Sieben Indikatoren für wirtschaftliches ERP

Die Einführung oder Modernisierung von Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) ist für Unternehmen eine strategische Entscheidung. Die Kosten dafür und die damit verbundenen organisatorischen Veränderungen haben zumeist einen wesentlichen Einfluss auf die künftige Unternehmensentwicklung. Umso wichtiger wird die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ERP-Projekten. Wesentlich ist, dass dafür auch Massnahmen zur Messung der Effekte durch ERP getroffen werden. Das betrifft nicht nur die Kosten auf der IT-Seite, sondern auch Verfahren zur Quantifizierung vorab definierter strategischer Ziele. Schliesslich geht es bei ERP nicht nur um Einsparungen. Vielmehr gilt es, mit ERP die Produktivität und das unternehmerische Wachstum zu fördern.

Damit bestimmen den Return-on-Investment von ERP im Prinzip sieben Indikatoren aus folgenden sechs Bereichen:

• Software-Architektur und -Kosten: Einstiegskosten, Wartung und Support sowie Aufwand durch Updates und Erweite­rungen
• Fähigkeit, durch ERP kontinuierlich Schwach­stellen im Unternehmen zu erkennen und kontinuierlich zu verbessern
• Quantitative Messung der ERP-Effekte für höhere Produktivität und Einsparungen in den Unternehmensprozessen
• Nutzung von Best Practices für eine schnelle und individuell optimierte Implementierung
• Bedarfs-orientierte Anwenderschulungen
• Support für Administratoren und Anwender

ERP-Software

Indikator 1:

Variable Software-Bereitstellung

Flexibilität ist der Schlüssel zu kosteneffizienter Software – dies gilt gleichzeitig für mehrere Aspekte: Unternehmen mit internationaler Präsenz oder Expansionsplänen profitieren davon, wenn die ERP-Software bedarfsgerecht bereitgestellt werden kann: Während in der Unternehmenszentrale zumeist eine On-Premise-Installation bevorzugt wird, ist es für kleinere Niederlassungen oft günstiger, auf eine Two-Tier-Implementierung oder ein Software-as-a-Service-Modell zu setzen. So gelingt die Implementierung schneller, kann gezielt auf spezielle lokale Anforderungen angepasst werden und zeigt als schlanke Lösung deutlich weniger Aufwand in der Wartung und Pflege. Trotz der unterschiedlichen Bereitstellungsmodelle bleibt das ERP ein einheitliches System mit zentraler Datenhaltung, übergreifenden Prozessen und einem einheitlichen Blick auf das Gesamtunternehmen.

Indikator 2:

Service-orientierte Architektur

Basiert ERP auf einer Service-orientierten Architektur (SOA), kann sie dynamisch auf Veränderungen der Prozesse ausgerichtet und erweitert werden. SOA bricht Softwareprozesse in granulare «Services» auf. Jeder Service deckt eine Funktionalität ab, die individuell angepasst werden kann. Im Prinzip wird mit SOA eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung gestellt, in der Unternehmensanwendungen einzeln und unabhängig voneinander und ohne Einschränkungen verändert werden können – rein durch Konfiguration, Kosten durch externe Programmierexperten sind damit in der Regel nicht verbunden. Zudem sorgen die Anpassungen durch Konfiguration statt Programmierung dafür, dass spätere Release-Wechsel nicht beeinträchtigt werden. Da mit SOA die Geschäftsprozesse in kleinere, einfach zu manipulierende Funktionen aufgeteilt sind, können auch unternehmensspezifische Regeln besser im System abgebildet und jederzeit angepasst werden.

Das SOA-Konzept erleichtert zudem die Integration von Drittanwendungen in das ERP-System. So haben Unternehmen erweiterte Möglichkeiten, beispielsweise hoch spezialisierte Zusatzfunktionen einzusetzen und dennoch von den Vorteilen eines einheitlichen Systems mit durchgängigen Workflows zu profitieren.

Business Process Management

Sind Business Process Management (BPM) und Business Intelligence (BI) integraler Bestandteil der ERP-Lösung, können Unternehmen ihre Prozesse analysieren und Massnahmen für deren Optimierung treffen. Dafür muss die ERP-Software mit ihren Workflows aber auch direkt und einfach an neue Bedingungen angepasst werden können. Hier schliesst sich der Kreis zur Anforderung, dass ERP-Systeme auf Basis moderner Architekturen eine hohe Flexibilität aufweisen sollten, die es ohne Programmieraufwand zulassen, jederzeit Prozesse neu konfigurieren zu können.

