Der Mensch im Fokus von Veränderungsprozessen

Aktuell müssen sich Unternehmen mehr als je zuvor an neue Gegebenheiten anpassen, um dem fortschreitenden Wandel gerecht zu werden. Dabei hat die Corona-Pandemie die Digitalisierung weiter beschleunigt und Betriebe dazu gebracht, unverzüglich die Infrastruktur auch im Homeoffice zur Verfügung zu stellen und einen Zugriff auf die Unternehmensportale und Anwendungen zu ermöglichen. 

Bedachtsam vorgehen

Dieser Paradigmenwechsel ist unausweichlich, um mit Wettbewerbern mithalten zu können. So schätzen auch 78 Prozent der 700 befragten CEOs in einer Studie von PwC  (www.pwc.com/gx/en/ceo-agenda/ceo-panel-survey.html), dass der verstärkte Wechsel hin zur Remote-Arbeit im Homeoffice langfristig bestehen bleibt. 

Doch Veränderungen verlangen auch das Commitment der Mitarbeiter, sodass diese nur mit einem strukturierten und professionellen Adoption- und Changemanagement (ACM) durchgeführt werden sollten. So muss bei der Einführung neuer Technologien, Software, aber auch bei geschäftlichen Umstrukturierungen, die eine Veränderung der Arbeitsweise zur Folge haben, immer bedacht vorgegangen werden. 

Die richtige Herangehensweise ist die Kombination aus einem pragmatischen, transparenten Ansatz mit einer Change-Management-Strategie, die durch Roadmaps und festgelegte Meilensteine ein geplantes Vorgehen verspricht. Gleichzeitig muss immer die Kultur des Unternehmens berücksichtigt und in den Prozess miteinbezogen werden.

Alle Mitarbeiter «abholen»

Das neueste, innovativste Programm nützt nichts, ohne die Bereitschaft und das Know-how der Mitarbeiter, dieses auch richtig zu benutzen. Oft reagiert die Belegschaft Neuerungen und Veränderung gegenüber negativ und geht in den Widerstand. Sie wollen an alten, vertrauten Strukturen festhalten und haben Angst vor einer neuen Technologie. Nur wenn allen Betroffenen deutlich gemacht wird, warum die Veränderung notwendig ist und dass die Neuerung Vorteile mit sich bringt und sogar die eigene Arbeit erleichtern kann, werden sie diese akzeptieren und zeigen die Bereitschaft, es zu erlernen.

Um dies zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter von Anfang an abgeholt und schrittweise an beispielsweise eine neue Software herangeführt werden. Dabei muss auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten eines jeden einzelnen eingegangen werden. Dies funktioniert nur durch eine offene Feedback-Strategie, die dies jederzeit berücksichtigt. 

Die Mitarbeiter müssen in den Mittelpunkt des Veränderungsprozesses gesetzt werden. Sie sind es, die letztendlich das neue Tool oder den neuen Prozess in ihrem Arbeitsalltag anwenden müssen. Nur wenn sie die Änderung wirklich verstehen, können sie diese nach und nach verinnerlichen und zu einem gelingenden Wandel des Unternehmens beitragen. Geschieht dies nicht, bringt das grosse Gefahren und Risiken mit sich. 

Fünf mögliche negative Folgen

Wer Changemanagement unterschätzt und auf eine zielgerichtete Einführung neuer Techniken und Tools verzichtet, muss mit schweren Folgen rechnen:

Abnahme von Vertrauen und Produktivität 

Fühlen sich Mitarbeiter bei der Einführung von Neuerungen nicht genügend abgeholt, hat dies einen Vertrauensverlust gegenüber dem Arbeitgeber zur Folge. Denn es könnte der Eindruck entstehen, dass es nicht wichtig sei, die Belegschaft an Änderungen heranzuführen. Folglich sind die Mitarbeiter enttäuscht und fühlen sich nicht ernst genommen. Gleichzeitig führt es zu hohen Produktivitätsein­bussen, wenn jeder Kollege aus der Belegschaft einzeln versucht, sich ein neues Tool anzueignen. Dies kostet Zeit und Geld, welche mit einer ACM-Strategie gespart werden könnte.

Geringere Konkurrenzfähigkeit

Achtet wiederum ein anderes in Konkurrenz stehendes Unternehmen bei Change-Prozessen auf alle Mitarbeiter und wendet eine professionelle ACM-Strategie an, werden diese Unternehmen als Arbeitgeber sehr attraktiv. Es besteht die Gefahr, dass sich Bewerber eher für die Konkurrenz entscheiden.

Gefährdung der IT-Sicherheit

Wird das Personal bei einer Veränderung nicht sorgfältig geschult, verstehen die Mitarbeiter neue Anwendungen weniger und können diese oftmals nicht richtig benutzen. Nicht selten werden auf eigene Faust dann verständlichere Alternativen gesucht, die in der Not weiterhelfen. Dies kann jedoch gefährliche Schatten-IT zur Folge haben, die weder kontrollierbar ist noch die notwendigen Sicherheits­updates installiert hat. Diese Sicherheits­lücken nutzen dann Hacker oftmals aus.

