Welche Vorteile die Cloud-Telefonie bietet

Server, Speicher und weitere IT-Infrastrukturen stehen heute häufig in professionellen Rechenzentren. Diese Umstellung haben in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen vollzogen. Etwas länger hält sich die Telefonanlage. Denn die Beschaffung einer neuen Anlage vor Ort ist mit hohen Investitionen verbunden und liegt bei vielen Unternehmen schon einige Jahre zurück. Und einen Grund für den Wechsel gibt es auch nicht, da die bestehende Anlage ja noch immer bestens funktioniert. Die Möglichkeit, die Anlage in die Cloud zu verlagern, ziehen darum viele Unternehmen erst gar nicht in Betracht. Und das obwohl die Telefonie aus der Cloud zum einen kaum mit Investitionen, zum anderen mit vielen Vorteilen verbunden ist.

Die Vorteile

Telefonanlagen sind für Unternehmen enorm wichtig, schliesslich läuft ein gros­ser Teil der direkten Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitenden über das Telefon. Dabei auf eine Cloud-basierte Anlage zu setzen, lohnt sich in vielerlei Hinsicht, wie die folgenden Vorteile zeigen.

Flexibel und immer auf dem neusten Stand:

Technologien entwickeln und verändern sich immer schneller. Um veraltete Hardware müssen sich Unternehmen aber dank der Cloud-Telefonie nicht mehr sorgen. Diese ist dank modernen Rechenzentren stets auf dem neusten Stand und lässt sich je nach Bedarf skalieren. Kommen neue Mitarbeiter hinzu, können diese ganz einfach per Webportal hinzugeschaltet werden.

Zusätzliche Funktionen:

Was den Funktionsumfang angeht, steht die Anlage aus der Cloud einer Anlage vor Ort um nichts nach. Telefonkonferenzen, Fax, Anruflisten, Rufnummernsperre und so weiter sind problemlos möglich. Hinzukommen weitere Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation wie etwa Videokonferenzen oder das Teilen des Bildschirms. Via Funktionsupdates können neue Funktionen zudem einfach implementiert werden.

Sicher und zuverlässig:

Rechenzentren sind auf den Betrieb von IT-Infrastrukturen spezialisiert. Entsprechend sind sie gegen Ausfälle geschützt. Sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor anderen Gefahren, wie Feuer oder Wasser. Bezüglich der Datensicherheit lohnt es sich darauf zu achten, dass das Rechenzentrum in der Schweiz steht und so den lokalen Datenschutzbestimmungen unterliegt. Da bei einer Anlage aus der Cloud die Kommunikation vom Internetanschluss abhängig ist, sollte unbedingt ein Fallback-Internetzugang bestehen, mit dem ein Ausfall überbrückt werden kann.

Mehr Effizienz und weniger Kosten:

Nicht nur weil Rechenzentren meist sehr effizient betrieben werden, sondern auch die Nutzung von Softwaretelefonen im Unternehmen sparen Strom und somit Kosten. Auch bei der Anschaffung, Wartung und der Modernisierung der Anlage fallen in der Cloud kaum Kosten an.

Immer verbunden:

Neue Standorte können über die Cloud in die bestehende Telefonzentrale eingebunden werden. Auch Mitarbeitende, die von Zuhause oder unterwegs arbeiten, können sich über die Internetverbindung ganz einfach verbinden und dann kostenlos miteinander telefonieren. So sind Unternehmen flexibel und die Mitarbeitenden können von überall arbeiten und mit ihrer Festnetznummer telefonieren.

Ausserdem zu beachten

Neben all den Vorteilen, die eine Anlage aus der Cloud mit sich bringt, gibt es auch einige Punkte, bei denen Vorsicht geboten ist. Im Gegensatz zu ISDN-basierten Anlagen vor Ort ist die Anlage aus der Cloud von Internet und Strom abhängig. Entsprechend muss im Falle eines Internet- oder Stromausfalls eine Weiterleitung auf ein Mobiltelefon erfolgen oder über die Mobilfunkverbindung telefoniert werden. Durch die Abschaltung des ISDN-Netzes, die Swisscom bis Ende 2017 anstrebt, betrifft dies jedoch bald sämtliche Telefonanlagen.

Für den Internetanschluss ist es zudem wichtig, dass Unternehmen über genug Bandbreite und einen dedizierten Internetanschluss verfügen und diese mit einem entsprechenden Bandbreitenmanagement optimieren, um die Qualität bei Gesprächen zu garantieren oder Gesprächsabbrüche zu vermeiden.

Spezielle Dienste wie Lifttelefone, Alarmanlagen oder Gegensprechanlagen laufen oft noch auf der Basis eines ISDN-­Anschlusses und müssen entsprechend migriert werden. Dies sollte bei einer Umstellung auf eine Anlage aus der Cloud unbedingt miteingeplant werden.

Der «richtige» Anbieter

Um einen Wechsel auf eine Telefonanlage aus der Cloud vorzubereiten, ist es wichtig, die bestehende Infrastruktur genau zu analysieren. Dazu sollten Unternehmen überlegen, was ihre Bedürfnisse sind, wie viele Anschlüsse sie benötigen und welche Geräte künftig benötigt werden oder migriert werden müssen. Danach sollten verschiedene Offerten ein­geholt und evaluiert werden. Für die Implementierung der Anlage lohnt es sich, mit dem Anbieter selbst zusammenzuarbeiten. Diese haben oft ein Netzwerk von Installationspartnern, welche die entsprechenden Produkte bereits kennen und so eine professionelle Betreuung bieten können.

Neben den grossen Anbietern wie Swisscom, Sunrise oder UPC gibt es in der Schweiz auch spezialisierte Unternehmen, die Telefonanlagen aus der Cloud anbieten. Für die Wahl des passenden Anbieters empfiehlt es sich, auf folgende Kriterien zu achten:

• Ist es ein offizieller Schweizer Anbieter, der beim Bundesamt für Kommunikation (Bakom) gelistet ist?
• Besteht ein mehrsprachiger Kundenservice und Support in der Schweiz?
• Ist der Anbieter für die wichtigsten Telefonanlagen zertifiziert?
• Handelt es sich um einen Spezialisten im Bereich Internettelefonie / Voice over IP (VoIP)?
• Sind die Dienstleistungen des Anbieters stabil?
• Arbeitet der Anbieter schweizweit mit qualifizierten Installationspartnern zusammen?

Fazit

Jene Unternehmen, welche sich an ihre veraltete Telefonanlage klammern, weil sie hohe Investitionskosten  befürchten, oder, jene, die sich noch nicht mit den Möglichkeiten der Cloud-Telefonie befasst haben, sollten sich unbedingt mit dieser Thematik auseinandersetzen, weil eine Telefonanlage aus der Cloud einem Unternehmen ganz neue Funktionen eröffnet und gleichzeitig zahlreiche Einsparmöglichkeiten bietet.

Wenn die Stolpersteine beachtet und beim Anbieter auf einen Spezialisten gesetzt wird, können die Unternehmen innert kurzer Zeit von der Telefonie aus der Cloud profitieren und sich vom aufwendigen Betrieb und der Wartung der herkömmlichen Telefonanlage ein für alle Mal verabschieden.