Was eine projektbasierte ERP-Lösung leisten muss

Insbesondere international agierende Unternehmen – die Mehrzahl im gehobenen Mittelstand – sehen sich schon seit Längerem mit grossen Herausforderungen konfrontiert. Nicht nur die Auswirkungen der Wirtschaftskrise, sondern auch die Notwendigkeit, Produkte immer schneller marktreif zu bekommen, oder immer strengere Umweltauflagen, veranlassen Unternehmenslenker, ihr Geschäftsmodell zu überdenken.

Projekte werden komplexer

Eine weltweite Studie der International Project Management Association (IPMA) und IFS unter Geschäftsführern und Projektmanagern hat ergeben, dass 72 Prozent der Befragten die Fähigkeit, Projekte zu stemmen, als kritisch oder sogar unabdingbar für den zukünftigen Geschäftserfolg ansehen. Gleichzeitig trauen sich aber nur knapp über zehn Prozent zu, wichtige Projekte schon heute mit grösstmöglicher Effizienz abwickeln zu können.

Dadurch, dass immer mehr Unternehmen projektbasiert arbeiten werden, vergrössert sich die Komplexität der Projekte an sich. Dies bringt neue Schwierigkeiten mit sich, eine umfassende, gut zu bedienende Software für das Projektmanagement zu finden und diese mit dem vorhandenen ERP (Enterprise Resource Planning)-System zu verzahnen. Wie die Umfrage belegt, hat bisher erst ein Viertel der Befragten eine solche Koppelung aus Projekt-management und ERP geschaffen.

Integrierte Lösungen

Projektbasierte Lösungen müssen daher in Zukunft darauf fokussiert sein, Funktionen zum Abwickeln von Projekten direkt in das ERP-System zu integrieren. Die klassischen, für das Manufacturing Resource Planning (MRP) konzipierten ERP-Lösungen sind zwar zumeist sehr ausgereift hinsichtlich ihrer Planungswerkzeuge für Bestandsführung und Produktion, spezielle Fähigkeiten zum Projektmana­gement fehlen aber oft. In der Praxis bedeu­tet dies, dass diese Systeme entweder durch massgefertigte Komponenten erweitert werden müssen. Oder aber, dass kostspielige, manuelle Prozesse das Projektmanagement abbilden.

Anhand von zehn Punkten lässt sich die Eignung einer projektbasierten ERP-Lösung veranschaulichen:

1. Die Lösung muss integriert sein und Einsichten in die komplette Wertschöpfungskette bieten, um Unternehmen wirksam zu unterstützen. Denn projektbasierte ERP-Systeme müssen mehr abdecken als nur die Abläufe und das Planen von Entwicklungen. Eine ERP-Lösung muss auch alle projektrelevanten Abläufe erfassen und damit die notwendige Transparenz schaffen können.

2. Projekte sollten sich mit der ERP-Lösung in Echtzeit überwachen und kontrollieren lassen, damit die Verantwortlichen nicht erst reagieren können, wenn Dinge schon schiefgelaufen sind. Dazu gehört auch die Kontrolle über Kosten, Umsätze und Fortschritte.

3. Veränderungsprozesse müssen abbildbar sein. Diese sind insbesondere beim projektbasierten Herstellen von Waren unabdingbar und Grundlage für Wettbewerbsvorteile: Ohne Veränderung keine Innovation und ohne Reaktionsfähigkeit keine Anpassung an sich wandelnde Marktanforderungen.

4. Die Softwareunterstützung ist essenziell, um beim projektzentrischen Ansatz Cash-flow-Probleme zu verhindern. Denn wenn ein wichtiger Meilenstein eines Projekts spät oder gar nicht erreicht wird, kann er auch nur spät oder gar nicht in Rechnung gestellt werden. Schwierig wird die Situation auch, wenn die bislang pro Meilenstein angefallenen Kosten nicht präzise ersichtlich sind. Umgekehrt hingegen steigen Gewinne und optimieren sich Geldflüsse, wenn Meilensteine planmässig erreicht werden. Ermöglicht die ERP-Software den Blick in die Zukunft und auf den Ist-Zustand, müssen Unternehmen keine grösseren Mengen an Bargeld zurückstellen, um halbwegs sicher mit dem projektbasierten Ansatz zu arbeiten.

5. Auch beim Anfertigen von Angeboten sollte die ERP-Lösung wichtige Dienste leisten. Beim projektbasierten Herstellen von Produkten oder dem Anbieten von Dienstleistungen ist die schnelle und akkurate Angebotserstellung ein sehr wichtiger Faktor für den geschäftlichen Erfolg. Mit manuellen Prozessen sind weder Geschwindigkeit noch Präzision zu erreichen. Ausserdem sind diese nicht automatisierten Abläufe sehr fehleranfällig. Mithilfe der geeigneten Software können Angebotsersteller rasch auf bestehende Offerten, Kostenkalkulationen und erfolgreich abgewickelte Projekte zurückgreifen und sich so eine solide Basis für das aktuelle Angebot schaffen.

6. Ein ausführliches Reporting durch die Software ist ebenfalls entscheidend. Der jeweilige Status von Ausgaben und Einnahmen für das Gesamtprojekt muss rasch überblickt werden können.

7. Produzierende Unternehmen sollten Wert auf ein integriertes PLM (Product Lifecycle Management) legen. Ist diese Funktion Bestandteil der ERP-Lösung, können Entwicklungs- und Produktionsprojekte deutlich effizienter abgewickelt werden.

8. Klassische Manufacturing Resource Plan­ning (MRP)-Funktionen dürfen – unabhängig von allen projektspezifischen Funktionen – nicht vergessen werden. Denn auch Unternehmen, die ihr Geschäft projektzentrisch betreiben, müssen ihre Materialbedarfsplanung und -bestände vom Einkauf über die Fertigung bis zum Vertrieb ständig steuern und überwachen können.

9. Verschiedene Nutzergruppen verlangen natürlich auch unterschiedliche Funktionen auf ihrer Bedienoberfläche: Ein Projektmanager braucht in der Praxis andere Einblicke als zum Beispiel ein Entwickler oder ein Finanzexperte. Dashboards und frei konfigurierbare Bildschirmansichten haben sich hier bewährt.

10. Die Anwenderfreundlichkeit, mit der die Bedienoberflächen der Projektmanagement-Funktionen in der ERP-Software gestaltet sind, muss hoch sein. Nur wenn der Anwender alle relevanten Funktionen schnell findet und versteht, kann er mit der Software auch grosse und komplexe Projekte einwandfrei betreuen.

Keinesfalls übersehen werden darf natürlich die Tatsache, wie schnell das (neue) ERP-System in Betrieb zu nehmen ist und hilft, den geschäftlichen Erfolg sicherzustellen. Hilfreich ist hierbei unter anderem eine Komponentenarchitektur, mit der die Einführung schrittweise erfolgen kann. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Software bereits im Standard branchenspezifische Anforderungen, ohne umfangreiche Individual-Entwicklungen, abdeckt. Und damit die Kriterien vervollständigt, an denen sich jede echt projektorientierte Unternehmenslösung messen lässt.