Das digitale Personaldossier setzt der Papierflut ein Ende

Was vor Jahrzehnten noch als sinnvolles Mitarbeiterauskunftssystem taugte, verkommt heute vielerorts zum angestaubten Nebenschauplatz, da die wichtigsten Informationen aus dem Bereich Human Resources (HR) jederzeit in modernen HR-Management-Systemen online abrufbar sind. Doch die Papierakte lebt in ihrer Rolle als juristisch unanfechtbares Beweismaterial tapfer weiter. Auch wenn in den vergangenen Jahren ein Grossteil der HR-Prozesse modernisiert und auf IT-gestützte Lösungen umgestellt wurde, fristet das Personaldossier nach wie vor ein Dasein, wenngleich mittlerweile etwas stiefmütterlich. Es endet auch heute so mancher perfekt durchgestylte, automatisierte und digitale HR-Prozess wie die Zielvereinbarung oder die Mitarbeiterbeurteilung mit ausgedrucktem, von Hand unterschriebenem und in der Personalakte abgelegtem Papier. Aus der Traum vom papierlosen Büro?

Papier noch im Vordergrund

Das Thema Personaldossier präsentiert sich von zwei Seiten: der Aktenzugriff auf der einen und die Aktenpflege auf der anderen Seite. Häufig aber wird, wenn es um eine digitale Lösung geht, das Thema nur vom ersten Aspekt her betrachtet. Um den Arbeitsalltag von HR und Linie zu vereinfachen, wird ein ortsunabhängiger Aktenzugriff gefordert, um damit auch den «Schattendossiers» – zu finden in Schreibtischschubladen oder lokalen Dateiablagen der Führungskräfte – den Garaus zu machen. Nichts einfacher als das: Man nehme alle Papierdokumente, scanne sie ein und stelle sie elektronisch und webbasiert zur Verfügung. Dafür genügt ein simples Dokumenten-Management-System (DMS), mit einer gewissen Intelligenz, was Zugriffe und Berechtigungen angeht. Wer nun aber denkt, über ein digitales Personaldossier zu verfügen, liegt weit daneben. Denn dieser Ansatz lässt zu viele Wünsche offen. Zunächst einmal schafft er Redundanzen, da alle oder zumindest viele Dokumente sowohl papierbasiert als auch in elektronischer Form vorliegen. Und was von Führungskräften sicher als Arbeitserleichterung wahrgenommen wird, schafft beim Human Resources Management (HRM) leider vor allem eines: Mehrarbeit. Wirkliche Effizienzsteigerung und Kostenersparnis sind so nicht zu bewirken. Eine auf diese Weise geschaffene digitale Personalakte ist zunächst einmal eine elektronische Dokumentenablage und nicht zwangsläufig auch ein rechtsgültiges digitales Dossier. Das Papier hat hier nach wie vor den «Lead».

Das «echte» E-Dossier

Liebäugelt ein Unternehmen mit einem echten digitalen Personaldossier, müssen die HR-Prozesse unter die Lupe genommen werden. Am Ende vieler HR-Prozesse entstehen aktenpflichtige Dokumente als Prozessresultat, andere wiederum werden durch einen Akteneintrag ausgelöst. Es ist somit eine detaillierte Analyse des Status quo nötig: Wo überall entstehen Dokumente, und auf welchen Kanälen finden sie ihren Weg in das Personaldossier? Wie sehen diese Prozesse heute aus, wie können sie sich in Zukunft abspielen? Anstatt beispielsweise ein Dokument zu erzeugen, auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, kann der Prozess selbst direkt ein digitales Dokument generieren, das automatisch in die digitale Personalakte des Mitarbeiters wandert. Also ohne Papier. Andere Dokumente erreichen das Unternehmen auf dem Postweg und müssen gescannt und abgelegt werden: zentral oder dezentral. Häufig werden diese Abläufe mithilfe von Barcodes organisiert.

Hinter all diesem Bestreben stehen Kosten, Raum und Zeit als wichtigste Treiber. Doch echte Einsparungen entstehen am Ende nur, wenn man sich von den Papierakten komplett trennen kann, was in der Tat möglich ist. Die gesetzliche Situation in der Schweiz erlaubt dies, sofern bestimmte Richtlinien streng eingehalten werden. So muss unter anderem durch Dateiformate wie PDF/A und TIFF G4 die Unveränderbarkeit der Dokumente gegeben sein. Weiterhin müssen die Dokumente auf einem unveränderbaren Medium gespeichert werden. Dazu zählen unter anderem Hightech-Speicherlösungen der Anbieter Ixos oder NetApp, die die rechtssichere Archivierung und Datenverschlüsselung garantieren, oder natürlich die guten alten CD und DVD. Ist die Speicherung auf veränderbaren Medien erfolgt, muss die Herkunft mittels digitaler Signatur sichergestellt werden. Neben der Speicherung am richtigen Ort und im korrekten Format müssen weiterhin alle Zugriffe nachweisbar protokolliert sein.

