Open-Source Messenger oder Out-of-the-box-Lösungen? Welche Strategie die richtige für das eigene Unternehmen ist und ob sich ein fertiger Business Messenger oder eine Eigenentwicklung auf Basis von Open-Source besser eignet, wird in dieser Checkliste gegenübergestellt.
Datenschutz und -sicherheit
Ob Out-of-the-box-Produkt oder Open-Source-Lösung – Sicherheit und Datenschutz sollten bei einem Business Messenger an oberster Stelle stehen. Dazu gehören auch Aspekte der Datenhoheit nach DSGVO, die Erfüllung umfassender Compliance-Standards und eine höchstmögliche Datensouveränität über Cloud- und Self-Hosting-Optionen. Bei fertigen Business-Messenger-Lösungen wissen Kunden von vornherein, welche Datenschutz- und Datensicherheitsstandards – gemäss der Ansätze Privacy by Design und Privacy by Default – inkludiert sind.
Bei Open-Source-Anwendungen obliegt die Sicherheit den Entwicklern und Administratoren im Anwender-Unternehmen – das gilt auch für die Abwehr von Cyberattacken. Der offene Quellcode birgt nämlich das Risiko, dass potenzielle Angreifer Sicherheitslücken entdecken und ausnutzen. Etablierte Messenger-Anbieter hingegen können Schwachstellen in ihrem geschlossenen System meist schneller beheben, sodass alle Anwender mit nur einem Sicherheitsupdate wieder sicher sind.
Business-Funktionen
Neben Standardfunktionen wie Gruppen-Chats und Voice-over-IP, die aus dem Consumer Messenger-Bereich hinläng-lich bekannt sind, bringen etablierte Business Messenger alle erforderlichen Funktionen für den beruflichen Einsatz mit. Zu diesen gehören beispielsweise Umfragen, Status-Nachrichten und das Teilen des Live-Standorts sowie eine Push-to-Talk-Funktion. Neuere Open-Source-Protokolle umfassen zwar zumeist schon relevante Standardfunktionen für Messenger-Apps und eine gute Verschlüsslungstechnologie, aber alle relevanten Business-Funktionen müssen Unternehmen individuell programmieren.
User Experience
Out-of-the-box-Lösungen durchlaufen regelmässige UX-Qualitätsprüfungen. Daraufhin werden sie weiterentwickelt und optimiert. Somit ist das Nutzererlebnis meist besser. Zudem können sich die Nutzer auf ausgereifte und stabile Funktionen verlassen und treffen seltener auf Bugs. Ein ebenso zuverlässiges und hochwertiges Produkt lässt sich auch auf Open-Source-Basis entwickeln.
Die User Experience können Unternehmen dabei komplett selbst programmieren oder mithilfe verfügbarer, aber kostenpflichtiger Open-Source Clients realisieren. Allerdings ist es generell deutlich aufwändiger und langwieriger, einen mit fertigen Business-Messengern vergleichbaren Qualitätsstatus zu erreichen und langfristig zu halten.
Verwaltung und Steuerung
Out-of-the-box Business Messenger bieten in der Regel eine leicht bedienbare Administrationsoberfläche, sodass IT-Administratoren oder Lösungsbeauftragte die Software optimal verwalten und steuern können. Zum Beispiel lassen sich Nutzer verwalten und Einstellungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Endgerätmanagement vornehmen – ganz bequem über ein übersichtliches Dashboard. Bei Open-Source-Protokollen ist die zentrale Verwaltung nicht als Standard verfügbar. Hier gilt es, individuelle Programmierungen für administrative Verwaltungszwecke vorzunehmen.
Interoperable Lösungen
Im Open-Source-Umfeld gibt es die Möglichkeit, verschiedene Messenger-Anbieter mittels sogenannten Bridgings miteinander zu verknüpfen. Bei Out-of-the-box-Lösungen ist dies hingegen eine Frage der Interoperabilität, um den wechselseitigen Informationsaustausch reibungslos und sicher zu gewährleisten. Dies ist besonders für «Kritis»-Unternehmen, Behörden, Kliniken sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen unabhängiger Organisationen relevant. Denn diese müssen oftmals über Abteilungs-, Referats- oder Organisationsgrenzen hinweg kommunizieren. Für solche Anwendungsfälle bieten fertige, interoperable Business Messenger eine einheitliche Kommunikation zwischen autarken Unternehmen.
Betreuung und Support
Bei Open-Source-Lösungen erfolgen Betreuung und Support wechselseitig über eine aktive Community. Dort finden Unternehmen Hilfe in Online-Dokumentationen, Foren und Wikis. Die Qualität der Informationen unterliegt aber deutlichen Schwankungen. Gleiches gilt für die Regelmässigkeit und Qualität von Routine & Fixes Updates, welche die Community oder die eigenen Entwickler bereitstellen. Bei einer professionellen Out-of-the-box-Lösung ist der Support meist schon Teil der Lösung. Inklusive sind regelmässige Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen.
Kosten und Aufwände
Zwar mag der Standard-Programmiercode eines Open-Source-Messengers gratis verfügbar sein, die Anpassung und Weiterentwicklung der Software für einen individuellen Business Messenger sowie Betrieb und Wartung sind allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Zudem dauert es – je nach Entwicklungsaufwand – zwischen sechs und 24 Monate, bis eine Open-Source-Lösung einsatzbereit ist. Im Gegenzug dazu ist eine Out-of-the-box-Lösung direkt mit Erwerb der Lizenz einsatzfähig und kann innerhalb von 30 Tagen über die gesamte Organisation ausgerollt werden. Selbst die Anbindung an Drittsysteme ist von vielen etablierten Anbietern bereits via API-Schnittstellen vorbereitet und mit überschaubarem Aufwand realisierbar.
Hinsichtlich der Kosten profitieren Anwender vom regen Wettbewerb am Business-Messenger-Markt. Hier gibt es zahlreiche hochwertige und auch branchenspezifische Lösungen zum fairen Preis. Betreuung und Weiterentwicklung sind zumeist inklusive. Ein – auch auf lange Sicht ausgelegter – Vergleich der Kosten und Aufwände bei Open-Source versus Out-of-the-box lohnt sich also.
Fazit
Bei der strategischen Wahl des eigenen Business-Messengers sollten Unternehmen unter anderem auf Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit, eine administrative Verwaltung, die Möglichkeit von Drittsystem-Integrationen und das Hosting achten. Hierbei eignen sich grundsätzlich sowohl Out-of-the-box- als auch Open-Source-Lösungen. Für Unternehmen vieler Branchen, zum Beispiel Behörden, öffentliche Stellen, medizinische Einrichtungen und Blaulichtorganisationen, gibt es am wachsenden Business-Messenger-Markt bereits dedizierte Lösungen mit spezialisierten Funktionen. Diese Business Messenger von zum grössten Teil etablierten Anbietern decken viele der Aspekte ab, weshalb Open-Source-Lösungen so beliebt sind, etwa die Datensouveränität und digitale Unabhängigkeit von grossen amerikanischen Software- und Cloud-Anbietern.
Doch für die meisten klein- bis mittelständischen Unternehmen sind Open-Source-Lösungen aufgrund des intensiven zeitlichen und finanziellen Aufwands kaum zu stemmen. Daher ist es im ersten Schritt stets ratsam, sich die Business Messenger am Markt anzusehen und zu vergleichen. Und nur bei hochspezifischen Anforderungen oder Fällen, in denen es die Organisationsgrösse erfordert, eine Open-Source-Alternative in Betracht zu ziehen.
