlgriff bei der Durchführung eines wichtigen Projektes ist für Konzerne ärgerlich. Für kleinere Unternehmen kann es schlimmstenfalls das «Aus» bedeuten – unzureichendes Projektmanagement von wichtigen Aufträgen ist einer der grössten Fehler, die im Unternehmerleben passieren können. Doch wie umschifft man die gefährlichen Klippen bedeutender und umfangreicher Projekte?
Solide Methodik wählen
Viele Projektneulinge suchen hier allenfalls Rat in Seminaren und Büchern. Die Instrumente, die sie dabei kennenlernen, mögen zwar genial konzipiert sein, aber der Aufwand steht für kleine und mittlere Unternehmen in keinem praktikablen Verhältnis zum Ergebnis. Um es auf den Punkt zu bringen: Die meisten Projektmanagement-Methoden kosten Zeit, die man nicht hat, und bringen zu wenig Ergebnis, das man dringend benötigt. Viele dieser Techniken sind reine Zeitvergeudung, sie sind schlicht zwei Nummern zu gross für die meisten Projekte. Das heisst: Für ein bisschen Resultat muss riesiger Aufwand betrieben werden.
Verständlicherweise befassen sich viele Unternehmer und Geschäftsführer deshalb erst gar nicht ernsthaft mit Projektmanagement. Doch mit dem Verzicht auf eine solide Methodik gerät man in ein übles Dilemma. Altbewährte Vorgehensweisen reichen für grössere Vorhaben und Aufträge oftmals nicht aus. Ständiger Ärger und Frust wegen Korrekturen, Budgetüberschreitungen und Terminverzug sind Probleme, mit denen die Organisation tagtäglich zu kämpfen hat. Ganz auf herausfordernde Aufträge zu verzichten, ist aber auch keine Option. Gerade energisch aufstrebende oder in ihrem Markt expandierende Unternehmungen müssen den potenziellen Kunden demonstrieren, dass sie in der Lage sind, ihre Projekte professionell durchzuführen.
Pragmatisch handeln
Dabei ist Projektmanagement erheblich einfacher, als viele Verantwortliche glauben. Wichtig ist, dass man das eigentliche Ziel nicht aus den Augen verliert: Projekte sollen Innovationen erschaffen, Dienstleistungen erbringen, Produkte ausliefern und das Unternehmen so zum Erfolg führen. Je nach Projekt wählt man die jeweils passenden Methoden. Vieles von dem, was versierte KMU bereits wissen und intuitiv tun, benötigt nur noch den richtigen Dreh, um durchschlagend wirksam zu sein. Erfolgreiches Projektmanagement ist eben pragmatisch, nicht dogmatisch.
Und es gibt tatsächlich eine Reihe von Projektmanagement-Methoden, mit denen sich Projekte hochprofessionell managen lassen und die dabei einfach, unkompliziert und ohne grossen Aufwand anzuwenden sind. Wie schon Goethe sagte: «Das Geniale ist immer einfach.» Letztlich heisst es nur, die einfachen Methoden zu finden und richtig anzuwenden, was im Überangebot von Seminaren und Büchern, die auf die grosse Instrumentenkeule setzen, sicher nicht einfach ist. Bevor man sich allerdings für eine teure Projektschulung oder einen Workshop entscheidet, sollte man dem Anbieter auf den Zahn fühlen: Wie flexibel sind die besprochenen Werkzeuge, wie lassen sie sich auf die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen skalieren und wie können sie mit dem Erfolg wachsen?
Die folgenden fünf Herausforderungen im Blick zu haben, ist für Projektprofis zwar Routine, ihnen zu begegnen jedoch, ist alles andere als trivial. Unternehmen, die sich zum ersten Mal ins Projektabenteuer oder eine Mammut-Aufgabe stürzen, sind sich der drohenden Gefahren und Fallstricke meist gar nicht bewusst.
Typische Herausforderungen
Welche jedoch sind die richtigen Projektmanagement-Methoden für Unternehmen begrenzter Grösse und Ressourcen? Gute Werkzeuge gehen nicht von einer toll klingenden Methode aus, sondern sie widmen sich den konkreten Problemen, die grössere Aufträge typischerweise aufwerfen.
