Die Aufgabe des Einkaufs, die qualitativ richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt und zum vorgestellten Preis vor Ort zu haben, wurde und wird in der Pandemiezeit auf die Probe gestellt. Plötzlich war und ist nicht mehr immer alles zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar, punktuell kam der Nachschub ins Stocken. Dies hat sich vordergründig in der Sichtbarkeit rasch verbessert. Stellt sich die Frage, wie das hinter den Kulissen aussieht und wie die mittelfristigen Folgen sein werden.
Unterschätzter Einkauf
Die Aufgaben der Beschaffung bestehen aus den beiden Partneraufgaben Einkauf und Logistik. Die besten Einkaufsverhandlungen sind nur dann erfolgreich, wenn danach auch die logistischen Aufgaben effizient erfüllt werden können und umgekehrt. Diese beiden Seiten derselben Medaille arbeiten in gut funktionierenden Wertschöpfungsketten zusammen. Der Logistik werden ganze Lehrstühle gewidmet. Beim Einkauf ist dies weniger der Fall. Es scheint, als ob die Pflichten des Einkaufs nach wie vor unterschätzt werden. Die Einkäufer hören es nicht gerne, aber eine ihrer wichtigsten Aufgaben hat nach wie vor mit der Preisfindung und Kalkulation zu tun. Natürlich ist es falsch, die Einkaufenden nur als Preisdrücker zu sehen. Umgekehrt ist jede Einsparung bei der Beschaffung im Grundsatz «Reingewinn» (vorausgesetzt, die erforderlichen Kriterien Qualität und Zeit bleiben stabil). Dieser Zusammenhang rückt aktuell wieder verstärkt in den Fokus.
Aktuelle Entwicklungen
Durch die Nähe zu den vorgelagerten Prozessen und Herstellern sitzt der Einkauf an der Schnittstelle für Innovation. Nicht nur, dass es so möglich ist, kommende Trends frühzeitig zu erkennen und aufzugreifen, sondern auch der Aufbau von langfristigen Partnerschaften oder eigener Wettbewerbsvorteile basiert auf der Erfahrung der Beschaffungsprofis. Nebst fundierter Marktkenntnis gehören hier Tätigkeiten wie Messebesuch, Austausch mit Gleichgesinnten, aber auch Begeisterung an der Aufgabe mit dazu. Bis vor Kurzem beschäftigte sich die Einkaufswelt verstärkt mit den Themen Agilität und Digitalisierung (Schlagwort Einkauf 4.0). Diese Themen sind aufgrund der Pandemiesituation zwar weiterhin zentral, erleben teils sogar einen Geschwindigkeitsschub, umgekehrt rücken gemäss aktuellen Studien und Umfragen die Themen
- Verfügbarkeitssicherheit und Umgang mit Risiken,
- Lagerhaltung, Lagerbestand und Beschaffungsquellen (alternative Lieferquellen),
- Preis (wie bereits erwähnt) und
- Nachhaltigkeit
wieder vermehrt ins Zentrum der Überlegungen. Selbstredend überschneiden sich diese Themen und führen durchaus zur Anpassung der Beschaffungsstrategie. Ebenso dürfte den meisten Unternehmungen klar geworden sein, welche Bedeutung eine Störung im Beschaffungsablauf haben kann. Zudem ist ein neues Risikobewusstsein in Entwicklung. Insbesondere die Themen Nachhaltigkeit und Sicherheit in den Beschaffungsquellen führen zu einer Überprüfung der grundsätzlichen Überlegungen. So kann es durchaus sein, dass Rückverlagerungen von Bezugsquellen oder Fertigungsbedarf in Erwägung gezogen wird. Ebenso sind alternative oder redundante Lieferantenbeziehungen gefragt und – wo nötig – im Wiederaufbau begriffen. Es lohnt sich, langfristige und stabile Partnerschaften auf- und auszubauen.
Die nötige Ausrüstung
Selbstredend sind in der aktuellen unruhigen und unsicheren Zeit die Erfahrungen und das Wissen rund um die Qualitäten und Möglichkeiten der Geschäftspartner als auch der alternativen Quellen von grosser Bedeutung. Ein Aufruf, langjährige Mitarbeitende aller Stufen und Bereiche miteinzubeziehen und ihre erworbenen Fähigkeiten zu nutzen. Zugleich kommen auch neue Ideen und Möglichkeiten zum Einsatz. Das nötige Rüstzeug einer soliden Einkaufstätigkeit basiert aber nach wie vor auf der erlebten Tätigkeit und einer parallelen praxisorientierten Ausbildung. So kann in der Schweiz keine Lehre als «Einkäuferin» absolviert werden. Die meisten Berufsleute haben den Zugang via technische Ausbildung und/oder eine kaufmännische Lehre gefunden. Andere finden den Einstieg über ein Studium oder eine andere Querverbindung. «Learning by doing» und bedarfsgerechte Weiterbildung im benötigten Bereich heisst die Devise.
Das Rad neu erfinden
Die Anforderungen an die Einkaufsabteilungen mögen teils unerwartet, teils aber auch längst überfällig sein. Wichtig ist, zu erkennen, dass fast keine Idee «einmalig» ist und unter den Kollegen im Sinne von «Best Practice» ein reger Austausch stattfindet. Entsprechend stehen Netzwerkorganisationen zur Verfügung, die diesen Wissenstransfer ermöglichen, forcieren und bündeln. Die Kunst ist, sich darauf einzulassen.
Die Einkaufsprofis leben von persönlichen Beziehungen und Kontakten. Dennoch hat sich auch hier vieles im vergangenen Jahr ins Netz und in Onlinemeetings verlagert. Für den reinen Wissenstransfer und ein «Kennenlern-Gespräch» mag dies auch in Zukunft verstärkt zum Einsatz kommen. Für den Aufbau und die Pflege von langfristigen Partnerschaften werden – sobald möglich – die persönlichen Kontakte und Treffen als auch der Austausch von Erfahrung anlässlich gemeinsamer Aktivitäten (Besuche vor Ort, Besichtigungen von Produktionsanlagen, Sichtung von Prozessabläufen und Ketten sowie der Besuch gemeinsamer Netzwerkanlässe) wieder vermehrt ins Zentrum rücken.
