«Zu einem guten Ende gehört auch ein guter Beginn» – dieses Zitat, das Konfuzius zugeschrieben wird, bringt die Bedeutsamkeit des Anfangs für ein erfolgreiches Projekt auf den Punkt. Jedoch wird die Relevanz der Projekt-Startphase für den Erfolg eines Projekts oft vernachlässigt. In nicht wenigen Projekten entfällt eine Startphase sogar ganz. Dabei ist gerade die Gestaltung des Projektbeginns ein erfolgskritischer Bestandteil für den Projekt-Verlauf.
Herausforderungen
Besonders die sauber vorbereitete Zielklärung stellt beim Start des Projekts eine wesentliche Komponente zur Vermeidung möglicher Probleme dar. Denn häufig haben die Teilnehmer des Projekts aufgrund der unterschiedlichen Informa-
tionslage bereits vor dem Anfang ganz unterschiedliche Zielvorstellungen und verschiedene Erwartungen zum gesamten Projekt.
Wenn diese zu Beginn nicht erkannt und bereinigt werden, braucht man sich nicht zu wundern, wenn später einzelne Teammitglieder in eine falsche Richtung gehen beziehungsweise anders gelagerte Ziele verfolgen oder – schlimmer noch – gar nichts machen.
Ausserdem kann es ebenfalls schwierig werden, wenn Teilnehmer einen unterschiedlichen Kenntnisstand und auch abweichende Informationen über das Projekt haben und dieses somit auch verschieden planen und beispielsweise die Prioritäten unterschiedlich setzen. Diese Unklarheiten entstehen meist durch eine zu geringe Kommunikation seitens der Projektleiter oder aufgrund von Missverständnissen.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass sich viele Mitarbeiter, welche am Projekt beteiligt sind, untereinander noch nicht kennen. Es gibt Projekte, bei denen sich die Teammitglieder erst beim Projektabschluss überhaupt zum ersten Mal treffen – mit den entsprechenden Problemen im Projektablauf. Gerade für Teams in grossen Projekten mit hoher Mitarbeiterzahl ist ein erstmaliges Get-together sinnvoll. Allerdings ist ein Kennenlernen auch für kleine Projektteams empfehlenswert. Besonders dann, wenn die Teamzusammensetzung und Rollenverteilung noch nicht jedem im Team klar ist. In solch einer Situation besteht die allererste Aufgabe des Projektleiters darin, die Teammitglieder miteinander bekannt zu machen und deren Rollenverteilung innerhalb des Projektes zu klären.
Ziele
So kompliziert die Einfluss- und Risikofaktoren für ein gelungenes Projekt auch erscheinen, so einfach ist die Lösung: Das oberste Ziel für einen gelungenen Projektstart muss es sein, für alle Mitarbeiter einen gemeinsamen Wissensstand und einheitliche Zieldefinitionen zu etablieren. Das bedeutet zunächst, dass sich alle Projektmitglieder untereinander kennen sollten. Ein gemeinsames Kick-off-Meeting mit allen Beteiligten gibt eine gute Möglichkeit zum erstmaligen Austausch der Teilnehmer. Eine Liste über alle Teilnehmer mit deren Rollen innerhalb des Projektes sorgt zusätzlich für Verständnis und Transparenz über die Positionen eines jeden Einzelnen.