Der «Alltag» im KMU-Verwaltungsrat

Der Alltag im KMU-Verwaltungsrat ist von Firma zu Firma unterschiedlich. Jede Firma hat spezifische Fragestellungen und Bedürfnisse, wodurch sich die Arbeit des Verwaltungsrats je nach Unternehmen unterscheidet. Nichtsdestotrotz gibt es einige Gemeinsamkeiten, wie das VR-Gremium in KMU organisiert ist und welche Aufgaben der VR wahrnimmt.

Arbeit des Verwaltungsrats

Der KMU-VR trifft sich meist an vier bis fünf Sitzungen im Jahr à etwa drei Stunden. Neben dem Verwaltungsratspräsidenten (VRP) und den familieninternen und -externen VR-Mitgliedern wird oft auch der CEO eingeladen, denn die Geschäftsleitung (GL) zeigt dabei die Realitäten aus der alltäglichen Praxis und im Markt auf. Zusätzlich wird jährlich oder alle zwei bis drei Jahre ein Strategieworkshop durchgeführt, der ein bis zwei Tage dauert. Empfehlenswert ist, dass der Workshop nicht im Unternehmen stattfindet und dass man sich zum Workshop bereits am Vorabend trifft, um den nächsten Tag schon etwas vorzubereiten oder um das gemütliche Beisammensein zu geniessen, denn auch dies gehört zu einem gut funktionierenden VR dazu. Der VR kann die Schlagkraft erhöhen, wenn alle VR-Mitglieder sich gewissenhaft vorbereiten und ihre Meinungen treffend einbringen können. Die Autoren möchten unterstreichen, dass eine gute Vorbereitung aller Beteiligten unerlässlich für eine effektive und effiziente VR-Sitzung ist. Die VR-Mitglieder erhalten von der Geschäftsleitung Informationen zu den einzelnen Traktanden und Anträgen, die während der VR-Sitzung besprochen werden. Diese Informationen sollen frühzeitig verschickt werden, damit der VR die notwendige Vorbereitungszeit investieren kann.

Digitale Arbeitsmittel

Werden diese Unterlagen auf Papier ausgedruckt und verschickt, per E-Mail versendet oder funktioniert die Ablage anhand eines Online-Dienstes? In grösseren Firmen ist zu beobachten, dass teilweise iPads zur Verfügung gestellt werden, welche die erforderliche IT-Sicherheit aufweisen. In KMU ist dies nach Erfahrung der Autoren jedoch nicht stark ausgeprägt. Papier und Ordner oder das Versenden per Mail domin­ieren nach wie vor. Gründe dafür liegen darin, dass gewisse elektronische Dokumentenablagen nicht bekannt sind, ein Respekt gegenüber der IT-Sicherheit und Cloud-Diensten vorhanden ist oder die Unternehmen die höheren direkten Kosten scheuen. Die Unterlagen werden durch jeden externen VR gesammelt und die nicht mehr gebrauchten Dokumente nach ein paar Jahren geschreddert. Diese Unterlagen können schnell ein paar Ordner füllen. Wichtig ist, dass das Unternehmen diese Dokumente – insbesondere die VR-Protokolle – archiviert. Die Autoren möchten damit nicht sagen, dass das Ausdrucken der Dokumente der falsche Weg ist, doch möchten sie die Diskussion darüber fördern, welches Ablagesystem für den VR am geeignetsten ist.

Die Themen

Der KMU-VR tagt meist nach den Quartalsabschlüssen und vor der Generalversammlung (GV). An diesen Sitzungen werden neben den Finanzabschlüssen auch weitere Themen behandelt. Der VR sollte sich idealerweise um strategische Themen und somit um die Zukunft der Firma kümmern. In der Praxis ist jedoch zu beobachten, dass es sich auch um operativ-strategische Themen handelt, da sich der Unternehmer zu bestimmten Fragen einen Sparringpartner sucht. Folgende nicht abschliessende Liste zeigt Themen, die im VR besprochen werden:

• Beurteilung Geschäftsabschlüsse und Finanzen (Bilanz/Erfolgsrechnung)
• Liquiditätssituation
• Auftragsbestand/Zukunftserwartung
• Budget
• Strategieworkshop
• Risikobeurteilung
• Personalpolitik und Personalplanung
• Leistungsbeurteilung des VR
• Genehmigung Jahresrechnung und Jahresbericht, Gewinnverwendung
• Vorbereitung GV
• Leistungsbeurteilung und
• Zielvereinbarung Geschäftsleitung
• Mitarbeiterentlohnung
• Investitionsbudget
• Marketingplan
• Beförderungen

