Informatik mieten oder kaufen: Was dafür und was dagegen spricht

Dieser Artikel möchte aufzeigen, dass es dazu sinnvolle Alternativen gibt. Diesen allen ist gemeinsam, dass Programme und Daten nicht lokal gelagert und betrieben sind, sondern ausgelagert und oft gemeinsam mit anderen Kunden genutzt werden. Die gebotene Leistung wird also von Dritten bezogen und pauschal oder nach Aufwand bezahlt. Bevor nun die stets alle Überlegungen dominierende Frage aufgeworfen wird, ob jetzt Kauf oder Miete des IT-Betriebes billiger ist, müssen Qualität und Verfügbarkeit in den Vergleich ein­bezogen werden. Dazu im Folgenden einige Gedanken.

Übliche Auslagerungskonzepte

Application Service Providing

Mit ASP wird das Zurverfügungstellen einer oder mehrerer Anwendungen und die Speicherung der zugehörigen Daten über das öffentliche Internet verstanden. In der Dienstleistung sind alle unterstützenden Tätigkeiten mit eingeschlossen. Die Verbindung der Benutzerstationen (Clients) mit dem Server oder den Servern erfolgt entweder als Web-Applikation oder dann über eine Einrichtung, die Terminal Server genannt wird.

Web-Applikationen

Web-Applikationen benötigen auf dem Client lediglich einen Internetbrowser und sind damit unabhängig vom Betriebssystem. Sie werden vorwiegend benutzt, wo diese Plattform­unabhängigkeit massgeblich ist, beispielsweise Telebanking, E-Mail-Clients, Webshops usw., also überall dort, wo die Benutzer unterschiedliche Systeme verwenden. Programme müssen aber speziell für diesen Zweck erstellt werden, was die Funktionalität begrenzt. Für eine sichere, verschlüsselte Übertragung (z.B. Zahlungsverkehr) benötigt man ein spezielles Protokoll (https). Die Benutzung ist oft kostenlos und für jedermann zugänglich.

Terminal Services

Terminal Services erlauben den Betrieb von beliebigen Anwendungen auf einem zentralen Server. Die Anwendungen und Daten befinden sich in einer Rechenzentrale, die Benutzer greifen über ein spezielles Client-Programm auf die zentralen Anwendungen zu. Diese Programme lassen sich nutzen, als seien sie auf einem lokalen PC oder Netzwerk installiert. Es sind Schnittstellen zum Datenaustausch mit anderen Programmen und zwischen Datenbanken möglich. «Cut and Paste» über eine Zwischenablage wird ebenfalls unterstützt. Beinahe jedes Programm kann auf einem Terminal Server zur Verfügung gestellt werden, dies mit verschlüsseltem Datenverkehr und gesicherter Authentifizierung. Die Lizenzkosten sind aber nicht vernachlässigbar, und die Konfiguration ist in der Regel komplex und aufwendig. Software auf dem Terminal Server muss lizenziert werden, wie wenn sie lokal benutzt würde. Gelegentlich kann das doppelte Lizenzkosten auslösen. Terminal Services werden vor allem dort eingesetzt, wo interne Firmenanwendungen wie ERP benutzt werden, also für einen klar abgegrenzten Benutzerkreis. In grösseren Anlagen arbeiten ganze Server-Farmen oder -Cluster.

Software as a service

SaaS ist ein wenig konziser Begriff. In der Regel ist damit das Zurverfügungstellen einer (einzigen) Anwendung via Internet gemeint, deren Benutzung nach dem effektiven Bezug (pay per use) oder pauschal verrechnet wird. Typische Anwendungen sind beispielsweise CRM-Programme (Kontaktverwaltung). Vorteil ist eine für Einzelpersonen oder Gruppen sofort verfügbare Software, ohne jahrelang auf die Installation durch die eigene IT-Abteilung warten zu müssen.

Einwände gegen Hosting

Für viele Firmen ist die Vorstellung, dass heikle Unternehmensdaten auf fremden Systemen gelagert sind, eine Horrorvision. In der Tat lässt sich nicht ausschliessen, dass Informationen von betriebsfremden Personen eingesehen oder allenfalls sogar manipuliert oder zerstört werden können. Näher betrachtet ist jedoch die interne Speicherung nicht viel sicherer. Ein ungesichertes Notebook oder ein Memory Stick mit der ganzen Kundenkartei kann auch da abhanden kommen. Zudem sind Firmeninterna für Insider viel spannender als für das Personal eines Hostingbetriebs. Auch ist beispielsweise die Problematik unverschlüsselter E-Mails nicht abhängig vom Standort des Mailservers. Wer behauptet, dass die Fremdlagerung von Daten à priori ein Sicherheitsproblem ist, darf konsequenterweise sein Geld auch nicht einer Bank anvertrauen. Wirklich heikle Daten in einem KMU sind ohnehin nicht die Finanzdaten, sondern Informationen über zukünftige Vorhaben, Fabrikationsgeheimnisse, Rezepte und dergleichen. Diese müssen unabhängig vom Standort gut gesichert sein.

