Gewichtige Rollen: VR-Präsident und -Ausschüsse

Die Statuten können bestimmen, dass der VR-Präsident durch die Generalversammlung gewählt wird (Art. 712 Abs. 2 OR). Die Stellung des Verwaltungsratspräsidenten wird im Gesetz kaum geregelt. Üblich ist, dass er die Generalversammlung leitet.

Im Weiteren legt der Swiss Code of Best Practice die Stellung des Verwaltungsratspräsidenten folgendermassen fest:

«Der Präsident ist verantwortlich für die Vorbereitung und Leitung der Sitzung; er ist der Garant der Information. Der Verwaltungsratspräsident nimmt die Leitung des Verwaltungsrates im Interesse der Gesellschaft wahr. Er gewährleistet die ordnungsmässigen Abläufe von Vorbereitung, Beratung, Beschlussfassung und Durchführung.

Der Präsident sorgt im Zusammenwirken mit der Geschäftsleitung für eine rechtzeitige Information über alle für die Willensbildung und die Überwachung erheblichen Aspekte der Gesellschaft. Der Verwaltungsrat erhält die übersichtlich aufbereiteten Unterlagen, soweit möglich, vor der Sitzung zugestellt; andernfalls lässt der Präsident die Unterlagen mit genügender Zeitvorgabe vor der Sitzung zum Studium auflegen.»

Der Verwaltungsrat muss seine Aufgaben nicht stets als Gremium erfüllen. Dies ist gerade in grösseren Unternehmen auch kaum mehr möglich, weshalb in börsenkotierten Gesellschaften die Ausschüsse nicht mehr wegzudenken sind. Aber auch im KMU-Bereich sind Ausschüsse mehr und mehr an der Tagesordnung, wobei hier der Revisionsausschuss klar im Vordergrund steht. In der Bestimmung und Auswahl der Ausschuss-Mitglieder spielt der VR-Präsident naturgemäss eine bedeutende Rolle.

Innerhalb des Verwaltungsrates werden sogenannte Ausschüsse (Committees) gebildet, welche die einzelnen Aufgaben unter angemessener Berichterstattung an den Gesamtverwaltungsrat wahrnehmen. Diese Ausschüsse bestehen aus Mitgliedern des Verwaltungsrates.

Der Vorteil der Arbeitsentlastung des Ver­­­­­wal­tungsrates liegt dabei auf der Hand. Weitere Vorteile bestehen in einer effizienteren Entscheidungsfindung sowie Spezialisierung der einzelnen Mitglieder (Peter Forstmoser, Organisation und Organisationsreglement der Aktiengesellschaft, Rechtliche Ordnung und Umsetzung in der Praxis, Zürich 2011, § 5 N 11). Nachteilig können sich Ausschüsse dann auswirken, wenn lediglich ein einziger geschäftsführender Ausschuss gebildet wird. Dabei besteht die Gefahr der Bildung einer Zweiklassengesellschaft innerhalb des Verwaltungsrates, da ein Teil der Mitglieder über einen Wissensvorsprung verfügen wird (Peter Forstmoser, a.a.O., § 5 N 22).

Bei der Bildung von Ausschüssen wird zwischen Ad-hoc-Ausschüssen, die für einzelne spezifische Aufgaben – beispielsweise ein Bauprojekt – gebildet werden, sowie ständigen Ausschüssen, welche zur Bewältigung von periodisch wiederkehrenden Aufgaben gebildet werden, unterschieden. Zur Vermeidung von Kompetenzkonflikten empfiehlt sich, ständige Ausschüsse möglichst detailliert im Organisationsreglement zu regeln (Forstmoser, a.a.O., § 5 N 15 ).

Weiter wird zwischen Ausschüssen mit Entscheidungskompetenz beziehungsweise ohne Entscheidungskompetenz differenziert. Letztere können formlos errichtet werden. Ihnen obliegt lediglich die Vorbereitung und Ausführung von Verwaltungsratsbeschlüssen. Ausschüsse mit Entscheidungskompetenz müssen durch die Generalversammlung gewählt werden. Der Verwaltungsrat überträgt ihnen Aufgaben, welche sie selbstständig erledigen können (Forstmoser, a.a.O., N 12 zu § 5).

Das Gesetz schreibt vor, dass die Berichterstattung an den Verwaltungsrat gewährleistet sein muss. Die Regelung dieser Pflicht ist im Organisationsreglement festzulegen. Die Organisation, die Durchführung der Sitzungen sowie die Beschlussfassung erfolgen analog derselben Regeln wie im Verwaltungsrat. Die Sitzungen sind zu protokollieren. Das Protokoll dient als Basis für die Berichterstattung an den Verwaltungsrat.

