Wie die Digitalisierung die HR-Abteilung entlastet

In etlichen Branchen kämpfen HR-Abteilungen immer wieder mit demselben Problem: Es gibt so viele Arbeitsverträge mit Saisonkräften, dass schon das blosse Erstellen der Verträge Jahr für Jahr und Saison für Saison viel Zeit und Ressourcen in der Personalabteilung bindet. Von diesem Verwaltungsaufwand für eigentliche Routineaufgaben sind grosse Catering-Unternehmen, die im Sommer besonders viel Eventgastronomie anbieten, ebenso betroffen wie etwa Gebäude­reiniger, die typischerweise ebenso Stosszeiten erleben.

Zentrale Vertragserstellung

Was also soll ein Unternehmen tun, wenn es auf Saisonkräfte angewiesen ist? Wie ist der Wust an Anstellungsverträgen und sonstigen Vereinbarungen sicher in den Griff zu bekommen? Eine einfache Antwort ist, dies mithilfe weitgehend standardisierter Verträge zu tun. Die noch effizientere Antwort ist, dafür ein spezielles, zentrales Softwaretool zu nutzen, das gleich den gesamten Prozess der Vertragserstellung umfassend unterstützt. So kann eine HR-Abteilung auch komplexe Vertragsvarianten mit dem geringstmöglichen Aufwand abbilden. Inzwischen gibt es entsprechende Softwarelösungen, die die Ausfertigung komplexer Verträge, auch in grosser Zahl, problemlos erledigen lassen. Tatsächlich sollte ein gutes Vertragserstellungstool aber noch viel mehr können, als nur Textbausteine zu verwalten. Im Idealfall bildet es die Klammer vom Bewerbermanagement zum Personalmanagement. Indem es den Prozess der Vertragserstellung zugleich dokumentiert, hilft es auch noch dabei, die Compliance-Richtlinien eines Unternehmens einzuhalten.

Automatisierte Erstellung

Zunächst wird ein Unternehmen in seiner Vertragserstellungssoftware ein geeignetes Regelwerk definieren. Darin ist etwa geklärt, welche Stellen durch einen Vertrag abgedeckt werden sollen, wie Name und Wohnort der Mitarbeiter zu hinterlegen sind und welche Tarife berücksichtigt werden müssen. Dieses Regelwerk für die Vertragserstellung zentral verwalten zu können, hat den Vorzug, dass zentral vorgenommene Änderungen auch sofort bei jeder neuen Vertragserstellung berücksichtigt werden. Wenn also die Tarifgruppe 3 vom 1. September an einen neuen Lohn er­halten muss, ist dies in der Software auch automatisch für jeden neuen Vertrag auf Basis der Tarifgruppe 3 hinterlegt. Für die eigentliche Vertragserstellung greift die Software auf die Angaben zurück, die zur Art des Vertrags, zum Arbeitnehmer und zu seiner Tätigkeit verfügbar sind. Besonders komfortabel wird dies für den Benutzer natürlich dann, wenn sein Vertragserstellungstool mit einem Recrui­ting-System oder einer elektronischen Personalakte verbunden ist. In der Vertragserstellungssoftware selbst sind dann unterschiedlichste Bausteine für Vertragstexte hinterlegt, zu allen Absätzen und Paragraphen, die in den Personalverträgen des Unternehmens typischerweise relevant werden können.

Platzhalter für Angaben etwa über die konkrete Höhe der Vergütung oder die Bereitstellung eines Dienstwagens werden bei der Vertragserstellung dann durch die entsprechenden Vertragsdaten für den konkreten Mitarbeiter ersetzt. Im Idealfall wird dies in einem weitgehend automatisierten Prozess geschehen: Der HR-Mitarbeiter muss dann gar nicht mehr selbst die Platzhalter ersetzen und die passenden Textbausteine für den konkreten Vertrag manuell auswählen – diese Arbeit übernimmt das Vertragserstellungstool für ihn. Die Software kann den konkreten Vertrag einfach auf Basis des hinterlegten Regelwerks und auf Grundlage der Vertragsdaten des Mitarbeiters generieren.

Durch den Prozess geführt

Gerade grössere Unternehmen haben es Jahr für Jahr mit einer beträchtlichen Zahl an neuen standardisierten Anstellungsverträgen zu tun. Die zentrale Festlegung der Schritte für die Vertragser-stellung sowie die zentrale Verwaltung der Vorlagen und Textbausteine garantieren zudem, dass bei den hunderten Verträgen stets die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden und neue Verträge Compliance-gerecht entstehen. In der Software lassen sich auch Freigabeprozesse abbilden – oder es wird die Erstellung weiterer, dem Vertrag noch hinzuzufügender Dokumente angestossen.

So entlastet ein gutes Vertragserstellungstool seine Anwender in der HR-Abteilung nicht nur von lästigen Routineaufgaben, es führt die Benutzer auch sicher und in wenigen Schritten durch den gesamten Prozess der Vertragserstellung. Über die initiale Auswahl der Art und Unterart des Vertrags fordert die Software vom Benutzer kontextsensitiv alle erforderlichen Informationen ab. Das Tool wählt dann die entsprechend passende Vorlage aus, pflegt die erfassten Daten und steuert auf dieser Basis die Ausgestaltung des konkreten Vertrags. Paragraphen und ihre Absätze werden dabei inhaltsbezogen und logisch zu­sammengeführt – sodass am Ende der fertige Vertrag für den konkreten Mitarbeiter entsteht.

