Softwarekomponenten für das passende HR-Toolset

Heutzutage hat das Personalwesen oft eine strategische Geschäftsfunktion mit erweiterten Verantwortlichkeiten wie etwa das Recruiting, Onboarding, Schulungen und die Nachfolgeplanung. Ein HR-Software-Stack oder HR-Software-Toolkit ist eine Zusammenstellung verschiedener integrierter Software-Tools für das Personalwesen. Diese Tools können herkömmliche transaktionale Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Zusatzleistungen übernehmen. 

Integrierbarkeit sicherstellen

Die Datenerfassung und Berichterstattung aus verschiedenen HR-Bereichen kann wichtige Unternehmensentscheidungen erleichtern und zentrale Ziele wie beispielsweise eine geringere Fluktuation der Angestellten oder ein besseres Mit­arbeiterengagement erreichen. Dazu sollten die HR-Tools unbedingt miteinander kompatibel sein, beispielsweise über eine offene Programmierschnittstelle (API), eine bereits enthaltene Integrationsfunktion oder Drittanbieterplattformen. 

Dies ermöglicht eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Angestellten und den Zugriff auf genauere Daten in Echtzeit. Oftmals sind damit auch niedrigere IT-Kosten verbunden.

Prozesse analysieren

Um die optimalen HR-Softwarelösungen für eine Organisation zusammenzustellen, sollten die Unternehmensgrösse (Angestellte und Umsatz) und die derzeitigen Personalmanagementprozesse analysiert werden. Zur Auswahl des Toolkits sollte man sich einen genauen Überblick über die auf dem Markt verfügbaren Technologien verschaffen. Besprechen Sie bestehende Personalverwaltungsprozesse und -werkzeuge mit verschiedenen Beteiligten aus Ihrer Personalabteilung. Notieren Sie dabei alle üblichen Prozessabläufe, um Engpässe wie manuelle Prozesse oder Kommuni­kationslücken zu identifizieren – etwa im Bereich der Rekrutierung oder der Vorstellungsgespräche für offene Stellen.

Genau diese Engpässe sollten bei der Softwarewahl im Blick behalten werden und bei der Auswahl der HR-Tools eine zentrale Rolle spielen. Für die Softwareauswahl ist es ratsam, sich auf die drei Kernbereiche der Verwaltung, Talentmanagement und Personaleinsatzplanung zu konzentrieren.

Kernbereiche im Personalwesen

Verwaltung

Hierzu gehören die traditionellen Auf­gaben der Back-Office-Personalarbeit. In diesem Bereich unterstützen Software­tools beispielsweise die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Zusatz- und So­zialleistungen. 

• Gehaltsabrechnungssoftware hilft, Löhne und Gehälter im Blick zu be­halten, und automatisiert zudem die Lohnabrechnung. Die Software berechnet die Gesamtvergütung für eine bestimmte Gehaltsperiode, zieht den Betrag vom Unternehmenskonto ab und überweist das Geld mit einem Klick an die Angestellten. Viele Lösungen bieten ausserdem Funktionen für  die Zeit­erfassung, die Steuerverwaltung und die Berichterstellung.
• Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen erleichtert Unternehmen und Angestellten die Verwaltung von Leistungen wie Versicherungen. Üb­licherweise erfassen sie auch Daten zu Abrechnungs- und Compliance-Zwecken. Eine solche Software wird meist von Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten erworben. 

Talentmanagement

Dazu gehört, gute Arbeitskräfte zu finden, zu rekrutieren und zu binden, um eine wettbewerbsfähige Belegschaft aufzubauen und zu erhalten. Dabei unterstützen vor allem Tools zur Bewerbungsverwaltung und Leistungsbeurteilung.

• Software zur Bewerbungsverwaltung macht es deutlich einfacher, den Überblick über alle Bewerbungen zu behalten. So können Recruiter offene Stellen verwalten und die Informationen aus eingegangenen Bewerbungen in einer übersichtlichen Datenbank speichern. Hierin investieren vor allem Unternehmen ab etwa 250 Angestellte, die viel Personal einstellen.
• Software zur Leistungsbeurteilung unterstützt die Leistungseinschätzung von Angestellten. Das Management kann mit diesen Tools Ziele für Einzelpersonen oder Teams aufstellen und Pläne für die Weiterentwicklung von Angestellten entwerfen. 

Personaleinsatzplanung

Die Verwaltung der Arbeitsabläufe und eine durchdachte Ressourcen-Zuweisung ermöglichen ein produktiveres Arbeiten. Dies mag in jedem Unternehmen etwas anders aussehen, aber üblicherweise werden Datenanalysen zu Planungs-, Budget- oder Prognosezwecken eingesetzt. Dabei kann folgende Software unterstützen:

• Software zur Anwesenheitserfassung erfasst Anwesenheit und Arbeitszeit der Angestellten. Damit können beispielsweise Abwesenheiten und Urlaube verwaltet sowie Überstunden erfasst werden. Arbeitszeitpläne können zudem dadurch effizienter gestaltet werden.
• HR-Analytics-Software oder Personalanalyse-Software kann riesige Datenmengen zusammenführen, verarbeiten und analysieren und somit aussagekräftige Trends erkennen und fundierte, datengestützte Entscheidungen unterstützen. Diese Tools sammeln Daten aus anderen Systemen wie Gehaltsabrechnung oder Anwesenheitsver­folgung. Daher lohnt sich die Anschaffung erst dann, wenn das Unternehmen gut etabliert ist und schon mehrere Softwaretools verwendet.

Auswahl-Faktoren

Die folgenden vier Faktoren sollten bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden.

Die Unternehmensgrösse

Die Unternehmensgrösse ist entscheidend, denn Kleinunternehmen benötigen ganz andere Lösungen als Grosskonzerne. Unternehmen, die weniger als zehn Stellen im Jahr besetzen, benötigen zum Beispiel kein kompliziertes System für das Bewerbermanagement – im Gegensatz zu Unternehmen, die monatlich Hunderte Bewerbungen bearbeiten. 

Software-Integrations­möglichkeiten

Software-Integrationsmöglichkeiten erlauben es, alle Tools im Software-Stack miteinander zu verknüpfen. Die meisten Tools bieten integrierte Integrationen (das heisst direkte Verbindungen zwischen den Anwendungen). Eine Verknüpfung über externe Plattformen wie Zapier, Automate.io oder IFTTT ist auch möglich.

Die Branche

Softwarenanbieter, die mit Unternehmen in Ihrer Branche arbeiten, kennen die aktuellen Gesetze und Vorschriften. Wenngleich die meisten Tools für bestimmte Funktionen (nicht bestimmte Branchen) entwickelt werden, ist es trotzdem hilfreich – besonders wenn sich die Vorgaben häufig ändern.

Nutzerbewertungen aus der Branche

Nutzererfahrungen sind unersetzlich, um die Vor- und Nachteile einer Software zu recherchieren. Sie verhelfen zu einer deutlich schnelleren Entscheidung und ersparen möglicherweise einen Fehlkauf. Empfehlenswert sind Dritt­anbieter-Plattformen mit verifizierten Softwarebewertungen wie Capterra. Achten Sie dabei auf Empfehlungen von Unternehmen ähnlicher Grösse, die idealerweise aus derselben Branche stammen.