Sparpotenziale durch «mieten statt kaufen»

«Schneller, schlanker, besser», lautet das Wirtschaftsmotto dieser Tage, und wer hier nicht mithalten kann, sieht alt aus. Diese Dynamik wird auch geprägt durch die Innovationen der zunehmend vollständig vernetzten Welt. Moderne Anwendungen und neue Geräte können schneller als andere Ressourcen, wie beispielsweise Immobilien oder Personal, den aktuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. So erhöht beispielsweise mobiles Arbeiten die Produktivität, und das Mieten von Anwendungen anstelle des Kaufs von teuren Lizenzen spart Kosten.

Kosten und Nutzen der IT

Wo interne Fachleute mit ihrer Kapazität an Grenzen stossen, können bei Bedarf externe Spezialisten eingesetzt werden, um die Unternehmensressourcen dem Marktumfeld anzupassen. Dies hilft, sich ganz auf das Kerngeschäft zu fokussieren. Mit der heute gängigsten Lösung, dem gänzlichen Outsourcing der bestehenden Infrastruktur und der Anwendungslandschaft, werden die individuellen Bedürfnisse moderner Business-Anforderungen zu wenig berücksichtigt. Agile und intelligentere Ansätze sind gefragt.

Die Kosten für die Informationstechnologie, die ein KMU aufzubringen hat, sind sehr stark von der Branche, der Grösse der Firma und dem zu beliefernden Markt abhängig. Die durchschnittlichen Kosten, über sämtliche Unternehmensgrössen hinweg berechnet, betragen gemäss IDC zwischen 4 und 17 Prozent der jährlichen Gesamtausgaben. Mit zunehmender Bedeutung der IT für das tägliche Geschäft werden diese Kosten tendenziell steigen. Demgegenüber stehen mögliche Produktivitätssteigerungen durch mobiles Arbeiten und durch die Vernetzung intelligenter Geräte.

Höhere Produktivität

Spezialisten sprechen von möglichen Steigerungen der Produktivität durch mobiles Arbeiten bis zu 45 Prozent. Auch wenn diese Erwartungen vielleicht nicht immer erfüllt werden können, ist doch jedes Unternehmen gut beraten, sich genau zu überlegen, wie und wo mobiles Ar­beiten Sinn machen könnte. Vom mobilen Arbeiten können Mitarbeitende eine höhere Flexibilität, mehr Produktivi­tät, geringeren Reiseaufwand, bessere Work-Life-Balance und mehr Zeit für den Kunden erwarten. Unternehmen können auf flexiblere Arbeitsplätze, weniger Kosten für Immo­bilien und für Reisen und eine höhere
Attraktivität für Fachkräfte sowie eine verbesserte Mitarbeiterbindung setzen.

Die Vernetzung intelligenter Geräte – Smart Things – zu Smart Home, Smart City, Smart Factory oder Smart Enterprise soll weitere 30 Prozent an möglichen Produktivitätssteigerungen einbringen. Dieser Innovationsschub, der auch als «Internet of Things» bezeichnet wird, bringt eine Vielzahl möglicher Geschäftsmodelle mit sich, die praktisch jede Branche vom Gesundheitswesen über die Produktion bis hin zu den Dienstleistungen verändern werden. Ohne signifikante Investitionen in solche Technologien kann keine Firma prüfen, welche der vielen Innovationen der IT tatsächlich gewinnbringend eingesetzt werden kann. Leider sieht die Realität der Kostenstruktur der IT in vielen kleinen und mittleren Unternehmen so aus: starre Anwendungslandschaften, 80 Prozent OPEX-Anteil der IT-Kosten und damit kaum Flexibilität und Geld für Neuerungen. Da ist Outsourcing mit Intelligenz ein vernünftiger Ansatz.

