Was beim Wechsel auf «Voice over IP» zu beachten ist

Wir leben in einem Zeitalter flexibler Arbeitswelten, in denen Unternehmen unabhängig von Zeit und Ort eine schnelle und direkte Kommunikation benötigen. Neben E-Mails und Messenger-Diensten ist für Unternehmen die Festnetztelefonie nach wie vor das wichtigste Mittel zur Kommunikation. Denn die Telefonie ist nicht stehen geblieben, sondern hat sich in den letzten Jahren technologisch bedeutend weiterentwickelt.

So läuft heute ein Telefon-Anschluss über die Technologie des Internet Protocol (IP) und nennt sich Voice over IP (VoIP). Die Umstellung von analog/ISDN auf VoIP ist ein internationaler Trend, der sich auch in der Schweiz vollzieht. So will Swisscom sein analoges Telefonnetz bis Ende 2017 abschalten. Dies wirkt sich auf Privatpersonen, aber vor allem auf Unternehmen aus. Denn viele Firmen verwenden noch ISDN-Anschlüsse, die nach der Abschaltung nur noch unter bestimmten Voraussetzungen funktionieren werden.

Die Vorteile

Ein Wechsel auf Voice over IP (VoIP) ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, lohnt sich aber. Für Unternehmen, in denen viel intern telefoniert wird, die mehrere Standorte haben oder in denen Mitarbeiter unterwegs oder im Homeoffice arbeiten, sind die Vorteile von VoIP besonders gut ersichtlich.

• So können sie mit VoIP weltweit zu günstigen Tarifen ins Fest- oder Mobilnetz anrufen. Bei gewissen Anbietern fallen beim Anruf innerhalb desselben sogar gar keine Kosten an.
• Mitarbeiter im Aussendienst oder auch im Homeoffice sind weltweit über jeden beliebigen Breitbandinternetanschluss unter der gleichen Telefonnummer erreichbar.
• Voice over IP erlaubt die Integration von sämtlichen Kommunikationsmitteln (Unified Communication).
• Telefonnummern können beibehalten werden, ganz egal, wo man geografisch arbeitet.
• Die Anzahl der parallel nutzbaren Gesprächskanäle sind flexibel festlegbar und bei Bedarf können Unternehmen neue Benutzer ganz unkompliziert auf- oder abschalten.
• Mit der Anlage lassen sich Funktionalitäten, zum Beispiel Anrufweiterleitung, Zuweisung von Telefonnummern oder Gruppen-Einrichtungen, «Fax2E-Mail» oder «E-Mail2Fax», einfach steuern und verwalten.
• Zudem gibt es weitere Zusatzoptionen wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Interactive Voice Response und so weiter.

Die Auswahl

Da jedes Unternehmen andere Bedürfnisse und Ausgangslagen hat, lohnt es sich, für einen Wechsel einen VoIP-Anbieter zu kontaktieren. Davon gibt es einige grosse in der Schweiz, jedoch auch zahlreiche kleinere, spezialisierte Anbieter.

Je nach Firmengrösse und Anforderungen können passende VoIP-Lösungen angeboten werden:

• Wenn eine Firma mit einem bestehenden Telefon-System zufrieden ist und dieses behalten möchte, kann sie ein «VoIP Gateway» an ihre bestehende Anlage anschliessen oder mit IP-Lizenzen upgraden. Somit kann sie sofort von den günstigen VoIP-Tarifen weltweit profi­tieren. Für die Mitarbeiter ändert sich nichts und die Firma kann Kosteneinsparungen bei der Telefonrechnung realisieren. Jedoch kann sie so nicht von allen Funktionen der IP-Telefonie profitieren.
• Falls es eine neu gegründete Firma ist oder eine, die ihre alte Telefonanlage sowieso ersetzen möchte, sind alle Möglichkeiten offen. Neue Telefonanlagen sind heute normalerweise immer VoIP-kompatibel. Die Wahl der Anlagen von Herstellern wie Mitel, Unify, Avaya, 3CX oder Panasonic hängt auch vom Budget und den Ansprüchen ab. Dann wird die gewählte Anlage per «SIP-Trunk» mit dem Anbieter verbunden.
• Virtuelle VoIP-Lösungen sind besonders für KMU mit mehreren Standorten geeignet, da die Einrichtung und Erweiterung neuer Benutzer sehr flexibel und kostengünstig erstellt werden kann. Die meisten VoIP-Anbieter bieten eigene Lösungen an. Auch einige Telefonanlagen-Hersteller haben neu eine Cloud-Variante in ihrem Sortiment.

