Auf neue Marktgegebenheiten ganzheitlich reagieren

Wenn ein mittelständisches Catering-Unternehmen wie Royal Business Restaurants (RBR) aus Thayngen einen globalen Marktführer der IT-Branche als Neukunden hat, ist es permanent Situationen ausgesetzt, die in der Vergangenheit so nicht aufgetreten sind. Täglich neue Menupaletten und eine Vielzahl individueller Ernährungswünsche setzen nicht nur eine innere Stärke und hohe Flexibilität der Mitarbeitenden voraus. Vor allem muss auch eine optimale Organisationsstruktur mit entsprechender Kommunikationskultur vorhanden sein. Hierarchisches Denken würde in dem speziellen Fall nur als Bremse für Kreativität, Produktivität und individuelle Mitarbeiter-
potenziale wirken.

Die Ausgangslage

Seit April 2010 ist RBR als Caterer für einen globalen Marktführer in der IT-Branche tätig. Um den hohen Anforderungen des Kunden optimal gerecht zu werden und für zukünftige Projekte besser gewappnet zu sein, entschloss sich RBR, anfangs 2011 eine Neujustierung seiner Organisationseinheit vorzunehmen. Die Veränderungen sollten von einem erfahrenen Coach und Trainer begleitet und auf eine gesunde Basis gestellt werden.

Der Prozess

Nach mehreren Gesprächen mit der Geschäftsführung wurde eine SWOT-Analyse (Stärken-, Schwächen- und Chancen-Analyse) erstellt und daraus entstand ein erster Projekt- und Trainingsplan. Die SWOT-Analyse zeigte klar auf, dass im Bereich Coaching und Training der Führungskräfte ein grosser Nachholbedarf bestand. Bis dahin hatten die Mitarbeitenden noch nie an einer Führungsschulung oder einem begleiteten Coaching/Training teilgenommen.

Da der Kunde kulinarisch und vom Ambiente her täglich neu begeistert werden will, müssen die Mitarbeitenden hohen Erwartungen gerecht werden. Wegen der auch persönlichen Herausforderungen sollte die Stärkung der Persönlichkeit Teil des Trainings sein. Führungskräfte, die in sich gestärkt sind, können besser mit starken Persönlichkeiten umgehen und sie zur Entfaltung bringen.

In diesen Gesprächen stellte sich heraus, dass die Prozesse des Grosskunden nicht so ablaufen wie in einer klassischen Organisation. Der grösste Unterschied: Nach einem vorgegebenen Ziel können sich dessen Mitarbeitenden während der Umsetzung frei entfalten. Die Vorgabe: Das Produkt muss einen nachweisbaren Nutzen für den Endbenutzer haben und zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beitragen. Somit war klar, dass RBR in Bezug auf Prozesse und Organisationsstruktur umdenken mussten.

Nach einer Mitarbeiterumfrage und persönlichen Gesprächen mit den Teilnehmern kristallisierte sich zunächst die Erwartungshaltung der Teilnehmer heraus. Ihre Ziele:

• Stärkung der eigenen Persönlichkeit und innere Ruhe finden
• Führungsfähigkeiten entwickeln und ausbauen
• Team zu einer Einheit formen
• Kommunikation verbessern
• Verständnis fürs Gegenüber fördern
• Spass haben

Jetzt wurde der detaillierte Projekt- und Trainingsplan erstellt, der alle angesprochenen Komponenten berücksichtigte. In den Trainings sollten die Themen Persönlichkeit, Führung, Team und Kommunikation in Form von spezifischen Erlebnissen in der Natur angegangen werden. Nach jedem Training sollte aus den erlebten Inhalten ein Umsetzungsplan erstellt werden, der danach in den Alltag integriert wurde. Die Trainings wurden systematisch aufgebaut. Das heisst, zuerst war Basisarbeit im Bereich Persönlichkeit und Stärkung des Selbstwertes angesagt. Danach ging es in die Themen Führung, Team und Kommunikation. Jeder Schritt baute auf dem vorherigen auf und beinhaltete immer das bereits Erlernte. So entsteht ein grosses Ganzes. Dabei wurde gros­ser Wert auf Praxistauglichkeit gelegt.

Im Weiteren wurde sichergestellt, dass ein interner Projektleiter definiert war und dass einer der Teilnehmer das Projekt administrativ koordinierte und die administrativen Arbeiten erledigte. Somit wuchs die konstruktive Zusammenarbeit untereinander und die Teilnehmer konnten sich bereits voll einbringen. Die Trainingsdauer wurde auf vier Tage festgelegt mit einem zusätzlichen Feedbacktag am Schluss.

Seine Mitte finden

Im ersten Training ging es um das Thema Persönlichkeit, die Basis starker Führungskräfte. Hier geht es vor allem darum, sich seiner selbst bewusst zu werden. Genauer gesagt, seine Mitte zu finden und das Erkennen seiner inneren Stärken. Sobald die Teilnehmer ihren Fokus gefunden hatten, ging es darum, sich Ziele auf Basis seiner Mitte zu setzen.

Es gibt viele Methoden (z. B. «SMART»), sich Ziele zu setzen. Wichtig dabei ist, dass man sich nicht an einer Methode festhält, sondern sich Monatsziele steckt und einen verbindlichen Wochenplan zur Erreichung der Ziele erstellt. Somit sind die Teilnehmer in der Lage, ihre Ziele monatlich und wöchentlich zu überprüfen. Viele Teilnehmer erarbeiteten individuelle Wochenpläne – mit erstaunlichen Resultaten. Zwei Teilnehmer konnten ihr Körpergewicht um zwölf respektive sechs Kilogramm reduzieren und das Gewicht halten.