Sparpotenzial Lizenzen

Laut einer aktuellen Umfrage des Marktforschungsunternehmens MSM Research sind Lizenzkosten noch vor den Personalkosten und den Ausgaben für die Wartung der wichtigste Kostentreiber der IT. Aus diesem Grund hat sich SAM (Software Asset Management) als eine syste­ma­tische Bewirtschaftung der IT als Un­ternehmensressource etabliert. Alleine im Bereich Lizenzen beträgt das durchschnittliche Sparpotenzial zwischen 15 und 30 Prozent.

Sparpotenzial Cloud

Leider wird es aus verschiedenen Gründen kaum genutzt. Da hilft eine externe Sicht durch einen Outsourcing-Partner in den meisten Fällen. Er untersucht die Lizenzstruktur auf mögliche Konsolidierungen, alternative Preismodelle oder nicht mehr benötigte Lizenzen. Und in der Hälfte aller Fälle wird er aufzeigen können, dass eine Firma weder korrekt noch sinnvoll lizenziert ist.

«On Demand»-Modelle durch den kombinierten Einsatz der Cloud-Computing-Technologie mit adaptiven Servicemodellen sind neue und auch sehr flexible Ansätze, wie der Bedarf an IT-Leistungen gedeckt werden kann. Typischerweise werden Leistungen basierend auf der Nutzungs-Intensität (Anzahl Nutzer oder Anzahl Transaktionen) und dem -Zeitraum verrechnet, was gerade für kleinere und mittlere Unternehmen zum Teil enorme Kostenersparnisse bedeuten kann. Allerdings ist die Umstellung der bestehenden IT-Infrastruktur ohne Unterstützung von externen Spezialisten nur sehr schwierig durchzuführen.

Zwar versprechen Hersteller, dass in Zukunft ein Verschieben von Anwendungen in flexiblere «On Demand»-Modelle auf Knopfdruck möglich sein wird. Aber für bestehende Anwendungen, wie sie heute in allen Unternehmen zu finden sind, gilt dies meist leider nicht. Ein Outsourcing-Partner sollte jedoch über die Erfahrung und über die notwendigen Voraussetzungen verfügen, diese Modelle in Unternehmen schrittweise umzusetzen.

Er sollte zum Beispiel wissen, welche Anwendungen sich für «On Demand»-Modelle besser eignen und welche nicht. Und er sollte durch die Übernahme von Betriebsprozessen auch auf Basis starrer Anwendungen einen flexiblen Service anbieten. Einen Service, der zum Beispiel auf den schwankenden Bedarf des Unternehmens ausgelegt werden kann.

Schlüsselpersonen entlasten

Die Mitarbeitenden mit ihren Qualifikationen sind der Erfolgsfaktor, der aus Sicht der Schweizer KMU den grössten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens ausüben. Das sagt beispielsweise die Studie «Erfolgsfak­toren für Schweizer KMU» der Credit Suisse. Es sind genau diese Per­sonen, die über den Einsatz innovativer Technologien für das Unternehmen nachdenken sollten, statt mit den täglichen Sorgen des laufenden IT-Betriebes beschäftigt zu sein.

Ein Partner, der einen nahen Kontakt mit dem Unternehmen garantieren kann, ist in der Lage, diese Schlüsselpersonen zu entlasten. Er übernimmt die operativen Tätigkeiten oder entlastet das Unternehmen weitgehend davon und macht damit den Weg frei für Neuerungen.

Fazit

Neue und innovative Technologien und die damit neu entstandenen Möglichkeiten, Geschäfte zu machen, erlauben es, Anwendungen und Geräte schneller als andere Unternehmensressourcen einem veränderten Marktumfeld anzupassen. Mobiles Arbeiten und der Einsatz vernetzter Geräte können die Produktivität signifikant erhöhen. Anwendungen zu mieten, statt teure Lizenzen zu kaufen, hat enormes Sparpotenzial. Externe Spezialisten für den operativen Betrieb einzusetzen, statt interne Schlüsselpersonen damit zu beschäftigen, hilft, wertvolles Know-how auf das Kerngeschäft und auf die Weiterentwicklung zu fokussieren.