Der Datenschutz

Eines der wichtigsten Projektthemen ist der Datenschutz. Dazu gehört nebst dem Berechtigungskonzept auch die Analyse möglicher Sicherheitslücken. Dürfen beispielsweise Dokumente jederzeit gedruckt oder lokal auf einem PC gespeichert werden? Ist sichergestellt, dass Mitarbeitende exklusiv Zugriff auf ihre eigene Akten haben und nicht auf diejenige von Kollegen? Es wäre auch falsch, sich dabei 1:1 an den Berechtigungen des HRM-Systems anzulehnen, denn bei weitem nicht alle Personen, die Zugriff auf Mitarbeiterdaten des HRM-Systems haben, verfügen über einen Schlüssel zum Aktenschrank.

Und wenn alles rund läuft und das neue digitale Dossier einige Zeit im Einsatz ist, können nun diese Aktenschränke tatsächlich geleert werden. Aber auch hier ist Vorsicht geboten. Die Aktenvernichtung unterliegt ebenfalls gesetzlichen Vorschriften. Zu empfehlen ist eine Vernichtung durch einen zertifizierten Partner, der sicherstellt, dass die relevanten Normen ISO 9001 und ISO 14001 eingehalten werden. Diese betreffen sowohl die eigentliche Vernichtung als auch den gesicherten Transport in speziellen Behältnissen. Bei der Vernichtung wird das Papier fachgerecht verkleinert, so dass es anschliessend ökologisch wiederverwertet werden kann.

Inhouse oder Outsourcing?

Outsourcing macht aber auch vor dem digitalen Personaldossier nicht halt. Viele der gängigen Softwarelösungen können sowohl inhouse installiert als auch bei einem Outsourcing-Partner gemietet werden. Von der Softwaremiete bis hin zum Scan-Service im täglichen Betrieb ist eine Bandbreite verschiedener Service Level möglich. Diese Angebote sind preislich vor allem für kleinere Firmen attraktiv, werden dennoch nur zögerlich angenommen. Die Vermutung liegt nahe, dass es ein grosser Schritt für ein Unternehmen ist, sich von den Papierakten zu trennen, und die Vorstellung, dass die neuen digitalen Dossiers sich quasi «ausser Haus» befinden, scheint noch eine Hürde darzustellen. Nichtsdestotrotz ist das E-Dossier im Outsourcing-Betrieb eine wirtschaftlich attraktive Variante, um mit geringen, fest kalkulierbaren Kosten von einem digitalen Personaldossier zu profitieren. Insbesondere auch deshalb, weil im KMU-Bereich häufig die Kosten für die ansonsten benötigte Hardware und Scan-Infrastruktur zur Ablehnung eines solchen Projekts führen können. Zudem gilt: Wer sich heute für Outsourcing entscheidet, kann später jederzeit wieder auf eine Inhouse-Lösung wechseln.

Blick in die Zukunft

Verfolgt man den Gedanken des «aktiven Personaldossiers» weiter, eröffnen sich Möglichkeiten für zahlreiche weiterführende Aktenfunktionalitäten. Zielstrebig geht der Trend in Richtung Komplettlösung, sprich HR Information Processing (HR IP). Hierbei ist das Personaldossier nicht länger nur ein Ort der Ablage und des Zugriffs von Daten und Dokumenten, sondern bietet Funktionalitäten zum direkten Erstellen von Mitarbeiterdokumenten aus dem Dossier heraus. Beispielsweise kann ein Antrag auf Beförderung aus dem Personaldossier heraus erstellt werden und verschiedene Genehmigungsschritte durchlaufen, bis die Beförderung in Kraft tritt. Alle in diesem Prozessverlauf entstehenden Dokumente und Datenmutationen werden automatisch im richtigen Dossier abgelegt, womit der Prozess lückenlos nachvollziehbar ist. Mit HR Information Processing schliesst sich der Prozess- und Dokumentenkreislauf im Personalmanagement. Wirft man einen Blick auf die Angebote von Softwarehäusern, wird die Entwicklung die bisherige – künstliche? – Trennung zwischen HRM-Systemen und digitalen Aktenlösungen zum Schmelzen bringen.