Der Einkäufer als Netzwerker und Beziehungsmanager

Im Privatleben und in Unternehmen scheint es auf den ersten Blick einfacher zu sein, Geld auszugeben als Geld zu verdienen. Einkauf in Unternehmen ist aber weit mehr, als «gut und günstig» einzukaufen. Da in KMU weniger Möglichkeiten zur Spezialisierung bestehen, sind gerade dort die Einkäufer gefordert, die gesamte Bandbreite eines modernen Beschaffungsmanagements zu beherrschen. Im Vordergrund steht häufig, die Versorgung sicherzustellen sowie Kostenreduzierungen im Unternehmen (zum Beispiel durch Verbesserung der Bedarfsplanung), in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten (zum Beispiel durch Änderung von Spezifikationen) und entlang der gesamten Supply Chain (zum Beispiel durch Verbesserung der Logistik) zu identifizieren und umzusetzen. Hierzu bedarf es einer Beschaffungsstrategie, verschiedener Kostenanalyse-Methoden, einer cross-funktionalen Zusammenarbeit mit anderen Bereichen im Unternehmen, eines integrierten Lieferantenmanagements, eines Risikomanagements und vielem mehr – am allermeisten gut ausgebildete Einkäufer mit den entsprechenden Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen, sowie ausreichende Ressourcen und Zeit, um diese Aufgaben professionell erfüllen zu können.

Stand in der Unternehmenspraxis

Die Studie, an der sich 1266 im Einkauf tätige Personen (davon 39,9 % aus KMU, 60,1% aus grösseren Unternehmen; 90,0 % aus der Deutschschweiz, 10,0 % aus der Westschweiz; 79,5 % Männer, 20,5 % Frauen) beteiligten, zeigt, dass sich Einkäufer häufig nicht ausschliesslich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Vielmehr nehmen sie zusätzlich Funktionen in der Logistik (17,8 % aller Befragten), in der Projektleitung (16,5 %), im Produkt Management (5,1 %), in der Produktentwicklung (4,8%) oder im Bereich Infrastruktur /Facility Management (4,7 %) wahr. Der Vergleich von KMU mit weniger als 250 Mitarbeitern und grösseren Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitern (siehe Abbildung 1) zeigt, dass Einkäufer in KMU viel häufiger andere Funktionen übernehmen müssen. So ist fast jeder vierte Einkäufer in einem KMU für logistische Tätigkeiten zuständig. Mehrere Funktionen auszuüben, kann die cross-funktionale Zusammenarbeit fördern, allerdings bleibt häufig nicht ausreichend Zeit, sich um strategische Aufgaben im Einkauf zu kümmern.

Einkaufspraxis

Etwa 50 % der Unternehmen beziehen 41 % des Beschaffungsvolumens und mehr aus dem Ausland (Abbildung 2). Der hohe Auslandsbeschaffungsanteil unterstreicht die Internationalität der Zulieferketten Schweizer Unternehmen. Bei den KMU liegt der Anteil sogar etwas höher (51,1 % ) als bei grösseren Unternehmen (47,1 %). KMU sind damit noch stärker auf Bezugsquellen im Ausland angewiesen. Europäische Länder – insbesondere Deutschland – sind hierbei sowohl für KMU als auch für grössere Unternehmen die wichtigsten Beschaffungsländer (Abbildung 3).

Wie die Studie zeigt, entschieden sich fast zwei Drittel (57 %) der Unternehmen für eine Trennung des operativen vom strategischen Einkauf. Organisatorisch arbeiten 47,6 % der Unternehmen mit einem Zentraleinkauf, 44,9 % sind nach Warengruppen, 14,5 % nach Divisionen und 8,4 % nach Regionen organisiert. Darüber hinaus gibt es Kombinationen dieser Organisationsformen.

Der Stellenwert einer Funktion innerhalb des Unternehmens wirkt sich auf die Durchsetzungskraft und die Einflussnahme auf wichtige Unternehmensentscheidungen aus. Die Ergebnisse zeigen, dass sich Einkäufer mehrheitlich (36 %) gleichwertig zu anderen Funktionen im Unternehmen sehen, häufiger, aber geringer anerkannt (26 %) denn höher (13 %). Generell stufen Einkäufer den Stellenwert des Einkaufs ähnlich dem der Logistik und der Produktion ein. Dagegen wird der Stellenwert des Einkaufs im Vergleich zu Finanzen und Controlling, Verkauf und Marketing sowie Produktenwicklung / F & E häufig als geringer oder wesentlich geringer angesehen.

Dies zeigt, dass der Einkauf in vielen Unternehmen Potenzial hat, in seiner Sichtbarkeit, Einflussnahme, Bedeutung etc. aufzuholen. Vom Einkauf ist eine bessere Darstellung seiner Tätigkeit, und von der Unternehmensleitung eine höhere Wertschätzung gegenüber dem Einkauf gefragt.

Attraktivität des Einkaufs

Die Studie zeigt, dass 60 % der Befragten mit der Tätigkeit im Einkauf für ihre zukünftige Karriereentwicklung eher oder sogar sehr zufrieden sind, und nur 7 % geben an, dass sie eher oder sehr unzufrieden sind. Was macht diese Attraktivität aus? An oberster Stelle nennen 35 % der Befragten die Vielseitigkeit der Aufgaben im Einkauf. Danach folgen Kriterien wie Kundenkontakt, Lieferantenkontakt und Preisverhandlungen. Den Befragten ist die Einflussmöglichkeit auf den Unternehmenserfolg (als an sechster Stelle genannt) ebenfalls sehr wichtig. Zusammengenommen spricht dies einerseits für die sozialen Tätigkeiten und andererseits für die Leistungsaspekte, die den Einkauf besonders interessant machen. Fast die Hälfte der Befragten sieht aber einen Fachkräftemangel im Einkauf. Jedoch geben auch mehr als die Hälfte an, dass ihr Unternehmen nichts gegen den Fachkräftemangel unternimmt. Einerseits ist dies kritisch für die Unternehmen, andererseits bietet dies aber Chancen für Personen, die ihre berufliche Zukunft im Einkauf sehen.

Fazit

Um die Erwartungen eines substanziellen Beitrags zur Steigerung des Unternehmenswertes erfüllen zu können, muss der Einkauf heute eine Beschaffungsstrategie entwickeln und umsetzen, die sich an der Unternehmensstrategie und dem Beschaffungsmarkt orientiert. Der Einkäufer ist zum Netzwerker und Beziehungsmanager geworden, der sich neben Technik, Logistik und Qualität auch mit Innovation und den Finanzen bestens auskennen muss. Dies stellt hohe Anforderungen an die Organisation des Einkaufs sowie an die im Einkauf tätigen Mitarbeiter.