Eine beispielhafte Jahresplanung der Verwaltungsratstätigkeit kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
www.obt.ch/de/verwaltungsrat-was-muessen-sie-wissen

Es lohnt sich, die Rollen von VR und GL zu klären. Welche Themen sollen in welchen Gremien besprochen werden? Das Organisationsreglement regelt diese Zuständigkeiten. Es wird dadurch ersichtlich, welche Rollen und Funktionen der VRP, der VR und die GL haben. Somit kann vermieden werden, dass Diskussionen im VR diskutiert werden, die Sache der GL wären.

Die Führung der Sitzung

Auf den ersten Blick ist klar, dass der Verwaltungsratspräsident die VR-Sitzung führt. Auf den zweiten Blick muss dies jedoch nicht zwingend in allen Fällen zielführend sein. Der VRP gibt die Agenda und die zu besprechenden Punkte vor, häufig im Diskurs mit dem VR und dem CEO. Nichtsdestotrotz muss die VR-Sitzung nicht von ihm geleitet werden. Falls sich der VRP besser auf seine Aufgaben konzentrieren kann, wenn er nicht auch noch die Sitzung leiten muss, empfehlen die Autoren, einem anderen VR-Mitglied die Aufgabe der Sitzungsleitung zu delegieren. Es kann auch sein, dass ein VR-Mitglied gerade in der Sitzungsführung seine Stärken hat. Auch in solchen Fällen kann es angezeigt sein, diesem VR-Mitglied die Sitzungsleitung zu übertragen.

Die Protokollierung

Eine gewissenhafte Arbeit ist das A und O im Verwaltungsrat eines KMU und eines der besten Mittel, um der Frage nach der Organhaftung zu begegnen. Dementsprechend sollen die Sitzungen angemessen protokolliert werden. Dem Protokollführer obliegt es, die Diskussion und die Entscheide zu protokollieren. Es soll ersichtlich werden, wie der VR auf den Entscheid gekommen ist und wie intensiv die VR-Mitglieder darüber gesprochen haben. Die Autoren empfehlen den KMU-Verwaltungsräten, dass sie während der VR-Sitzung Notizen zu ihren genannten Punkten machen und das Protokoll – falls notwendig – nach der Sitzung durch diese Punkte ergänzen lassen. Zudem wäre es förderlich, wenn der Verwaltungsrat jeweils prüft, ob die Rechnungen für die Sozialversicherungen bezahlt wurden. Der VR haftet bei fehlenden Einzahlungen der Sozialversicherungen solidarisch mit seinem Vermögen.

Nach einer VR-Sitzung soll klar sein, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Dies wird in einer Pendenzenliste erfasst. Sie kann ganz einfach nach dem Schema «wer», «macht was», «bis wann» strukturiert werden. Am Anfang der nächsten VR-Sitzung empfiehlt es sich, die Pendenzenliste zu besprechen und abzuhaken, welche Aufgaben erledigt wurden.

Identifikation erhöhen

Es gilt, dass familienexterne VR-Mitglieder für die eigene Firma begeistert werden können und sie sich dadurch stark mit der Firma identifizieren. Die familienexternen VR wenden dadurch in den meisten Fällen mehr Zeit für das Mandat auf und fühlen sich stärker mit dem Unternehmen und dem VR verbunden. Es ist wie in einem Sport-Team: Je besser sich das Team versteht, desto schlagkräftiger ist es in den meisten Fällen. Gesellschaftliche Anlässe des Gesamt-VR wie Mittagessen oder Ausflüge nach der VR-Sitzung können das Gruppengefühl und somit die Schlagkraft erhöhen.

Spezielle Situationen

KMU können in spezielle Situationen rutschen, die vom VR und insbesondere vom VRP ein erhöhtes Engagement erfordern. Dies können eine Nachfolgesituation des Geschäftsführers oder Krisensituationen sein, wie der Ausfall des Geschäftsführers oder eine finanzielle Krise. In diesen Situationen gilt es, die Verantwortung wahrzunehmen und als VR die wichtigsten Schritte zu definieren, um die Firma auf Kurs zu bringen. Dies kann im Extremfall eine vorübergehende Geschäftsführungsübernahme durch den VRP oder ein VR-Mitglied bedeuten.