Organisationshelfer aus der Cloud

Die meisten Firmengründer haben den Weg der Selbstständigkeit nicht gewählt, um einen Grossteil ihrer Zeit mit Administration und Zahlenspielen zu verbringen. Sie wollen Produkte ­entwickeln und verkaufen, Kunden akquirieren und Serviceleistungen erbringen.
 
Nicht zuletzt entscheidet jedoch das Wissen um die Unternehmenskennzahlen über Erfolg oder Misserfolg. Das eigene Unternehmen nicht in- und auswendig zu kennen, birgt bedeutende Risiken. Und diese Risiken werden nach der Aufhebung des Mindestkurses für den Euro nicht kleiner, sondern grösser. Der wirtschaftliche Druck steigt – besonders für kleinere Unternehmen.

Organisatorische Defizite

Für eine fundierte Unternehmensführung sind KMU, Selbstständige und Start­ups in der Schweiz oft unzureichend ­organisiert. Ob Zeiterfassung, Rechnungsversand oder Kundendatenverwaltung – nach wie vor nutzen viele kleinere Firmen umständliche Excel- oder Word-Tabellen und verlieren so bei steigenden Kunden- und Umsatzzahlen den Überblick. Dadurch ist der Geld- und Zeitverlust schon vorprogrammiert.

Noch vor nicht allzu langer Zeit bedeutete die Beschaffung einer professionellen Business-Software für das Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Investition, die sich meist nur grössere Unternehmen leisten konnten. Cloud-Lösungen, der Zugriff auf die Software via Internet, veränderten den Software-Markt jedoch grundlegend. Durch das ­Management der IT in einem zentralisierten Rechenzentrum kann die Software gleichzeitig einer gros­sen Anzahl von ­Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Weil so die Kosten pro Nutzer signifikant sinken, steht Software mit Funktionen, die ehemals Grosskunden vorbehalten waren, nun auch KMU zu ­einem Bruchteil des ­ursprünglichen Preises zur Verfügung.

Wachstumsmarkt Cloud-Services

Inzwischen haben sich «Software as a Service»-Lösungen (SaaS) längst auf dem Markt etabliert. Bekannte Anwendungsgebiete sind Customer-Relationship-Management-Tools, Online-Shops oder auch der Newsletterversand. Die Nutzung der Cloud für Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung oder Rechnungsstellung ist ­allerdings noch weniger verbreitet, befindet sich aber inzwischen auf starkem Wachstumskurs.

Über 500 000 kleine und mittlere Unternehmen zählt das KMU-Land Schweiz. Das sind 92,3 Prozent aller Unternehmen. Wegen der potenziell grossen Nachfrage nimmt auch die Zahl der Software-Anbieter zu. Doch obwohl gerade kleine Unternehmen von externen Lösungen aus der Cloud besonders profitieren können, sind sie in diesem Segment noch wenig ver­treten. Das liegt aber nicht nur an der Nachfrage. Jeremias Meier, Mitgründer und CEO von Easysys, sagt: «Vor einigen Jahren kämpften auch wir in unserer Webagentur mit der Büro-Administration: Wir hatten keinen Überblick über unsere Kundendaten und vergassen darum, Rechnungen zu stellen. Wir brauchten dringend eine Bürosoftware. Leider konnten wir aber keine finden, die unseren Bedürfnissen als kleines Unternehmen gerecht wurde. Also entschlossen wir uns, selbst eine zu entwickeln.»

Usability statt Komplexität

Business-Software hat verschiedene Vorteile. So ist es Nutzern in der Regel möglich, den Account innerhalb von wenigen Minuten einzurichten. Weiter können Unternehmer oder Angestellte Daten zu Hause, im Büro, auf Geschäftsreise oder beim Kunden abrufen und aktualisieren. Diese Flexibilität hilft Abläufe zu vereinfachen und Wartezeiten produktiv auszufüllen. Stundenblätter oder Daten können also zum Beispiel sofort nach dem Kundengespräch online erfasst werden. Es gibt viele komplexe Lösungen für grös­sere Unternehmen. Diese sind aber nicht auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ausgerichtet. Für Unternehmer, die ihre Buchhaltung nach einem harten Arbeitstag oder gar am Wochenende erledigen, darf die Software keine grossen Hürden aufweisen.

Die Usability ist also entscheidend: Wie gut und intuitiv lässt sich die Software bedienen? Hier gibt es grosse Unterschiede.  Am besten prüft man das Produkt erst einmal. Die meisten Dienstleister bieten eine kostenlose Testversion an.

Sicherheit und Unabhängigkeit

Dass webbasierte Software-Lösungen besonders flexibel sind, hat aber nicht nur mit den Vorteilen der Cloud zu tun: Weil Kunden leichter zur Konkurrenz wechseln können als bei fest installierten ­Systemen, sind Anbieter von Cloud-Software bestrebt, ihre Lösungen permanent und kostenlos zu optimieren.

Verschiedene Unternehmer verzichten auf Cloud-Software, weil sie sich um die Sicherheit ihrer Daten sorgen. Es stellt sich aber die Frage, was sicherer ist: der eigene Computer im Büro, den kein IT-Spezialist auf dem aktuellen Stand hält oder die Cloud-Lösungen, bei denen der Anbieter für die Sicherheit der Daten garantiert und mit Fachkräften arbeitet. Auf alle Fälle sollten Anbieter von Cloud-Software auf ihre Seriosität geprüft werden. Wo etwa sind die Daten gespeichert? Werden sie verschlüsselt, und hält der ­Anbieter sämtliche Sicherheitsstandards ein? Easysys etwa speichert die Daten bewusst in Schweizer Rechenzentren und kümmert sich um die höchste Datensicherheit via SSL-Zertifikat.

Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es weiter wichtig, sich bei den Anbietern vorher über die Möglichkeiten des Datenexports zu informieren. Es schadet auch nicht, zu kontrollieren, wie einfach es ist, das Abo zu kündigen. Wird diese Option versteckt oder ist die Kündigung gar nur per Brief oder Fax möglich, ist das eher ein schlechtes Zeichen.