Wir hinterlassen immer einen Eindruck. Im persönlichen, schriftlichen und telefonischen Kontakt. Daran ändern auch die neuen Möglichkeiten in der digitalen Welt nichts. Nur sind wir uns dessen nicht mehr gleich stark bewusst. Ob dieser Eindruck zu unserem Vor- oder Nachteil ausfällt, liegt allein in unserer Hand. Achtsamkeit, Höflichkeit und Respekt im Umgang mit alten und neu dazugewonnenen Kommunikationsmitteln zahlen sich mehr denn je aus. Sie sind die Grundlage für langfristigen Erfolg.
Stilvoll am Telefon
Je freundlicher und kompetenter uns die Person am anderen Ende der Leitung wahrnimmt, desto besser sind die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Gespräch und eine ebenso erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Auch dann, wenn die zu besprechenden Themen einmal von unangenehmerer Natur sein sollten. Damit dies gelingt, ist man gut beraten, ein paar Regeln zu beachten.
Trotz digitaler Hilfsmittel ist das Papier noch nicht in Rente gegangen. Deshalb sollten immer ein Schreibstift und Notizblatt bereitliegen, um den Namen des Gesprächspartners zu notieren sowie Vereinbarungen, Termine, Preise oder Konditionen festzuhalten. Hat man den Namen nicht richtig verstanden, darf man ruhig nachfragen und gegebenenfalls darum bitten, ihn zu buchstabieren. Dann gilt es, den Grund des Anrufs zu ermitteln, Auskunft zu geben und behilflich zu sein. Beim Weiterverbinden ist darauf zu achten, den Anrufer nicht zu lange warten zu lassen. Das Telefonat wird immer mit einer freundlichen Verabschiedung beendet.
Kein Platz für Multitasking
Klingelt das Telefon, bitte nicht gleich abnehmen. Beim ersten Klingelton ist der Anrufer eben erst fertig mit der Nummernwahl und nicht darauf gefasst, dass sich bereits eine Stimme meldet. Deshalb zwei bis drei Mal klingeln lassen und dann abheben. Mit einem Lächeln im Gesicht. Das weckt unbewusst Sympathien beim Gesprächspartner, da es einen direkten Einfluss auf die Stimme hat und demzufolge auf die akustische Visitenkarte des Unternehmens und die Person insgesamt. Als Begrüssung nennt man zuerst den Namen des Unternehmens und dann den eigenen Vor- und Nachnamen. Wer möchte, fügt ein freundliches «Grüezi» bei und nennt bei interner Verbindung zusätzlich die Abteilung.
Während des Telefonates ist die Aufmerksamkeit ausschliesslich auf das Gespräch gerichtet. Andere Aufgaben müssen warten. Ablenkung durch das Tippen auf der Tastatur oder andere Aktivitäten werden vom Anrufer wahrgenommen und als störend empfunden. Dasselbe gilt für das Kauen. Ob ein Apfel oder ein Kaugummi ist dabei unwichtig, denn die Leitung transportiert bereits kleinste Geräusche zum Hörenden am anderen Ende. Auch der Durst wird vorteilhaft erst nach Gesprächsende gestillt.
Korrekt auch mobil
Heute ist im Geschäftsalltag fast jeder mit einem Smartphone ausgerüstet. Viele wollen, andere müssen von Berufs wegen fast immer erreichbar sein. Umso empfehlenswerter ist es, weniger aufdringliche Klingeltöne zu wählen und darauf zu achten, dass der Umwelt ein Dauerklingeln erspart wird. Doch nicht nur auffällige Klingeltöne werden vom Umfeld als belastend empfunden. Die Mitmenschen werden sogar dazu gezwungen, Gespräche mitzuhören, die sie weder interessieren noch für ihre Ohren bestimmt sind. Es kommt gar vor, dass Firmennamen und vertrauliche Informationen laut ausgesprochen werden. Es gibt unzählige Beispiele, warum es vorteilhaft ist, sich beim Telefonieren in der Öffentlichkeit an einige Regeln zu halten und an bestimmten Orten das Handy auf lautlos zu stellen oder gar auszuschalten.