Analog- und ISDN-Anschlüsse sollen in der Schweiz per Ende 2017 der Vergangenheit angehören. Voice over IP ist zweifellos eine ebenso nützliche wie moderne Technologie, aber was vielen kleinen und mittelgrossen Unternehmen bei der Umstellung ihrer Telekommunikationsinfrastruktur auf VoIP (noch) nicht bewusst ist: Insbesondere bei der Fax-Kommunikation kann die Nutzung VoIP-basierter Unified-Messaging-Lösungen erhebliche Mankos mit sich bringen.
Störungen mit Folgen
Wenn aufgrund von unberechenbaren Lastspitzen nicht genügend Bandbreite zur Verfügung steht, kann es bei der Übertragung von Daten über IP-basierende Netze zu unvorhersehbaren Paketverlusten kommen. Fehlende Pakete spielen bei der VoIP-Telefonie keine grosse Rolle – kann doch das menschliche Gehirn bis zu fünf Prozent dieses Informationsverlustes wettmachen und ausgleichen. Fax-Geräte können das verständlicherweise nicht, sie reagieren empfindlich auf solche Störungen. Die Erfolgsquote für die Übertragung einer Fax-Seite sinkt bei einem Paketverlust von nur einem Prozent bereits auf 80 Prozent. Eine Fax-Sendung mit mehr als 20 Seiten wird folglich nur mit einer Wahrscheinlichkeit von einem Prozent erfolgreich übertragen.
Bei der Übertragung grosser Fax-Volumina über VoIP-Infrastrukturen hat dies meist massive Informationsverluste und Verbindungsabbrüche und somit erhebliche Störungen der geschäftsrelevanten und oft businesskritischen Kommunikation zur Folge.
Fax-Services aus der Cloud
Daher ist es für Unternehmen, die auf eine störungsfreie Fax-Kommunikation angewiesen sind, empfehlenswert, virtuelle Fax-Anschlüsse im Rechenzentrum eines externen Providers zu evaluieren. Hier wird das Firmennetzwerk, einschliesslich Computer, Telefon und Fax-Gerät, über das Internet mit einer Cloud-Telekommunikationsanlage verbunden. Diese Service-Provider können ihre Verbindungen zu den Telefongesellschaften dabei so dimensionieren, dass jederzeit eine garantierte Bandbreite von 100 Prozent zur Verfügung steht und dass ein Paketverlust bei Kapazitätsengpässen verhindert werden kann. Der Fax-Versand erfolgt nicht mehr über die VoIP-Infrastruktur des Telefonanbieters des KMU, sondern per E-Mail, FTP oder Webservice direkt über die Infrastruktur des Cloud-Providers. KMU können eine maximale Zustellrate ihrer Fax-Sendungen sicherstellen.
Fax-Services aus der Cloud bieten zudem eine grosse Ausfall- und Transaktionssicherheit. Anwender können die Services von jedem beliebigen Standort aus nutzen, wie zum Beispiel am eigenen Arbeitsplatz, über vorhandene Multifunktionsgeräte oder direkt aus Business-Applikationen. Die Dienste lassen sich – unabhängig vom VoIP-Anbieter – an jedem beliebigen Standort eigenständig oder als Teil einer Uni-fied-Communications-Lösung ohne aufwendige Integration in eine bestehende Telekommunikationslösung nutzen.
Sie können über alle gängigen Protokolle angebunden werden. Zudem entfällt für KMU der Betrieb einer eigenen Fax-Infrastruktur mit den damit verbundenen, teilweise doch beträchtlichen Zusatzkosten für Updates, Lizenzen und Wartung. Mit Fax-Services aus der Cloud zahlen KMU nur, was sie wirklich brauchen, heruntergebrochen auf die tatsächliche Anwendung – ein klassischer und kostenoptimierter Pay-per-Use-Dienst.
Prozesstransparenz
Fax-Services-Provider stellen ihren Kunden zudem webbasierende Administrationsplattformen zur Verfügung, mit denen diese jederzeit uneingeschränkte Kontrolle über ihre Fax-Kommunikation sowie ausführliche Informationen über alle Serviceinstanzen erhalten. Im Optimalfall zeichnen sich solche Plattformen durch eine benutzerfreundliche Bedienungsoberfläche, aussagekräftige Reports, leistungsfähige Analysen und Performance Monitoring in Echtzeit aus. Dadurch verschaffen sie uneingeschränkte Prozesstransparenz. Sogar die Archivierung, die bei dezentralen Geräten von Vorteil ist, kann über den Fax-Services-Provider abgewickelt werden. Moderne Fax-Services ermöglichen auch in VoIP-Umgebungen eine fehlerfreie Fax-Kommunikation.
Darüber hinaus lässt sich durch ihren Einsatz die Komplexität der gesamten Fax-Kommunikation im Unternehmen reduzieren. Die Dienste bieten maximale Flexibilität, können schnell implementiert werden und bieten auch bei Lastspitzen hohe Transaktionssicherheit und Verfügbarkeit. Sie sind im Unterschied zu On-Premise-Systemen jederzeit skalierbar. So können kleine und mittelgrosse Unternehmen ihre Ressourcen auf Kernkompetenzen fokussieren und gleichzeitig sofort auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Aufwand und Kosten richten sich nach dem aktuellen Bedarf. Nachweislich können Kosten mit Fax-Services reduziert werden – und dies bei steigender Servicequalität.
