Wer seine Mailbox kontrolliert, freut sich in der Regel nicht über den Erhalt eines Newsletters. In den meisten Fällen landen die virtuellen Briefe ungelesen im Papierkorb und die Mehrzahl der Newsletter werden als lästig empfunden. Wieso sollte man sich also die Mühe machen, einen Newsletter zu verfassen und was muss hierbei beachtet werden?
In Erinnerung rufen
Man muss sich der Tatsache bewusst sein, dass ein Newsletter nicht zum Kauf anregen wird. Es geht auch nicht darum, vermeintlich spannende Neuigkeiten zum Unternehmen zu verbreiten. Der Newsletter dient der Erinnerung an den Absender, sprich an die Firma oder das Produkt, welches es zu bewerben gilt. Im Idealfall ist ein Newsletter so gestaltet und aufgebaut, dass sich der Empfänger darüber freut. Wer regelmässig einen guten Newsletter versendet, erinnert somit seine Kunden stets daran, dass es ihn gibt, und durch ein gewisses redaktionelles Gehalt empfiehlt sich der Absender auch als seriöses und sympathisches Unternehmen. Die virtuelle Post sollte daher nur begrenzt Informationen über das eigene Geschäft
beinhalten, sondern spannende Themen aufgreifen, welche die Kundschaft interessieren könnten. Es ist wichtig zu wissen, welche Bedürfnisse die Zielgruppe hat und wie man diese am besten bedient. Informationen über die eigene Firma sind nur für die Konkurrenz interessant.
Zwischen Schalk und Seriosität
Es empfiehlt sich, im Vorfeld genau zu definieren, mit welcher Sprache man kommunizieren möchte. Soll der Newsletter ernst sein oder darf die Sprache auch einen ironischen Unterton enthalten? Der Spagat zwischen Schalk und seriösen Mitteilungen ist ein nicht zu unterschätzender Drahtseilakt. Der Lesende will weder eine Ansammlung von trockenen Mitteilungen noch ein Comedy-Programm in seiner Mailbox vorfinden. Es empfiehlt sich aber trotzdem, mindestens eine lustige Meldung in den Newsletter einzubauen. Speziell jene Leser, welche sich den ganzen Tag mit eher ernster und technischer Materie befassen müssen, werden sich über eine Auflockerung freuen. Für lustige Meldungen lohnt es sich, die bekannten Printmedien im Auge zu behalten. Definieren Sie einige Stichworte und richten Sie hierzu Google Alerts ein. So erhalten Sie neue Meldungen per Mail zugespielt. Wichtig ist, dass die Meldungen nicht wortwörtlich übernommen werden, sondern Ihrer eigenen Sprache ensprechen. Seien Sie bei Witzen und ironischen Kommentaren aber vorsichtig. Im Zweifelsfalle sollte darauf verzichtet werden, denn kein Leser sollte beleidigt werden.
Redaktionsplan erstellen
Newsletter dürfen nicht zu oft, aber auch nicht zu wenig verschickt werden. Alle drei bis vier Wochen sollte aber durchaus ein Newsletter in der Mailbox der Kunden und Ansprechpartner eintreffen. Die Regelmässigkeit ist hier von grösserer Wichtigkeit als die Frequenz. Der Newsletter muss aktuell sein, sprich keine alten Themen oder womöglich bereits verwendete Nachrichten beinhalten. Grundsätzlich sollte ein Newsletter ausschliesslich dann versendet werden, wenn auch genügend potenzielles Redaktionsmaterial vorhanden ist, das für den Leser von Interesse sein könnte. Ein Newsletter mit gesuchtem oder nicht aktuellem Inhalt wird den Leser kaum entzücken. Aus diesem Grund sollte man davon absehen, zu viele Newsletter zu versenden, man könnte den Leser vergraulen und dazu bringen, dass er den Newsletter nicht mehr abonniert.
Es empfiehlt sich, hier einen Redaktionsplan zu erstellen. Wann soll der Newsletter versendet werden? Welche Themen werden kommuniziert? Wie viel Zeit muss für die Korrektur und das Gegenlesen einberechnet werden? Wo finde ich Informationen zu dem Thema und wie weit ist der Newsletter bereits fortgeschritten? Müssen Berichte eventuell sogar noch übersetzt werden oder können Nachrichten von gewissen Quellen einfach übernommen werden?