Indikator 3:

Förderung von Leistungsinitiativen

Der Umsetzung von BPM-Massnahmen geht eine umfassende Statusbetrachtung voraus. Hier ist die Mitarbeit aller gefragt, die eine aktive Rolle bei der verteilten Abwicklung der einzelnen Aufgaben spielen. Dies beschleunigt die Analyse, welche Prozesse sinnvoll sind und welche keinerlei Beitrag zum Endergebnis leisten.

Seine volle Schlagkraft entwickelt BPM dann, wenn sich mehr als die reine Automatisierung von Arbeitsabläufen dahinter verbirgt. Denn ganz gleich bis zu welchem Grad Geschäftsprozesse automatisiert sind: ihre Abwicklung erfolgt in der Regel schrittweise. Oftmals ruhen die Aufgaben – erst wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, geht es weiter. Eine der Kernaufgaben von BPM ist demnach, verschiedene Softwarefunktionen intelligent zusammenzuführen mit dem Ziel, die Workflows an den tatsächlichen Abläufen auszurichten. Komfortabel gelingt die Harmonisierung von Arbeitsabläufen in Echtzeit und ereignisorientiert über eine genau dafür entwickelte Middleware, die beispielsweise Epicor über die
Lösung «Service Connect» realisiert.

BPM ist damit in der Praxis ein Werkzeug, das die fortwährende Umsetzung von Leistungsinitiativen wie Lean oder Six Sigma unterstützt. Denn erst durch die Kombination von strategischen Methoden und anpassbaren Software-Anwendungen können Unternehmen flexibel agieren und so auch eine hohe Rendite ihrer ERP-Investitionen erzielen.

Erfolgsmessung

Mit der quantitativen Messung der ERP-Effekte im Hinblick auf höhere Produktivität und Einsparungen in den Unternehmensprozessen wird die Wirtschaftlichkeit von ERP direkt sichtbar. Dafür sollten Unternehmen bereits im Vorfeld von ERP-Projekten konkrete Ziele definieren, um die Software und erste damit verbundene organisatorische Optimierungsmassnahmen präzise darauf ausrichten zu können. Ist dabei eine Basislinie als Ausgangspunkt der Messungen gesetzt, können die erreichten Geschäftsvorteile klar erfasst werden.

Indikator 4: Messung von ERP-Effekten

Typische Bereiche solcher Messungen sind die Reduktion der Lagerhaltung, der operativen und administrativen Kosten sowie Liefertreue und Antwortzeiten gegenüber Kunden.

Grundlegend dafür ist die zentrale Datenhaltung mit einer Rollen-basierten Bereitstellung von Informationen. Dies ermöglicht die Verknüpfung von Daten in Echtzeit zur Visualisierung von Abhängigkeiten wie beispielsweise Auftragseingang und Lagerhaltung, Fertigungsprozesse und Liefertermin-Vereinbarungen. Damit sind beispielsweise operative Kosten zu senken. Die Standardisierung und Beschleunigung von Prozessen bzw. der Abbau von manuellen Routinen und Systembrüchen für mehr automatisierte Workflows haben positive Effekte auf die administrativen Kosten. Ziele dieser Art kalkuliert Epicor vorab auch über ROI-Rechner, so dass bereits vor einem ERP-Projekt die Rentabilität von ERP abzuschätzen ist.

Best Practices

Die geschickte Nutzung von Best Practices beschleunigt die Implementierung von ERP und die individuelle Abstimmung. Wesentlich ist dabei, diese nur als Ausgangspunkt zu betrachten. Best Practices sind nicht dazu gedacht, ihnen sklavisch zu folgen. Denn sie bergen die Gefahr, dass sie genau die erfolgsentscheidenden Unterschiede ignorieren, die ein Unternehmen von anderen unterscheidet. ERP-Software hat schliesslich das Ziel, individuelle Wettbewerbsvorteile zu schaffen, und nicht, sie zu verallgemeinern.

