Notwendiger Schutz durch technische Optimierung

Die Tendenz ist eindeutig. Die Menge zu verarbeitender Daten nimmt rasant zu. In diversen dienstleistungsorientierten Branchen ist eine Verdoppelung von Daten, die aus rechtlicher Vorschrift oder betriebswirtschaftlicher Notwendigkeit zu archivieren sind, innerhalb von 18 Monaten die Regel. Dazu kommt der Anspruch, ortsunabhängig kommunizieren zu wollen, Informationen jederzeit verfügbar zu haben und mit Arbeitskollegen oder der Firmenzentrale austauschen zu können. Ein Unternehmen, das den Mitarbeitenden die technologischen Möglichkeiten zugänglich macht, gilt nicht selten gerade deshalb als attraktiver Arbeitgeber. Das kann angesichts dünn gesäter Fachkräfte oder im Zuge einer Expansionsphase matchentscheidend sein.

Mobilität setzt sich durch

Wer mobil arbeitet, ist meistens besser erreichbar und kann seine Einsätze optimal planen. Mobiltelefone, Laptops, Smartphones, Tablets und PCs im Home Office bringen Teams zusammen und verbessern den Gedankenaustausch zwischen Fachleuten und Kunden. Persönliches Erscheinen wird auf wichtige Termine konzentriert. Weniger ist eindeutig mehr. Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Personaldienstleisters «Office Team». Mehr als jeder Fünfte von 250 HR-Verantwortlichen hält die Hälfte aller Sitzungen für unproduktiv oder gar unnötig, weil sie schlecht vorbereitet sind, als Profilierungsplattform für Vielschwätzer dienen und keine straffe Agenda aufweisen. Neben den aufgezählten Geräten sind auch Videokonferenz-Tools äusserst hilfreich, um sich rationell und wirkungsvoll auszutauschen.

Die Unterstützung bei Geschäftsprozessen, insbesondere durch Smartphones oder Tablets, dürfte sich weiter ausdehnen. Die Ergebnisse einer Untersuchung der Fachhochschule Nordwestschweiz, die Business-Software-Studie 2013, unterstreicht das deutlich: Die Innovationen der IT-Industrie machen zeitlich und örtlich unabhängig. Kommunikation und Information können praktisch jederzeit und an jedem Ort stattfinden, entscheidend sind die Vernetzung und der reibungslose Datenaustausch.

Die FHNW-Studie «Mobile Computing in Schweizer KMU», in der 984 Unternehmen telefonisch befragt wurden, ist repräsentativ und zeigt, dass die Schweizer KMU bereits zu einem Drittel mobil arbeiten, deutlich mehr als etwa in Deutschland. Ihre Fachleute nutzen die IT unterwegs in den öffentlichen Verkehrsmitteln, vor Ort beim Kunden, zu Hause und an vielen anderen Orten. Als wichtigste Faktoren werden dabei Erreichbarkeit und Informationszugriff bezeichnet. Für 80 Prozent der KMU ist dies «wichtig» oder «eher wichtig».

Nah am Kunden

Untersucht wurde auch, welche Art von Informationen die Unternehmen beim mobilen Arbeiten nutzen: Unbedeutend hierzu war, «ob die KMU die Informationen auf dem Medium Papier oder in elektronischer Form nutzen. Am häufigsten sind Kontaktinformationen. 70 Prozent der KMU geben an, dass sie diese Art von Information mobil verwenden und zum Teil auch erfassen. In rund 60 Prozent der Firmen werden Informationen in Do­kumentenform genutzt oder erfasst (Text, Tabellen, Prä­sentationen). Knapp 50 Prozent nutzen oder erfassen so Informationen über Kunden und Lieferanten. Weiter wurde untersucht, welche Prozessbereiche Unternehmen am häufigsten mit Smartphones und Tablets unterstützen. In erster Linie sind es diejenigen, die den Kunden im Fokus haben: die Bereiche Marketing und Vertrieb, Kundenservice und Wartung sowie Auftrags- und Projektabwicklung.»

Wenn Menschen sich zu den Vorteilen des mobilen Arbeitens äussern, nennen sie eine verstärkte Motivation, höhere Zufriedenheit, bessere Arbeitsleistung sowie mehr Ruhe und Ausgeglichenheit. 55 Prozent der in der FHNW-Studie befragten KMU betonten zudem, dass der Einsatz von Smartphones und Tablets die Produktivität ihrer Mitarbeitenden erhöht: «Betrachtet man die Aussagen der Unternehmen, die bereits Prozessbereiche mit Smartphones und Tablets unterstützen, steigt die Zustimmung auf rund 80 Prozent. Hierin zeigt sich deutlich, dass mit dem Einsatz dieser Geräte positive Erfahrungen gemacht werden und dass die gezielte Unterstützung von Prozessen, die über die reine Kommunikation hinausgehen, ein wichtiger Treiber für Produktivitätseffekte ist», heisst es in der Studie. Und weiter: «Nicht nur die Arbeit wird als angenehmer und stressfreier empfunden, auch die Lebensqualität steigt generell. Die Befragten nennen dabei: Ich kann flexibel entscheiden, wann ich arbeite, habe mehr Nähe zu meiner Familie und bringe damit mein Arbeits- und Privatleben in Einklang.»