1. Unklare Ziele und schlechte Auftragsklärung
Wenn der Kunde keine klaren Ziele vorgibt, sondern sich hinter vagen Ideen oder pauschalen Wünschen versteckt, lautet die erste Pflicht, diese unklaren Ziele zu konkretisieren. Der Auftragnehmer darf sich erst zufrieden geben, wenn ein klar formulierter Auftrag auf dem Tisch liegt. Schliesslich hat die daraus entstehende Projektvereinbarung rechtlich den Status eines Werksvertrages. Werden die wichtigen Aspekte im Projekt nicht berücksichtigt, kann dies Vertragsstrafen und Mängelansprüche nach sich ziehen. Die wichtigsten Aufgaben:
- Zielsetzung klären: Wozu dient das Projektergebnis? Für wen (Bereich, Abteilung etc.) führen wir das Projekt durch? Was soll mit dem Projektergebnis erreicht werden? Woran erkennen wir, dass das Projekt erfolgreich war?
- Eckdaten festlegen: Die Rahmendaten für den Umfang, den Zeitraum sowie den Aufwand ermitteln und fixieren.
- Prioritäten setzen: Klären, wie die Prioritäten zwischen den drei Parametern Inhalt, Termin und Kosten verteilt sind, um die richtigen Stellschrauben für die spätere Projektarbeit zu bestimmen. (Liegt der Schwerpunkt auf den Inhalten, kann das zulasten der Termine gehen. Muss ein Projekt schnell fertig werden, ist das «ins Laufen kommen» manchmal wichtiger als die höchste Perfektion. Sind die Kosten prioritär, kommt es darauf an, was für die geplanten Gelder in welcher Zeit geschafft werden kann.)
- Wichtig ist es, den Projektkern zu formulieren, das heisst den Projektauftrag in maximal zwei bis drei Sätzen zusammenzufassen.
2. Mangelndes Anforderungsmanagement
Ständige Veränderungen der Anforderungen («Moving Targets») gehören zu den grössten Gefahren für weniger erfahrene Unternehmen. Viel zu schnell wird umgesetzt, entwickelt oder programmiert – unendliche Änderungsschleifen sind vorprogrammiert, und nicht selten explodieren dabei die Kosten und lassen die angestrebten Meilensteine in weite Ferne rücken. Hier ist es wichtig, zuerst aus den übergeordneten Projektzielen die Grundzüge einer Lösung abzuleiten. Sie sollte dabei alle wesentlichen Anforderungen berücksichtigen. Neben den funktionalen Anforderungen zählen hierzu auch technische Aspekte und organisatorische Fragestellungen. Die wichtigsten Aufgaben:
- Geschäftstreiber und -ziele ermitteln, um stabile Anforderungen zu erhalten: Was treibt den Aufraggeber zu dem Projekt? Welche geschäftlichen Ziele sind damit verbunden? Die Antworten hierauf sind der Handlungskompass, an dem man sich auch in schwierigen Projektphasen orientieren kann.
- Die Anforderungen aus geschäftlicher Sicht: Mit welchen Massnahmen erreichen wir die geschäftlichen Ziele?
- Die Anforderungen aus funktionaler Sicht: Was soll die Lösung leisten? Wie soll sie funktionieren?
- Die Anforderungen aus technischer Sicht: Wie soll sich die Lösung in Prozessen äussern?
- Die Anforderungen aus organisatorischer Sicht: Womit soll die Lösung implementiert werden beziehungsweise wie organisieren wir uns?
3. Chaos und Zeitverzug durch schlechte Planung
Die Projektplanung dient dazu, Abhängigkeiten, Risiken und Ressourcen sichtbar zu machen und die Komplexität in den Griff zu bekommen. Oft wird dagegen diese Planung in sträflicher Weise vernachlässigt, oder sie wirft mehr Fragen auf, als sie beantwortet. Sind Dauer und Aufwand der Aktivitäten richtig abgeschätzt, sind ein akkurater Termin- und Kostenplan kein Hexenwerk mehr. Ohne das leider zu häufige «Wir legen schon mal los, der Rest findet sich» lässt sich auch mit wenig Aufwand so planen, dass vor Projektstart alles geregelt ist, was geregelt werden muss. Die wichtigsten Aufgaben:
- Aktivitäten identifizieren und in Reihe bringen: Zuerst werden die Arbeitspakete definiert und in einen Projektstrukturplan eingebracht. Meilensteine werden definiert.
- Der Netzplan: Er berücksichtigt die logischen Abhängigkeiten einzelner Pakete (was muss wann fertig sein, damit …)
- Der Terminplan: Alle Aktivitäten werden mit dem Arbeitsaufwand und der Dauer fixiert.
- Der Balkenplan: Er dient zur Visualisierung des Projektablaufs und dient zur Steuerung.
- Wichtig: Verantwortungsgefühl aller Beteiligten wecken: Den Plan gemeinsam in Angriff nehmen. Nach Fertigstellung für die Akzeptanz aller sorgen und sich dessen vergewissern.