Die Planung

Um einen Wechsel auf VoIP vorzubereiten, ist es wichtig, die bestehende Infrastruktur genau zu analysieren und zu planen, welche Geräte ersetzt werden sollten und wie viele Ressourcen für den Wechsel budgetiert werden. Dabei sollte man sich gut überlegen, was die Bedürfnisse des Unternehmens sind. Hier einige Punkte, die bei der Analyse und Budgetierung hilfreich sind:

• Ältere Telefonanlagen und -apparate können mittelfristig weiterhin mit einem zusätzlichen IP-Gateway genutzt werden, falls dies gewünscht wird. Das heisst, man kann hier die Anschaffung eines IP-Gateways und deren Installation budgetieren.
• Neuere Telefonanlagen sind alle IP-fähig. Die Telefonapparate werden direkt ans interne IP-Netz angeschlossen. Firmen budgetieren hier den Kauf einer neuen Telefonanlage und deren Installation. Diese Variante ist auf dem ersten Blick die teuerste, doch viele Unternehmen können ihre Kosten mit VoIP massiv reduzieren.
• Neue virtuelle, gehostete Telefonanlagen (Cloud-Lösung) sind vor allem für kleine KMU (bis 50 Telefonapparate) geeignet. Diese werden online eingerichtet und können jederzeit flexibel ergänzt oder reduziert werden. Für das Budget kalkulieren Sie die Neuanschaffung von IP-Telefonen und tiefe Kosten für die Einrichtung und die Monats-abonnemente für die Hosted-Lösung.

Den richtigen Anbieter wählen

Für die Situationsanalyse, die Erstellung von verschiedenen Offerten und hauptsächlich für die Installation Ihrer Telefon-anlagen empfiehlt es sich, mit Installationspartnern zusammenzuarbeiten. Dazu lohnt es sich, von Anfang an Kontakt mit einem VoIP-Anbieter aufzunehmen, da diese oft mit Installationspartnern zusammenarbeiten, die ihre Produkte bereits kennen und so eine professionelle Betreuung bieten können. Neben den grossen Anbietern wie Swisscom, Sunrise oder UPC gibt es zahlreiche hochspezialisierte VoIP-Anbieter in der Schweiz. Für die Wahl des besten VoIP-Anbieters für Unternehmen empfiehlt es sich, auf folgende Kriterien zu achten:

• Offizielle Präsenz in der Schweiz als Anbieter (BAKOM)
• Angebot von mehrsprachigem Kundenservice und Support in der Schweiz
• Zertifiziert für die bekanntesten Telefonanlagen
• Spezialisiert im Bereich VoIP (nicht VoIP als Zusatzprodukt)
• Stabilität der Dienstleistungen
• Netz von qualifizierten Installationspartnern in der ganzen Schweiz

Fazit

VoIP ist ein Trend, der bald alle Festnetzanschlüsse betrifft. Statt zu warten, bis ISDN abgeschaltet wird, lohnt es sich bereits jetzt, den Wechsel zu planen. Dazu sollte man die heutige Situation analysieren, künftige Bedürfnisse berücksichtigen und  ein Budget definieren. Danach ist ein Installationspartner hilfreich, der die entsprechenden Offerten macht und die Anlagen in Betrieb nehmen kann. Es lohnt sich, bereits von Anfang an einen spezialisierten Anbieter ins Boot zu holen, der das Unternehmen bei den Vorbereitungen und dem Wechsel begleiten kann.