Auf kritische Bemerkungen in Meetings souverän reagieren

Kritische Fragen und Kommentare in Besprechungen und Meetings auf Aus­sagen von ihnen verunsichern Mitarbeitende oft sehr – speziell, wenn auch Vorgesetzte anwesend sind. Insbesondere Personen, denen es eher schwerfällt, in Gruppen das Wort zu ergreifen, geraten dann schnell in Stress und fühlen sich – begründet oder unbegründet – in die Defensive gedrängt und unter Druck gesetzt. Deshalb seien hier einige Strategien und Techniken vorgestellt, die Ihnen helfen, 

• in solchen Situationen gelassen und innerlich ruhig zu bleiben und 
• souverän auf die nicht selten als Angriffe zumindest empfundenen Aus­sagen zu reagieren. 

Sachlich statt emotional 

Mit Konkretisierungsfragen können Sie schnell und einfach Diskussionen und Feedback-Situationen von der Gefühls­ebene auf eine faktenbasierte, sachliche Ebene zurückführen. Speziell Aussagen von Personen, die solche Worte wie «immer», «stets» oder «nie» enthalten, werden oft als Angriff empfunden und provozieren Widerspruch. 

Ähnliches gilt für Sätze, die solche vagen Eigenschaftswörter wie «chaotisch», «planlos», «unpraktisch» oder «realitätsfern» enthalten, denn: Sie sind unkonkret, lassen viel Interpretationsspielraum zu und führen deshalb schnell zu Missverständnissen.

Angenommen, ein Kollege sagt in einem Meeting zum Beispiel reagierend auf eine Aussage von Ihnen: 

• «Sie kennen ja die Fakten nicht!» oder 
• «Die Analysen von Ihnen sind immer unvollständig!».

Dann können Sie mit einer passenden Konkretisierungsfrage, die nach Beispielen, Daten oder konkreten Situationen fragt, erkunden, worauf sich diese Pauschalaussage Ihres Kollegen tatsächlich bezieht. 

So bringen Sie das Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene und machen aus vagen Behauptungen und subjektiven Meinungsäusserungen klare, überprüfbare Aussagen. Das bewirkt bei Ihnen ein besseres Verständnis der Kritik und verschafft Ihnen eine solide Grundlage, um konstruktiv zu reagieren, statt sich in Rechtfertigungen zu ergehen.

Konkretisierungsfragen

Nachfolgend sind einige Konkretisierungsfragen aufgeführt, die fast immer passen:

• Allgemeine Konkretisierungsfragen:

  • «Was veranlasst Sie zu dieser Aussage?»
  • «Worauf stützt sich Ihr Eindruck, dass …?»
  • «Wie sind Sie zu dieser Einschätzung gelangt?»
  • «Was bringt Sie dazu, dies so zu bewerten?»

• Fragen nach konkreten Beispielen:

  • «Können Sie mir ein Beispiel hierfür nennen?»
  • «Konkretisieren Sie dies bitte für mein Verständnis!»

• Fragen zur Klärung von Begriffen:

  • «Was meinen Sie genau mit … (zum Beispiel unfair, chaotisch)?»
  • «Worin zeigt sich für Sie ein ‹chaotisches Verhalten›?»
  • Fragen zur gewünschten ­Veränderung:
  • «Wie sollte es aus Ihrer Warte anders sein?»

Stellen Sie stets offene Fragen, also solche, die man nicht einfach mit «ja» oder «nein» beantworten kann. Vermeiden Sie ausserdem Suggestivfragen, in denen Sie dem Gegenüber bereits eine Antwort vorgeben; ausserdem soweit möglich auch Warum-Fragen, da sie oft eine defensive Haltung des Gegenübers bewirken und eine Auseinandersetzung mit dem Thema blockieren. Zielführender sind Fragen wie «Wozu …?», «Was …?», oder «Wie kommt es dazu, dass …?». Sie fördern eine lösungsorientierte Reflexion.

«Pacing» und «Leading» 

Kritische Bemerkungen beziehungsweise Reaktionen auf Äusserungen in Meetings verursachen oft Stress, speziell bei Personen, die es eher Überwindung kostet, ihre Meinung, Bedenken usw. in einer Gruppe zu äussern. Die zweistufige Technik des «Pacing und Leading» hilft ihnen in solchen Situationen, weder in ein Schweigen zu verfallen noch sofort eine Verteidigungshaltung einzunehmen, sondern stattdessen die innere Ruhe zu bewahren und das Gespräch souverän fortzuführen.

Beim Pacing stellen Sie sich zunächst einmal verbal auf die Sichtweise Ihres Gegenübers ein. Sie greifen einen Teil seiner Aussage oder Wahrnehmung auf und zeigen damit, dass Sie seine Perspektive gehört und verstanden haben, ohne dieser automatisch in allen Aspekten zuzustimmen. Dadurch sinkt der Widerstand, und die Gesprächsbasis wird entspannter.