Negatives Betriebsklima

Fühlen sich Mitarbeiter nicht ausreichend geschult und wertgeschätzt, wirkt sich das unmittelbar auf die Atmosphäre im Betrieb aus. Früher oder später werden gute Mitarbeiter frustriert das Unternehmen verlassen. Dabei gehen mit ihnen auch wertvolles Wissen und Erfahrungen.

Schlechte Projektresultate

Nicht zuletzt wirken sich die genannten Risiken direkt negativ auf laufende Projekte aus. Wurde ein Veränderungsprozess unzureichend durchgeführt, wird weniger effektiv gearbeitet. Fristen werden überschritten und Kosten steigen 
ungeplant. Es kann sogar passieren, dass Projekte direkt beendet werden, um höhere Schäden zu vermeiden.

Professionelle Prozessbegleitung

Erfolgreiches Changemanagement fusst auf wissenschaftlich fundierten Methoden und berücksichtigt individuelle Begebenheiten. Unternehmen – unabhängig von der Grösse – fehlt es häufig an Know-how, personellen Ressourcen oder der nötigen Erfahrung. Experten erarbeiten einen passgenauen ACM-Ansatz und helfen so, Veränderungen nachhaltig zu verankern. Dabei kann dieser Prozess schon in 6 Monaten umgesetzt sein, aber auch bis zu 36 Monate dauern. Dabei werden folgende fünf Phasen planvoll durchschritten:

1. Phase – Preparing

In dieser Phase werden Vorbereitungen getroffen und Rahmenbedingungen geklärt. So wird ein ACM-Team gebildet, erste Regeln und Vorgehensweisen festgelegt und eine Sponsor-Roadmap gemeinsam mit dem Sponsor erstellt. Ausserdem sollten gemeinsam Kennzahlen zum Messen des Erfolgs definiert werden. Zuletzt folgt die Implementierung der Infrastruktur und damit Phase 2.

2. Phase – Setting the stage

Nun werden Pläne mit Handlungsempfehlungen für die sogenannten Coaches und Champions angefertigt. Als Coaches fungieren die Führungskräfte, welche die Mitarbeiter während des ACM-Prozesses mit allen notwendigen Informationen versorgen. 

Die Champions übernehmen als technische Experten sämtliche To-dos rund um IT und die Implementierung. Darüber hinaus wird ein «Communication Plan» entwickelt, der ein zielgruppenspezifisches Kommunikationsvorgehen vorgibt und eine offene Feedbackkultur vorschreibt.

3. Phase – Recursion tree

Die Coaches und Champions lernen anhand eines «Resistance Management Plan», mit Widerstand der Mitarbeiter umzugehen und Konflikte zu lösen. Aus­serdem werden Kommunikations- und Trainingspläne für das Projektteam finalisiert. Am Ende der Phase drei findet ein Kick-off für alle Mitarbeiter statt.

4. Phase – Tornado

Das neue System oder Tool wird zunächst an Mitarbeitern aus den Pilotgruppen erprobt und in deren Arbeitsalltag eingesetzt. Aus den Erfahrungen der Pilotgruppe können noch etwaige Lücken und Schwächen identifiziert und angepasst werden. Die Phase endet, wenn alle Mitarbeiter der Pilotgruppe die Neuerung verstanden und akzeptiert haben.

5. Phase – Sustainable Growth

Nachdem sämtliche Pläne nochmals optimiert wurden, folgt der flächendeckende Roll-out für alle Mitarbeiter. Immer wieder muss dabei das Feedback der Mitarbeiter eingeholt und eine offene Kommunikation sichergestellt werden.

Triple R

Damit eine Veränderung auch wirklich nachhaltig und langfristig verstanden und umgesetzt wird, sind mehrmalige Wiederholungen äusserst wichtig. Triple R steht daher für Repeat/Repeat/Repeat. Dies soll dafür sorgen, dass ein mögliches Zurückfallen in alte Muster und Strukturen verhindert wird. 

Weiterhin wird auch kontinuierlich Feedback eingeholt und gegebenenfalls Optimierungen vorgenommen. Dabei werden auch die festgelegten Erfolgskriterien analysiert und daraus weitere Schlussfolgerungen abgeleitet. 

Fazit

Es besteht eine wachsende Nachfrage nach Adoption- und Changemanagement. Von der Einführung neuer Arbeitsstrukturen bis hin zu neuen Technologien und Programmen: Der Mitarbeiter muss immer im Mittelpunkt jeglicher Veränderungen stehen. Nur so können Neuerungen erfolgreich und mit der Akzeptanz aller Mitarbeiter im Unternehmen eingeführt und langfristig beibehalten werden. Und nur so können Betriebe auch in Zukunft bestehen und mit Wettbewerbern mithalten.