E-Mails sind ein elektronischer Ersatz für dienstliche Gespräche. Deshalb im Umgang mit E-Mails gilt grundsätzlich:
E-Mails sind kurz: Kurze E-Mails werden besser verstanden als langatmige. Sie erhöhen die Chance, in der täglichen Info-Flut wirklich und umfassend gelesen zu werden. Man formuliert effektiver, weil man sich zur Kürze zwingt.
E-Mails sind präzise: Man formuliert rein sachlich, auch wenn negative Emotionen in einem wühlen. Präzise E-Mails beziehen sich ausschliesslich auf den zu formulierenden Aspekt:
- ohne abzuschweifen,
- ohne unnötige Rückblenden,
- ohne störende Zusätze.
Sie reduzieren Gedanken und Text auf den kürzestmöglichen Nenner.
E-Mails sind verständlich: Am besten schreibt man vom Stil her so, wie man spricht, und verzichtet auf bürokratische und ältliche Formulierungen. Zur Kontrolle vor dem Absenden liest man sich den geschriebenen Text selber vor und stellt sich dabei vor, der Empfänger zu sein. Und: E-Mails werden so schnell wie möglich, spätestens aber innerhalb von 48 Stunden beantwortet.
Inhalt und Form
Schnelligkeit ist fatal: Sie verführt zu Nachlässigkeit, Stil- und Rechtschreibefehlern und zur Faulheit. Und wenn alle diese Faktoren zusammenkommen, wird es peinlich. Etwa «mfg» anstatt korrektem «Mit freundlichen Grüssen» scheint für den Absender gänzlich unbedeutend zu sein, dem Empfänger sagt es aber je nach Emotionalität: «Ich werde nicht ernst genommen» oder «Erledigung einer leidigen Pflicht». Der Spiegel leuchtet schonungslos zurück auf den Absender. Selbst wenn man sich persönlich kennt, kann man in einer E-Mail nie die wichtigen Faktoren einer realen Kommunikation transportieren: Gestik, Mimik, Tonfall. Diese nonverbalen Signale sind schlichtweg nicht sendbar, also bleiben noch zwei Hinweise auf die Art und Weise, wie man sich gegenseitig wahrnimmt: der Inhalt und der Stil. In einer technisierten Gesellschaft wird der Inhalt der E-Mail klar privilegiert, denn Inhalte wollen gewusst und vermittelt werden, also kümmert man sich vor allem darum. Die «Verpackung», der Stil und die Form werden vernachlässigt. Und somit erhält die Botschaft keinen menschlich-positiven Touch. Ganz schnell wird daraus ein negatives Wahrnehmungsgefühl des anderen – und der positive Inhalt verliert an Wirkung. Nur eine E-Mail, die in allen Faktoren gut ist, wird auch als positiv empfunden.