Indikator 5:

Individuelle Erfolgsfaktoren unterstützen

Als Startpunkt für ERP-Projekte dienen Best Practices dazu, einen Schritt zurückzutreten und genauer die Art und Weise der Geschäftsprozesse zu analysieren. So lassen sich zum einen aus dem Vergleich von bestehenden Abläufen mit Best Practices die Prozesse ohne Mehrwert erkennen, die im Laufe der Zeit im komplexen Umfeld entstanden sind. Umgekehrt werden die Bereiche deutlich, die den Erfolg eines Unternehmens ausmachen.

Im Schnitt sollten bei jeder Implementierung eines branchenspezifischen ERP rund 80 Prozent der Prozesse über Best Practices abzubilden sein. Was ein Unternehmen vom anderen unterscheidet, sind aus der Praxiserfahrung von Epicor die restlichen 20 Prozent – und in diesen Bereichen liegen auch die möglichen Wettbewerbsvorteile. Hier können Softwareanbieter die entscheidenden Akzente setzen, indem sie die Konfiguration der Lösung darauf ausrichten.

Support

Der Support wird bei der Evaluation neuer ERP-Systeme oft vernachlässigt – obwohl gerade die Qualität des Supports beeinflusst, ob die Unternehmensorganisation reibungslos abläuft oder von Systemausfällen und Wartezeiten ausgebremst wird. Im Idealfall sorgt der Support dafür, dass Administratoren und Anwender die Anleitung, Beratung und Tools an die Hand bekommen, die bei ERP den Unterschied zwischen passabel und ausgezeichnet ausmachen.

Indikator 6:

Support für reibungslose Unternehmens­entwicklung

Unternehmen sollten daher potenzielle ERP-Anbieter genau zu ihren Supportleistungen hinterfragen. Nur dann ist sichergestellt, dass eine zeitnahe Betreuung und letztlich ein probater Return-on-Investment für ERP-Systeme realistisch ist – schliesslich fliesst der Support auch in die Berechnung der Gesamtbetriebskosten ein. Zudem machen sich Unternehmen oft nicht die Tragweite von Support klar. Es geht nicht nur um eine Sorgen-Hotline: Erfahrene Supporttechniker bieten Unterstützung dafür an, das System effizienter zu gestalten und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Sie helfen dabei, Berichte und Wege zur Verbesserung der Unternehmensanalyse voranzutreiben, woraus ein kontinuierlicher Optimierungsprozess resultiert. Im Idealfall deckt der ERP-Support auch relevante Programme von Drittanbietern, Datenbanken und unterstützende Technologien ab.

Anwenderschulung

Die intuitive Bedienbarkeit einer Software sollte nicht dazu führen, weniger Wert auf die Anwenderschulung zu legen. Sonst können die Anwender die Zusammenhänge neuer Prozesse kaum verstehen und das Potenzial des ERP-Systems nicht erkennen – sie bleiben dann im Alltag an der komfortablen Oberfläche und verpassen die Chance, von Verbesserungen spürbar zu profitieren.

Indikator 7:

Praxisorientierte Anwenderschulung

Wichtig ist zudem, die Schulungen im Rahmen der täglichen Arbeit durchzuführen mit detaillierten ERP-Usermanuals, die spezifisch auf die Aufgaben einzelner Abteilungen wie Einkauf, Produktion oder Finanzwesen zugeschnitten sind. Um Frustrationen zu vermeiden und die Akzeptanz des ERP-Systems von Beginn an hoch zu halten, sollten die Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter und der Zeitrahmen für die Schulung nicht zu knapp gehalten werden. Unterschiedliche Angebote wie Präsenztraining, E-Learning und On-Demand-Hilfen sorgen dafür, dass Anwender gezielt die individuell erforderliche Unterstützung erhalten. Denn wird ein ERP-System umgangen oder nicht umfassend genutzt, kann auch die beste Implementierung nicht zu den geplanten Optimierungen führen.

Fazit

Der ROI eines ERP-Systems ist nur zum Teil eine Frage der Software-Kosten. Entscheidend für ein Unternehmen ist, ERP als strategisches Mittel der Unternehmensentwicklung einzusetzen und als solches auch quantitativ zu messen. Dies fördert nicht nur den ROI eines ERP, sondern auch den Erfolg im Wettbewerb.