Ein weiterer Einwand sind die Kosten. In der Tat sehen diese für Miete von Plattformen, Software und Service teuer aus. Sie sind es auch. Qualitativ einwandfreie Informatik war noch nie zum Nulltarif zu haben, dies unabhängig vom Konzept. Vergleicht man jedoch die gehostete Lösung mit einer internen und rechnet die Eigenkosten einigermassen wahrheitsgemäss, so ist bezüglich der Kostenfrage das Rennen mehr als offen. Denn auch hier spielt der Multiplikationseffekt: Je mehr Benutzer gleiche Plattformen benutzen, umso günstiger wird der Betrieb. Zudem darf man technisches Personal, das auch für Kunden einsetzbar wäre, nicht zu den Selbstkosten einsetzen, man muss sie zu den bei Kunden erzielbaren Tarifen einsetzen.

Hosting basiert auf der Verfügbarkeit einer Internetverbindung. Fällt diese aus, so fallen auch die gehosteten Leistungen aus. Falls eine hohe Verfügbarkeit erforderlich ist, muss der Internet-Zugang ausfallsicher gestaltet sein (mit Redundanz). Die Verfügbarkeit einer Internetverbindung ist allerdings heute für die meisten KMU auch ohne Hosting ohnehin wichtig, ein Ausfall bedeutet oft eingeschränkten Betrieb. Ansonsten ist die technische Verfügbarkeit nicht von einer gekauften Client-Server-Umgebung zu unterscheiden. Auch hier gilt jedoch das Gesetz der kritischen Masse: Ein anständiger «Hosting Provider» sorgt dafür, dass rund um die Uhr ein Notfalldienst auf Picket ist. In welchem KMU ist das mit eigenem Personal der Fall?

Hosting begründet natürlich ein Kunden-Lieferanten-Verhältnis und damit eine Abhängigkeit. Nur: Die Abhängigkeit besteht aber erst recht zwischen Firma und internem IT-Dienst. Auch eigene Angestellte sind nicht endlos verfügbar, und deren Know-how ist oft schlecht oder gar nicht gesichert. Kommt es zu einem Abgang, ist die Motivation zur geordneten Übergabe oft weg. Bei einem Anbieter hingegen steht hinter jeder Person auch eine Firma, die das Risiko eines Personalwechsels durch entsprechende Ausbildung und Dokumentation selber tragen muss, wenn sie im Geschäft bleiben will.

Das Abgeben von internen Leistungen führt zwangsläufig zu einem Verlust an eigenem Know-how. In einer technisch immer komplizierter werdenden Welt ist die Verlagerung von Know-how zum Spezialisten jedoch nicht aufzuhalten. Das Editieren eines autoexec.bat gehört nicht mehr ins Wissensportfolio eines PC-Nutzers. Einen Server, eine Firewall oder ein «Active Directory» aufzusetzen, ist nichts mehr für Amateure. Auch antrainiertes Wissen geht ohne ständige Beübung schnell verloren. Die Verlagerung von Allgemeinwissen zum Spezialisten ist eine nicht reversible Tatsache. Besser, man stellt sich darauf ein, als dass man das bekämpft. Massgeblich für Fitness ist also die ständige Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung. Diese Voraussetzung ist im typischen KMU heute nicht mehr gegeben.

Planung einer Migration

Entscheidet sich eine Firma zur Migration auf einen externen Host, so muss dies sorgfältig vorbereitet werden. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen bei den Anbietern, weil diese gestützt durch ihre Erfahrung dem Kunden bei Planung und «Roll-out» Hilfestellung leisten müssen. Je besser das Vorhaben vorbereitet ist, umso reibungsloser verläuft die Migration. Die Benutzer – in der Regel ohnehin skeptisch bezüglich Veränderungen – werden dafür dankbar sein, wenn sie sich auch auf der neuen Plattform wieder finden. Das «Zügeln» von Anwendungen und Daten auf einen Host, in der Regel noch mit «Updates» oder sogar neuen Programmen verbunden, wird meist krass unterschätzt. Hier gibt es bei den Anbietern noch Optimierungspotenzial, sind doch viele IT-Spezialisten nicht in der Lage, die Sorgen und Nöte der von weniger Fachwissen geplagten Benutzer zu antizipieren. Und Vorausschauen tut Not, denn in der IT gilt wie bei allen andern komplexen Tätigkeiten, dass ein Problem immer teurer und immer ärgerlicher wird, je später es angegangen wird. Hier ist intensive, ernsthafte Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Nutzer gefragt. Vorher, nicht im Nachhinein.