Mobilität braucht Regeln

Die zunehmende Mobilität setzt allerdings auch das Einhalten einiger wichtiger Regeln voraus:

Gründlich koordinieren

Ein Teamleiter hat sein Team womöglich nicht mehr ganz so häufig direkt vor Augen. Also muss er sorgfältig Termine planen, Dokumentationen pflegen und auch eine vernünftige Einsatz-Koordination durchführen.

Selbstdisziplin

Alle mobil Tätigen brauchen ein hohes Mass an Zeitmanagement und Eigenständigkeit. Das ist zu fördern.

Fokussiertes, vernetztes Denken und Handeln

Diese Tugenden werden zu Erfolgsfaktoren. Der Appetit kommt mit dem Essen. Die zeitgemässe Arbeitsweise setzt sich immer mehr durch. Voraussetzung sind erstklassig strukturierte Daten und deren blitzschnelle Verfügbarkeit.

Datenschutz

Mithilfe einer kompetenten IT- Beratung und geeigneter Techniken lässt sich dieses Problem in den Griff kriegen. Neben Passwort-geschützten Daten bieten oft auch rechtssichere, rasch verfügbare Datenarchivierungen oder Outsourcing-Lösungen wie Cloud Computing vermehrte Sicherheit. Sinnvoll ist zudem ein regelmässiges IT-Audit. Gemäss Angaben von SAP nutzen heute weltweit etwa 1,2 Milliarden Mitarbeiter Smartphones und Tablets privat wie beruflich.

Bring your own device

Das sogenannte «Bring your own device» ist zwar praktisch und bedienerfreundlich, birgt aber grosse Gefahren, denn «zwei von drei Mitarbeitern übertragen geschäftliche Daten ungesichert auf ihre mobilen Geräte. Mithilfe von Synchronisationstools für den Privatgebrauch, per E-Mail an den persönlichen Account – oder über iTunes.»

Das geht einfach, ist aber auch riskant. Überdeutlich werden Unheilszenarien auch, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, sein Mobile oder Tablet aber mit vertraulichen Unternehmens- und Kundendaten randvoll gespickt ist. Hinweise auf rechtliche Konsequenzen sind zwar schön, genügen aber in vielen Fällen alleine nicht. Ein selektives oder vollständiges Löschen bestimmter Daten per Fernzugriff sollte ins Repertoire aller Firmen gehören, die auf die Karte «mobiler Datenaustausch» setzen. Dieses Instrument ist gleichermassen angezeigt beim Verlust mobiler Endgeräte.

«Heisse» Daten schützen

Zurück zu den Risiken der Datenübertragung: Mobile Apps, mit denen Kunden und Mitarbeiter von überall Zugriff auf Enterprise-Daten haben, sind hoch im Kurs. Sie bieten grosse Chancen, Marktleistungen an den Mann zu bringen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und das Tempo im Vertrieb zu steigern. Mobile Apps werden dabei technisch mit bestehenden Enterprise-Backend-Lösungen verbunden.

Erfolgt diese Anbindung aber nicht optimal, entstehen für Angreifer neue Möglichkeiten, um über unzureichend geschützte Mobile-Lösungen die Verfügbarkeit der Backend-Systeme infrage zu stellen und «heisse» Daten zu knacken. IT-Experten wie Software-Anbieter raten zu folgenden Vorsichtsmassnahmen:

• Sperren einzelner Funktionen wie Blue­tooth, Kamera oder Cloud-Diensten
• Verschlüsselung, Malware-Schutz und Firewalls
• Nachrichtenfilter zur Überwachung und Sperrung ein- und ausgehender Anrufe und SMS
• Einführen von Kennwörtern, zentrale Authentifizierung
• Gerätesperrung durch Fernzugriff in Notfällen
• Umfassendes Geräte- und Richtlinienmanagement

Fazit

Moderne Arbeitsformen sind zwar zumeist besser als die althergebrachten, sie bedingen aber zahlreiche juristische, organisatorische und insbesondere technische Voraussetzungen.Nur so können allfällige Schäden vermieden und auch die Effizienz gesteigert sowie der Wettbewerbsvorteil genutzt werden.

Sinnvollerweise geht man die technische Optimierung bereits früh an, denn die Daten, die sicher zwischen PCs, Laptops, Smartphones und Tablets ausgetauscht werden können, bedingen ja auch eine Synchronisation der Inhalte. Für eine alles umfassende Sicherheit ist es allerdings zunehmend nötig, alle aufgezählten unternehmensspezifischen Aspekte sorgfältig zu überprüfen und zu regeln. Bei diesem Prozess kann die unterstützende Begleitung durch ein interdisziplinäres Team erfahrener Berater besonders wertvoll sein.