Die Leitung der AargauHotels.ch hat sich seit Längerem mit Fragen der Mitarbeiterzufriedenheit beschäftigt. Auf der Suche nach einem praxiserprobten und kostengünstigen Tool sind die Verantwortlichen im Juni 2010 im «KMU-Magazin» fündig geworden. Schnell war der eigene Kurztest durchgeführt und die Vorteile waren klar ersichtlich. So stand fest, dass die jährliche Umfrage zum ersten Mal mit einem externen Partner durchgeführt wird – und zwar online.
Das Unternehmen
Die Hotelkette AargauHotels.ch wurde 2005 als Marketinginstrument gegründet und umfasst die Betriebe Hotel Aarau-West AG, Oberentfelden, Hotel Bären Suhr AG, Suhr, die Hotel Lenzburg AG, Lenzburg, die Aarehof Betriebs GmbH, Wildegg, sowie die Hotel Kreuz Suhr GmbH. Diese fünf Hotels werden hauptverantwortlich von Dominik Wyss und Claudia Rüttimann geführt. Weitere Betriebe, die zur Gruppe gehören, sind das Seminarhotel Sempachersee, Nottwil, das Seehotel Hallwil in Beinwil am See und die Hostellerie Rigi Kaltbad. Diese drei Betriebe werden separat geführt. Da die Distanz zu diesen Betrieben ziemlich gross ist, konzentrieren sich die gemeinsamen HR-Aktivitäten auf die fünf Kernbetriebe um Aarau. Hier sind gesamthaft 123 Mitarbeitende beschäftigt, davon 30 Kadermitarbeitende.
Ablauf der Befragung
Der erste Kontakt erfolgte per E-Mail. Kurz danach fand anfangs Juli ein persönliches Gespräch zwischen der Geschäftsleitung der AargauHotels.ch und Ralph Gerber von HR-aktiv statt. Die verschiedenen Möglichkeiten der Mitarbeiterbefragung (vom Fragebogen bis zu den Auswertungen) sind im Internet ausführlich beschrieben. So können während dem Meeting bereits Details besprochen werden.
1. Organigramm
Da es sich im vorliegenden Projekt um mehrere Hotelbetriebe handelt, wurden die einzelnen Organigramme aus dem Betriebsalltag mit HR-aktiv besprochen und die jeweiligen Führungskräfte und Mitarbeiter gruppiert. Die Organigramme konnten von HR-aktiv problemlos übernommen werden. Die Möglichkeit besteht, die Organigrammstruktur direkt selber zu erfassen. Im vorliegenden Fall übernahm dies HR-aktiv.
2. Zusatzfragen
Neben den 41 Standardfragen, die in Gruppen eingeteilt sind, können weitere betriebsspezifische Fragen eingebaut werden. Bei den AargauHotels.ch besteht eine eigene Schulungslandschaft. Dazu wurden Zusatzfragen formuliert wie: Ich kann das Gehörte/Geschulte aus dem Schulungsprogramm der Wohlfühlacademy im Alltag anwenden? Ich profitiere von den monatlichen Wohlfühlaktionen der Wohlfühlacademy? Für die Leitung der Betriebe ist es wichtig zu wissen, wie sicher sich die Mitarbeitenden in Bezug auf sexuelle Belästigung fühlen – leider immer wieder ein Thema in Gastronomie und Hotellerie. Daher wurden auch Fragen zu diesem Thema integriert. Beim Formulieren der Fragen wurden die Verantwortlichen von HR-aktiv unterstützt. Dadurch passen die Fragen zugleich zum Bewertungsschema von HR-aktiv.
3. Motivierende Informationen
Nach dem Vorbereitungstreffen wurde die Umfrage im Internet bereitgestellt. Damit fing der Informationsteil an. Die Direktionen der einzelnen Hotels wurden Mitte Juli 2010 per E-Mail informiert, und kurz darauf wurden an den einzelnen Informationstafeln die Mitarbeitenden mit den wichtigsten Angaben vertraut gemacht (Ziel, Start, Grobablauf der Umfrage). Die Vorlagen von HR-aktiv wurden auf die Bedürfnisse der AargauHotels.ch angepasst und mit dem Firmenlogo ergänzt. Die durch HR-aktiv zur Verfügung gestellten Vorlagen sind ausführlich und in der Praxis leicht anwendbar. Eine persönliche Information wurde an alle Mitarbeitenden mit dem Juli-Lohn verteilt. Im Direktionsmeeting Mitte August wurden dann alle Direktionen mit den Detailinformationen versorgt. Für jede Abteilung wurden die Informationsblätter ausgedruckt und in den jeweiligen Kadersitzungen an die Führungskräfte verteilt. Diese händigten jedem Mitarbeitenden ein persönliches Informationsblatt aus. Darauf werden der Firmen- sowie Gruppencode vermerkt und das genaue Vorgehen erläutert. Es werde darauf hingewiesen, dass die Umfrage am besten online ausgefüllt werden sollte, dass es aber auch möglich ist, beim direkten Vorgesetzten einen Papierfragebogen zu beziehen. Die Fragebogen sind in diversen Sprachen verfügbar.
Ende August fand ein grosser Mitarbeiter-Informationsanlass statt. Dort motivierte die oberste Geschäftsleitung alle Mitarbeitenden, aktiv an der Mitarbeiterumfrage teilzunehmen und vor allem eine ehrliche und kritische Bewertung abzugeben. Die Auswertungsresultate sollen anspornen, Gutes weiterhin zu fördern und konkrete Optimierungsmassnahmen in Angriff zu nehmen. Der zeitliche Rahmen der Umfrage vom 1. bis 24. September wurde nochmals erwähnt.
