Immer wieder hört und liest man von Informatik-Projekten, die abgebrochen werden. Damit sind dann meist nicht nur die gesamten Projektkosten nutzlos investiert worden, sondern es fallen zusätzlich noch ungeplante Kosten für das Weiterbetreiben der bisherigen Applikation und das Evaluieren einer neuen Lösung an.
Projektabweichungen
Noch viel häufiger jedoch werden Informatik-Projekte zwar umgesetzt, aber mit mehr oder weniger grossen Abweichungen zu den ursprünglichen Plänen: versprochene Funktionen wurden gestrichen oder auf eine nächste Phase des Projektes verschoben, Tests und Schulungen, die ja in die ohnehin schon knappe Endphase des Projekts fallen, wurden gekürzt, wodurch es zu teilweise massiven Fehlern oder Performance-Problemen nach der Produktivsetzung kommt. Nicht verwunderlich ist dann, dass die Endanwender in der täglichen Praxis unzufrieden sind mit der eingeführten Software-Lösung und die Support-Anfragen steigen.
Hohe Folgekosten
Das alles verursacht hohe Folgekosten, sei es durch zusätzliche Schritte und Prüfungen in den Arbeitsabläufen, und damit Überstunden der Mitarbeiterinnen und Mitar-beiter, sei es durch zusätzliche Kosten für die Support-Dienstleistungen eines Outsourcing-Partners. Schlagen die Probleme gar bis zu den Kunden durch, gibt es schliesslich Reklamationen wegen falscher Lieferungen, was zu erhöhten Material- und Lagerkosten führt oder wegen falscher Rechnungen, was wiederum zu Liquiditätsengpässen führen kann – im schlimmsten Fall kann es für das Unternehmen zu Imageproblemen, Bestell- und Umsatzrückgang kommen und damit zu existenzbedrohenden Zuständen führen.
Ursachen für das Scheitern
Im Verlauf der Projekte gibt es durchaus Indikatoren, die das spätere Scheitern vorhersagen lassen: So weiss man, dass ungenügende Kenntnis der Geschäftsprozesse, ungenaue Definition der Anforderungen, Nicht-Einbezug der Fachabteilung, mangelhaftes Projektmanagement, fehlendes Fachwissen in der technischen Umsetzung der Lösung, Missverständnisse in der Kommunikation und vieles mehr ein Projekt in Schieflage bringen. Natürlich versuchen Unternehmen, sich bestmöglich gegen solche Risiken abzusichern, indem sie im Vertrag einen Fixpreis oder ein Kostendach vereinbaren und das Projekt einem Informatik-Unternehmen übertragen, das Referenzen aus ähnlichen Projekten vorweisen kann. Allerdings sichern sich die Informatik-Unternehmen ebenfalls ab, indem sie Klauseln über die Mitwirkungspflicht des Kunden in den Vertrag einbauen und die Spezifikation der zu erbringenden Leistungen so gestalten, dass noch genügend Spielraum für kostenpflichtige «Change-Requests» (Änderungsanforderungen) bleibt.
Absicherung durch gute Vertragsgestaltung ist also auf jeden Fall notwendig, löst aber nur einen Teil der Probleme, denn Informatik-Projekte sind in einem hochkomplexen und sich dazu noch wandelnden Umfeld angesiedelt. Welches Unternehmen kann schon wie im Lehrbuch seine betroffenen Geschäftsprozesse detailliert aufzeigen und alle derzeitigen – und möglichst auch noch die zukünftigen – Anforderungen an die Software-Lösung beschreiben? Und welches Informatikunternehmen weiss im Voraus, wie sich die geplante Lösung im bestehenden Umfeld des Unternehmens technisch integrieren lässt und auswirken wird und welche «Überraschungen» – sprich: Bugs – die Software enthält?