Beim Leading führen Sie das Gespräch im nächsten Schritt bewusst in die Richtung, die Sie brauchen beziehungsweise wünschen: also hin zu den Fakten, Lösungen und/oder nächsten Schritten. In der Kombination mit Konkretisierungsfragen entsteht so eine elegante Doppel­strategie: Erst nehmen Sie die Spannung aus der Situation, dann lenken Sie das Gespräch in konstruktive Bahnen.

Schritt 1: Pacing

• Ziel:
  • Rapport herstellen, das Gegenüber fühlt sich verstanden.
• Technik:
  • Aspekte der Aussage oder Sichtweise des Gegenübers kurz bestätigen oder wiederholen, ohne Zustimmung zur gesamten Kritik.
• Beispiele:
  • «Ich verstehe, dass Ihnen die Prognose im Moment zu optimistisch erscheint …»
  • «Sie haben recht, die Zahlen für 2. Quartal waren unter Plan …»

Schritt 2: Leading

• Ziel:
  • Das Gespräch in die gewünschte Richtung lenken (zum Beispiel Faktenanalyse, Lösungsorientierung, nächste Schritte).
• Technik: 
  • Nach dem Pacing sofort die eigene Botschaft platzieren.
• Beispiele:
  • «… und genau deshalb habe ich hier die Sensitivitätsanalyse vorbereitet.»
  • «… und deshalb schlage ich vor, dass wir die drei grössten Kostentreiber genauer prüfen.»

Schritt 1 und 2 kombiniert

• Pacing und Leading in einem:
  • «Ich verstehe, dass Ihnen der Aufwand hoch erscheint, und gleichzeitig zeigen die Projektdaten, dass wir damit langfristig Kosten sparen.»
  • «Ich sehe, dass … – und deshalb …»

Weitere Techniken 

Neben den Konkretisierungsfragen und dem Pacing und Leading können Sie weitere Gesprächstechniken nutzen, um auch in angespannten Momenten ruhig und klar zu bleiben sowie professionell und souverän zu reagieren.  

Metakommunikation: über den Gesprächsprozess sprechen

Wenn in Gesprächen der Ton kritisch oder die Dynamik schwierig wird, thematisieren Sie dies und schlagen Sie eine Veränderung der Struktur vor.

Beispiele:

• «Ich merke, dass gerade viele kritische Punkte aufkommen. Wollen wir sie der Reihe nach besprechen, damit wir für jeden eine Lösung finden?»
• «Lassen Sie uns klären, worauf wir uns heute fokussieren wollen.»

Sich Zeit verschaffen und Ruhe ins Gespräch bringen

Nutzen beziehungsweise schaffen Sie kleine Pausen, um Ihre Gedanken zu sortieren und souverän zu antworten.

Beispiele:

• «Das ist ein wichtiger Punkt. Ich schaue kurz in die Zahlen.»
• «Lassen Sie mich die Daten aus dem letzten Quartal kurz heranziehen, bevor ich antworte.»

Schritt-für-Schritt-Technik: Kritik in kleine Teile zerlegen

Zerlegen Sie pauschale Aussagen in einzelne Aspekte, um gezielter darauf eingehen zu können.

Beispiele:

• «Sie sprechen drei Punkte an. Mit welchem möchten Sie beginnen?»
• «Lassen Sie uns zuerst den Umsatz, dann die Kosten und zuletzt die Investitionen betrachten.»

«Ja, und …»-Technik: Zustimmung mit Erweiterung

Ersetzen Sie das abwehrende «Ja, aber …» durch ein «Ja, und …» und fügen Sie Ihre Sicht hinzu.

Beispiele:

• «Ja, das ist ein hoher Wert und gleichzeitig zeigt der Vergleich mit dem Vorjahr, dass wir deutlich effizienter wurden.»
• «Ja, dieses Risiko besteht und genau deshalb haben wir einen Plan B vor­bereitet.»

Souveränität trainieren

Üben Sie die vorgenannten Techniken in der Alltagskommunikation und/oder im privaten Kreis, damit Sie in ihrer Anwendung eine gewisse Routine und Souveränität erlangen. 

Wenn Sie dies tun, werden Sie künftig in Meetings auf kritische Bemerkungen nicht nur gelassener reagieren, es werden auch weniger Konflikte entstehen, und Sie werden anschlies­send häufiger das Gefühl haben: Das Meeting ist so gelaufen, wie ich es gewünscht habe. Dadurch steigt auch Ihr Mut, in Meetings Dinge zu äussern, von denen Sie ver­muten, diese könnten zu kritischen Bemerkungen beziehungsweise Reaktionen führen.