Der Verwaltungsrat kann jede ihm obliegende Aufgabe einem Ausschuss delegieren. Handelt es sich jedoch um eine unübertragbare Aufgabe im Sinne von Art. 716a OR, kann er nur die Vorbereitung beziehungsweise Ausführung des Beschlusses an den Ausschuss übertragen (Ausschuss ohne Entscheidungskompetenz [Forstmoser, a.a.O., § 5 N 14]).

Die Ausschüsse sollten nicht mehr als drei bis sechs Mitglieder umfassen. In kleineren Unternehmen kann es auch vorkommen, dass ein Ausschuss lediglich ein Verwaltungsrat umfasst. Für jeden Ausschuss ist ausserdem ein Vorsitzender zu bestimmen.

Üblicherweise stehen folgende Aus­schüsse im Vordergrund (Peter Böckli, § 13 N 411 ff.):

a) Exekutivausschuss (Executive Committee)

Dieser Ausschuss übernimmt die Aufgaben der Geschäftsführung.

b) Entschädigungsausschuss (Compensation Committee)

Der Entschädigungsausschuss beschäftigt sich mit der Entschädigungspolitik, vor allem auf oberster Unternehmens ebene (Ziffer 2.6 Swiss Code). Zu beachten ist hier die Besetzung des Ausschusses. Die Praxis verlangt, dass dieser Ausschuss ausschliesslich mit unabhängigen und nicht exekutiven Mitgliedern besetzt wird.

c) Revisionsausschuss (Audit Committee)

Im Gegensatz zum Entschädigungsausschuss ist der Revisionsausschuss auch in kleinen Unternehmen praktisch kaum mehr wegzudenken.

Wie bereits dargestellt, hat der Verwaltungsrat für eine angemessene Rechnungslegung, Finanzkontrolle und Überwachung der Gesellschaft zu sorgen. Ein Revisionsausschuss erlaubt es, diese zunehmend komplexen Aufgaben mit Unterstützung eines fachkompetenten Gremiums zu bewältigen.

Dabei erfolgt eine enge Zusammenarbeit mit den internen beziehungsweise externen Revisoren. Die Besetzung erfolgt aus Mitgliedern des Verwaltungsrates, welche mit den Rechnungsstandards vertraut sind (Forstmoser, a.a.O., § 5 N 85).

d) Risikoausschuss (Risk Committee)

Der Risikoausschuss kommt hauptsächlich bei Finanzdienstleistungsunternehmen vor. Seine Aufgabe ist die Über­prüfung der Grundlagen des Risiko-Managements und die Beurteilung der wichtigsten Risikopositionen sowie das Studium von Risikoberichten (Forstmoser a.a.O., § 5 N 141).

Die Beschlüsse des Verwaltungsrates werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Sofern die Statuten nichts anderes bestimmen, erhält der VR-Präsident eine spezielle Befugnis. Er stimmt als Vorsitzender bei Stimmengleichheit doppelt (Art. 713 Abs. 1 OR). Eine statuarische Abweichung kann darin bestehen, dass ein Antrag bei Stimmengleichheit als abgelehnt gilt.

Beschlüsse können auch auf dem Weg der schriftlichen Zustimmung zu einem gestellten Antrag gefasst werden, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Über jede Verhandlung und jeden Beschluss ist ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden und vom Sekretär unterzeichnet wird (Art. 713 Abs. 2 OR).

Es fragt sich, ob eine Beschlussfassung auch mit modernen Kommunikationsmitteln möglich ist. Beschlussfassungen via SMS, E-Mail, Skype, Twitter etc. bergen jedoch die Gefahr, dass eine gegenseitige (individuelle) Besprechung nur im begrenzten Rahmen möglich ist. Des Weiteren wird es schwierig sein, überhaupt eine richtige Debatte zu führen. Beschlussfassungen im obgenannten Sinn sind zwar möglich, sollten jedoch nur sehr zurückhaltend angewendet werden.

Jedes VR-Mitglied kann auch Rechte gegenüber dem VR-Präsidenten geltend machen. Das Mitglied kann unter Angaben der Gründe vom Präsidenten die unverzügliche Einberufung einer Sitzung verlangen (Art. 715 OR). Stellt ein Mitglied des Verwaltungsrates das Begehren um Durchführung einer Verwaltungsratssitzung, hat der Verwaltungsratspräsident diesem unverzüglich nachzukommen. Den Grund für die Einberufung muss er nicht prüfen. Lediglich bei einem offensichtlich missbräuchlichen Antrag hat er diesem keine Folge zu leisten (Forstmo-ser, a.a.O., § 11 N 26 ff.). «