Transparenzregister – die Meldung ist der kleinste Teil der Arbeit

Mehr als eine einmalige Meldung

Die Meldung selbst ist der kleinste Teil der Aufgabe. Zuvor muss die Gesellschaft jede natürliche Person identifizieren, die sie letztlich kontrolliert, deren Angaben mit der gebotenen Sorgfalt überprüfen und das Ergebnis dokumentieren. Der Blick ins Aktien- oder Anteilbuch genügt dafür selten, denn zu prüfen sind nebeneinander direkte und indirekte Beteiligungen von mindestens 25 Prozent, Absprachen unter Gesellschaftern, etwa in Aktionärbindungsverträgen, und jede andere Form der Kontrolle. Bei Holdings, mehrstufigen Strukturen und treuhänderisch gehaltenen Anteilen muss die Kontrolle bis zur natürlichen Person zurückverfolgt und je nach Konstellation auch die Kontrollkette gemeldet werden.

Mit der Erstmeldung ist die Arbeit nicht getan. Jede Änderung einer eingetragenen Tatsache ist innert eines Monats nachzumelden, bei Beteiligungen sobald eine Schwelle von 25, 50 oder 75 Prozent über- oder unterschritten wird. Jemand muss also Aktienübertragungen, Kapitalerhöhungen und neue Vereinbarungen laufend im Blick behalten, und die Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.

Ein Register mit Kontrollinstanz

Das Transparenzregister wird nicht bloss geführt, sondern kontrolliert. Die Behörde fordert säumige Gesellschaften zur Meldung auf und kann sie von Amtes wegen eintragen. Melden Banken oder Behörden Unterschiede zu ihren eigenen Informationen, erhält der Eintrag einen Vermerk, und eine Kontrollstelle prüft die Einträge risikobasiert und stichprobenweise. Bei wiederholten Verstössen kann sie die Mitwirkungs- und Vermögensrechte von Gesellschaftern suspendieren und bei Gesellschaften ohne Geschäftstätigkeit sogar die Auflösung anordnen. Vorsätzliche Verletzungen der Meldepflichten werden mit Busse bis zu 500'000 Franken bestraft. Verantwortlich bleibt das oberste Mitglied des leitenden Organs, auch wenn es die Aufgabe Dritten überträgt.

Der Treuhänder als Koordinator

Für viele KMU ist der Treuhänder oder ein anderer Berater die naheliegende Anlaufstelle. Er kennt die Gesellschaft, ihre Gesellschafter und ihre Abläufe und kann die Meldung mit einer Vollmacht für die Gesellschaft einreichen. Entscheidend ist ein koordiniertes Vorgehen. Für jede wirtschaftlich berechtigte Person braucht es Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten und Wohnsitz sowie eine Bestätigung, dass die zu meldende wirtschaftlich berechtigte Person eine AHV-Nummer besitzt oder, falls diese fehlt, eine Ausweiskopie. Diese Angaben liegen meist bei den Gesellschaftern, die zur Mitwirkung verpflichtet sind. Bereitwillig liefern sie aber erst, wenn sie verstehen, weshalb die Angaben verlangt werden und was genau gebraucht wird. Wer anfragt, wer erinnert, wer prüft und wer die Meldung freigibt, sollte deshalb von Anfang an zwischen Verwaltungsrat und Treuhänder geklärt sein. Eine einheitliche, verständliche Information an alle Beteiligten vermeidet Rückfragen und Verunsicherung.

Ein gemeinsamer Arbeitsplatz für Unternehmen und Treuhänder

Eine Software lohnt sich nicht erst bei vielen Aktionären oder verschachtelten Kontrollketten. Dort ist ihr Nutzen offensichtlich, weil sich Beteiligungen und Kontrollverhältnisse sonst kaum noch überblicken lassen. Aber auch im einfachen Fall verbessert sie die Zusammenarbeit von Unternehmen und Treuhänder, denn Gesellschafter erfassen ihre Angaben selbst, offene Punkte sind sofort sichtbar, und beide arbeiten auf demselben Datenstand.

Die Software dient als zentrale Ablage für alle Abklärungen, Daten, Meldungen und Veränderungen. In der Lösung von Konsento haben das Unternehmen und sein Treuhänder jederzeit Zugriff darauf, und das Wissen bleibt in der Gesellschaft, auch wenn Zuständigkeiten wechseln. Das ist wichtig, weil das leitende Organ für die Abklärungen und die korrekte Meldung verantwortlich bleibt, auch wenn es die Arbeit an einen Treuhänder oder Berater delegiert. Es kann diese Verantwortung nur wahrnehmen, wenn es den aktuellen Stand jederzeit selbst einsehen kann.

Besonders wertvoll ist die automatische Dokumentation. Das Gesetz verlangt, dass die Abklärungen dokumentiert und aktuell gehalten werden, auch die Schritte einer erfolglosen Abklärung. Entsteht die Dokumentation während der Prüfung, muss sie nicht später aus E-Mails und Excel-Listen rekonstruiert werden. Ein lückenloses Änderungsprotokoll zeigt zudem, wer wann welche Angabe erfasst, geändert oder freigegeben hat, und der Verwaltungsrat weiss auch in drei Jahren, warum eine Person gemeldet wurde und eine andere nicht.

Konsento verknüpft dafür das digitale Aktienregister mit den Angaben zu den wirtschaftlich berechtigten Personen. Die Software überwacht Veränderungen im Aktienregister und zeigt, wann eine Änderungsmeldung zu prüfen ist. Der Meldeassistent führt durch alle gesetzlich notwendigen Schritte zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, stellt Kontrollketten grafisch dar, erstellt die Meldedaten und legt automatisch ein Dossier an. So gewinnt jedes Unternehmen Rechtssicherheit und spart Zeit, unabhängig von der Grösse seines Aktionariats. Rund 750 Aktiengesellschaften führen ihr Aktienregister bereits so. Für Gesellschaften mit bis zu 150 Aktionären ist es kostenlos.