In jedem Entwicklungsprojekt ist es entscheidend, dass die gewonnenen Erkenntnisse in den Alltag integriert und umgesetzt werden. Darum erhielten die Teilnehmer die Aufgabe, einen Umsetzungsplan zu erstellen. Dieser baute auf dem vorgegebenen Ziel auf. Dabei sollten die Teilnehmer einen Plan entwickeln, der sie persönlich an ihr Ziel und das Team ans Endziel führt. Der Umsetzungsplan ist das Überwachungsinstrument, damit das Projekt ein Erfolg wird und die Ziele erreicht werden.

Die Resultate waren beeindruckend. Vieles wurde optimiert und angepasst. Dies begann mit kleinen Detailverbesserungen im Umgang mit den eigenen Mitarbeitenden. Sie wurden zum Beispiel über Vorhaben viel früher informiert. Was zur Folge hatte, dass alle früher wussten, was geschieht und sich viel schneller auf neue Situationen einstellen konnten. Und es endete zum Beispiel beim Umstellen des Büros für die Administration. So erzielte die Administration eine angenehmere Arbeitsumgebung, in der deutlich produktiver gearbeitet wird.

Erlebnistrainings

Die Grundregel im Fussball besagt, dass der Ball nie müde wird und man ihn am besten laufen lässt. Das wurde im zweiten Training beherzigt. Es baute auf dem ersten Training auf und war die Weiterführung des erstellten Plans. Das Thema war Führung, Team und Kommunikation.

Nach einem kurzen Feedback und einem Check, was bis jetzt umgesetzt wurde, wurde in Erlebnistrainings in der Natur den Teilnehmern die Thematik «Führung bewusster machen, Team festigen und Projekte konkretisieren» erlebbar gemacht. Auch nach diesem Training erstellten die Teilnehmer einen Umsetzungsplan. Dieser Plan baute auf den Erkenntnissen des ersten Planes und den Erkenntnissen des zweiten Trainings auf. Es wurden neue Ziele gesetzt und die Komplexität wurde grösser, ein grosses Ganzes begann zu entstehen. Resultat dieses Trainings war eine neue Organisationsstruktur. Denn die Vorgabe der Geschäftsleitung war, dass das ganze Führungsteam als Einheit das Tagesgeschäft selbstständig abwickelt.

Die alte Struktur hatte einen Kopf an der Spitze und darunter zwei Hierarchiestufen. Eben eine typisch, klassische Organisationsstruktur, die bei Entscheidungen hauptsächlich von einer Person abhing und die einzelnen Poten-ziale der Mitarbeiter nicht zum Entfalten brachte. Die neue Struktur hat ein Dreiergremium an der Spitze und darunter nur noch eine Hier­archiestufe. Die neue Struktur ist heute viel schlanker und erlaubt das Entfalten der Fähigkeiten und Talente aller Mitarbeiter. Der Informationsfluss ist dadurch erheblich besser.

Letztes Training

In den ersten zwei Trainings ging es hauptsächlich darum, die Basis für das zukünftige Wirken von RBR zu legen. Im dritten und letzten Training ging es nun darum, auf der gelegten Basis konkret zu definieren, wie RBR in Zukunft agieren soll. Auch hierfür ging es in die Natur. Das Ziel dieses Erlebnistrainings war, das grosse Ganze vor sich zu haben. Dies wurde anhand eines Business-Cases, der die Entwicklung des Kunden sowie die Zielsetzung des gesamten Projektes berücksichtigte, erarbeitet. Die Teilnehmer gingen danach in die nächste Umsetzungsphase.

Die Resultate

Am Ende des Projektes ging es darum, den ganzen Prozess mit allen Teilnehmern durchzugehen und die Resultate zu evaluieren. Dafür war ein Tag Schlussfeedback eingeplant. Grundsätzlich wurden die generellen Ziele des Projektes erreicht und die Erwartungen aller Teilnehmer voll erfüllt. Alle Teilnehmer stehen hinter der neuen Organisationsstruktur und fühlen sich merklich wohler. Sie können freier arbeiten und sich voll entfalten. Die Folge: Die Teilnehmer kommunizieren viel bewusster miteinander, die Informationen fliessen besser und es wird produktiver gearbeitet. Das Führungsteam ist in sich gewachsen, die Akzeptanz untereinander ist hoch und das Vertrauen ineinander ist gestiegen. Zudem wurde der Rekrutierungsprozess verfeinert und der Fokus mehr auf die Qualität der einzelnen Kandidaten gelegt.

Fazit

Obwohl weiteres Optimierungspotenzial sowohl beim Coaching wie bei den Teilnehmern (zum Beispiel Ziele konsequenter umsetzen) vorhanden ist, zeigt dieses Projekt eines klar auf. Sobald die Führung eines Unternehmens gezielt einen Prozess in Gang setzt, diesen konsequent geht und seinen Mitarbeitern erlaubt, sich voll zu entfalten, entsteht die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung von Veränderungsprozessen. Wenn dem Ganzen noch eine Systematik zugrunde liegt, steigt die Mitarbeiteridentifikation und die Produktivität im Unternehmen.