Reporting

Eine gute zentrale Lösung ist natürlich auch in der Lage, den Prozess der Vertragserstellung zu dokumentieren. Weil es alle Vertragsänderungen leicht nachvollziehbar macht, fördert ein Vertragserstellungstool zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Die zentrale Lösung fungiert zugleich als Controlling-Instrument, das sowohl die Administration von Vertragsentwürfen erleichtert als auch die Statusverwaltung der Verträge übernimmt. So hat beispielsweise auch das Management jederzeit den gewünschten Überblick – sei es über den Stand neuer, noch abzuschliessender oder bestehender, laufender Verträge. Eine geeignete Reportingfunktion wird Abfragen nach bestimmten Kriterien erlauben und es auch gestatten, entsprechende Listen mit ähnlichen Verträgen zu speichern.

Den grossen Aufwand für Saisonverträge durch standardisierte Vertragstemplates in den Griff bekommen zu wollen, ist sicherlich schon ein Schritt in die richtige Richtung. Aber je komplexer und zahlreicher die Verträge werden, desto mehr stossen die HR-Mitarbeiter dabei an deutliche Grenzen: 100 unterschiedliche Word-Vorlagen lassen sich einfach nicht mehr sinnvoll pflegen. Was, wenn sich durch eine rechtliche Vorgabe auch nur ein Absatz ändert, der dann in allen 100 Vorlagen angepasst werden muss? Hier den Überblick zu behalten, wird sehr schnell sehr schwierig.  Viele Unternehmen – und ihre HR-Abteilungen – sind darum besser beraten, eine spezielle, zentrale und weitgehend automatisierte Lösung zur Vertragserstellung einzuführen. Solch ein Vertragserstellungstool unterstützt die HR-Verantwortlichen beim eigentlichen Erstellungsprozess und befreit sie von lästigen Routinen.

«Must-haves» einer elektronischen Personalakte

Den grössten Nutzen entfaltet eine softwaregestützte Vertragserstellung, wenn sie gleich in eine elektronische Personalakte integriert ist. Eine durchgehende Digitalisierung kann die Prozesse in der HR-Abteilung besonders effektiv verschlanken. Zu solch einer elektronischen Personalakte gehören eine Reihe von Must-haves – Funktionen, die die Softwarelösung jedenfalls abdecken sollte. Zusätzlich zur Vertragserstellung sind meist die folgenden sechs weiteren Funktionalitäten besonders wichtig:

1. Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter eben nicht nur Verträge, sondern beispielsweise auch Serienbriefe oder Mitarbeiter-Rundschreiben erstellen – direkt in den Personalakten, wo sie dann auch abgelegt werden. Der Personalverantwortliche kann seine Dokumente dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.

2. Wiedervorlage: Der Vorteil einer Funktion zur Wiedervorlage ist, dass HR-Mit­arbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Im Idealfall wird dies durch eine E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion flankiert, die rechtzeitig an anstehende Termine erinnert. Bei befristeten Verträgen ist es beispielsweise sinnvoll, im System eine automatische Erinnerung bzw. Wiedervorlage einzurichten.

3. Freigabeprozesse: Zu etlichen HR-Vorgängen gehören auch interne Abstimmungs- und Freigabeprozesse. Die Personalakte sollte diese Prozesse umfassend unterstützen. Nicht nur durch ein automatisches oder halbautomatisches Einholen der Freigaben, sondern auch durch die Speicherungen der – im Idealfall elektronisch – unterschriebenen Dokumente im System.

4. Aufgabenverwaltung: Stets gleiche Abläufe – etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, ein Steuerklassenwechsel oder die Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen – sollten HR-Verantwortliche in der elektronischen Personalakte einfach über Templates verwal­ten und tracken können. Der Verantwortliche kann solche Tasks dann auch direkt dem zuständigen Bearbeiter zuweisen.

5. Volltextsuche: Schriftstücke einzuscan­nen, ist das eine, sie durch eine OCR-Text-erkennung dann auch gleich komfortabel durchsuchbar zu machen, ist das andere. Wenn dies automatisiert passiert, lassen sich alle Dokumente schnell nach den gewünschten Schlagworten durchsuchen.

6. Datenlöschung: Gerade vor dem Hintergrund des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für HR-Abteilungen ein gesetzlich einwandfreier Umgang mit Vertrags- oder Personalakten unerlässlich. Denn dies sind personenbezogene Daten, die den Datenschutzgrundsätzen der Zweckbindung und Speicherbegrenzung unterliegen. Eine elektronische Personalakte unterstützt bei der Compliance, indem sie fristgerecht an die notwendige Löschung erinnert – ob es um alte Bewerbungen, Verträge ehemaliger Mitarbeiter oder um Abmahnungen geht.