Das Verwaltungsratssekretariat nach neuem Aktienrecht

Das Obligationenrecht sieht nach aktuellem Aktienrecht vor, dass ein Sekretär gewählt werden muss (OR 712) und dieser das Protokoll führt (OR 713). Im Gesetz wird nur die männliche Form verwendet; in der Praxis und auch bei den Eintragungen im Handelsregister ist jedoch auch die weibliche Form «VR-Sekretärin» üblich. 2023 tritt voraussichtlich ein neues Aktienrecht in Kraft. Ein Sekretär ist darin nicht mehr explizit erwähnt. Ist die Funktion damit hinfällig?

Aufgabengebiete

Um diese Frage beantworten zu können, muss das Aufgabengebiet des Sekretariats geprüft werden. Dabei unterscheiden sich die Tätigkeit sowie das Anforderungsprofil im KMU-Bereich zu börsennotierten Unternehmen. Diese unterstehen dem Börsengesetz BEHG und somit verstärkten Compliance-Vorschriften, womit auch die Tätigkeit des Sekretariats komplexer wird.

Unabhängig davon agiert das Sekretariat neben der Protokollführung auch in der Organisation und Begleitung eines Leitungsgremiums. Dazu zählen Sitzungsvorbereitung für VR und Ausschüsse, «Souffleur-Tätigkeiten», Pendenzenkontrolle, Handelsregistermutation, Führung von Stammakten, Reglementen und Weisungen et cetera. Je nach Informationsstand und Position innerhalb des Unternehmens ist der Sekretär das Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Verwaltungsrat.

Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem obersten Führungs- und Aufsichtsorgan werden oft die folgenden Anforderungen an das Sekretariat gestellt: Diskretion, zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denken und Organisationstalent mit höherer ­betriebswirtschaftlicher oder juristischer Aus- und Weiterbildung (zum Beispiel FH, Uni, Direktionsassistenz FA oder ­vergleichbar).

Rechtliche Faktoren

VR-Sekretäre werden insbesondere im internationalen Umfeld unter anderem als Corporate Secretaries bezeichnet und beraten als solche zum Thema Corporate Governance. Indessen kann ein Sekretär auch Aufgaben als Compliance Officer oder Risk Manager übernehmen und ­berücksichtigt die Business Judgment Rule.

• Corporate Governance: (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) ist der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen zum Wohlwollen aller relevanten Anspruchsgruppen.
• Compliance: ist die betriebswirtschaftliche und rechtswissenschaftliche Umschreibung für die Regeltreue (auch Regelkonformität) von Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligem Kodex.
• Business Judgment Rule: gilt als Grundsatz des schweizerischen Aktienrechts. Ausgangspunkt ist die Tatsache, dass Geschäftsentscheide unter ausgesprochen unsicheren Umständen und naturgemäss auf der Basis unvollständiger Informationen getroffen werden und somit Risiken bergen, dass die mit der Geschäftsführung betrauten Organe aber gerade dazu da sind, solche Entscheide zu treffen, in Risiken Chancen zu erkennen und die Chancen in Geschäftserfolg umzumünzen. Somit können Verwaltungsräte nicht für jeden Fehlentscheid haftbar gemacht werden. Protokolle können zur Re­konstruktion der Diskussionen und ­darauf basierender Entscheidungen heran­gezogen werden und so einen entscheidenden Beitrag zur Klärung von Schuld- beziehungsweise Schuldausschlussfragen liefern. Dabei handelt es sich um strafrechtlich relevante Urkunden, die weder verfälscht noch vernichtet werden dürfen.

Mit der zunehmenden Regulierung, der Internationalisierung der Gesetze, der wachsenden Bereitschaft zu Haftungsklagen gegen Organe der Unternehmen steigt auch die Belastung des Verwaltungsrates und des VR-Sekretärs. Funktionen werden erweitert und die Anforderungen an juristisches Wissen und Ausbildung steigen.

Durch eine organähnliche Tätigkeit, insbesondere bei aktiver Einbringung während der Sitzung, kann auch eine Haftpflicht nicht ausgeschlossen werden. ­Unabhängig der Verantwortung sollten einem VR-Sekretär die rechtlichen Grundlagen bekannt sein.

Konstellationen

Somit bezieht sich die Funktion des Sekretariats nicht ausschliesslich auf die Protokollführung und ist auch ohne explizite rechtliche Erwähnung nicht hinfällig. Die Frage stellt sich jedoch, welche Konstellationen es gibt und welche auch zukünftig sinnvoll sein können.

Doppelfunktion VR- und GL-Assistenz: Gerade bei KMU eine beliebte Konstellation. Die Assistenz der Geschäftsleitung ist mit den betrieblichen Themen vertraut und flexibel einsetzbar. Die Assistenz ist üblicherweise als Stabsstelle der Geschäftsleitung unterstellt.

• Doppelfunktion VR-Sekretariat und GL-Mitglied: Wo die Geschäftsleitung in die Vorbereitung der VR-Sitzung involviert ist, kann auch die Führung des Sekretariats sinnvoll sein. Meist ist das GL-Mitglied bereits Beisitzender der VR-Sitzung ohne Entscheidungskompetenz und kann die Protokollführung übernehmen.
• Doppelfunktion Sekretariat durch VR-Mitglied: Die Sekretariats­tätigkeit kann auch ein Mitglied des Verwaltungsrates übernehmen und ist oft in den Statuten bereits so vorgesehen. Die Sinnhaftigkeit ist vielmehr abhängig vom Profil des entsprechenden VR-Mitglieds und Teil der Diversitätsfrage im Gremium. Das aktive Mitwirken an Diskussionen und Beratungen kann durch die Protokollführung jedoch eingeschränkt werden.
• Unabhängiges VR-Sekretariat: Eine Doppelfunktion kann bei der Protokollführung, in der Aufgaben-Priorisierung oder dem Wissensstand zu Interessenskonflikten führen. Ein unabhängiges VR-Sekretariat kann durch ein extern beauftragtes Mandat oder eine interne (Teilzeit-)Anstellung gewährleistet werden, die sich explizit auf diese Funktion bezieht. Dadurch kann auch die strategische und operative Führung getrennt werden.