Neue Technologien vereinfachen Berechtigungskonzepte

Schwachstellen sind im sensiblen Bereich der SAP-Berechtigungskonzepte mit erheblichen wirtschaftlichen und sicherheitstechnischen Risiken verbunden. Doch egal, ob ein initiales Berechtigungskonzept erstellt wird, der Wirtschaftsprüfer ein Redesign anmahnt oder ein Audit ansteht: Berechtigungsprojekte sind in vielerlei Hinsicht eine komplexe Herausforderung. Fachlich, da ein fundiertes Verständnis der spezifischen Geschäftsprozesse nötig ist. Technisch, da dieses Prozesswissen möglichst verlustfrei in die Sprache des SAP-Ökosystems «übersetzt» werden muss. Und methodisch, da Berechtigungskonzepte ein gutes Projektmanagement erfordern, um interne Ressourcen und externe SAP-Experten effizient zu managen. 

Moderne Technologien bieten hier ein grosses Potenzial, Berechtigungskonzep­te künftig intelligenter und kostensparender anzugehen. Insbesondere automa­tisierte Lösungen werden das Business disruptiv verändern – und damit auch die Rolle der SAP-Consultants in Berechtigungsprojekten. 

Berechtigungskonzepte müssen den Spagat schaffen, jeden Benutzer mit rollenspezifischen Zugriffs- und Bearbeitungsrechten auszustatten, gleichzeitig aber Sicherheitsrisiken zu minimieren und rechtliche Auflagen abzubilden. Kurz ­gesagt: So viele Rechte wie nötig, aber so restriktiv wie möglich. Schlanke und klare Berechtigungen stellen Mitarbeitende nicht unter Generalverdacht, sondern bieten ebenso Schutz vor versehentlichen Fehlern wie vor Manipulation und Missbrauch. 

Es braucht einen Game Changer

In Zeiten, in denen die Dynamik in Un­ternehmen rasant zunimmt, stösst der traditionelle Projektablauf bei der Er­stellung von Berechtigungskonzepten an seine Grenzen. Zu träge ist der kon­ventionelle Rollenbau, zu aufwendig das manuelle Durchspielen von Nutzungsszenarien, um mit Veränderungen der Organisationsstruktur, mit wechselnden Teamzusammensetzungen und laufend neuen Compliance-Vorgaben Schritt halten zu können. 

Hinzu kommt der wachsende Fachkräf­temangel im Bereich IT: Auch SAP-­Con­sultants sind rar und die S/4HANA-­Migration verschärft diesen Engpass – es gibt schlichtweg nicht genügend gut geschulte Berater auf dem Markt, um die Fülle an SAP-Projekten zu stemmen. 

Solange Sicherheitslücken abstrakt bleiben, scheuen deshalb viele Unternehmen den Organisations- und Kostenaufwand für ein professionelles Berechtigungs­konzept oder ein Redesign. Die Folge ist ein grosses und rasant wachsendes Delta zwischen Soll- und Ist-Situation. Um einen hoch risikobehafteten Projektstau zu verhindern, benötigt die Branche dringend innovative Ansätze – und zwar echte Game Changer, die den manuellen Anteil bei der Planung von Rollen und Be­rechtigungen deutlich reduzieren. 

Die Lösung heisst Automation

Seit einigen Jahren gibt es smarte Tools auf dem Markt, die die Verwaltung von ­Berechtigungen digitalisieren und punktuell vereinfachen – beispielsweise bei der Dokumentation und laufenden Pflege. ­Allerdings gab es bislang keine wirklich bahnbrechende Lösung für das zeit- und damit kostenaufwendige Erarbeiten von Rollen und Berechtigungen. Nach einer anspruchsvollen Analyse von Unternehmensstruktur und prozessen werden Berechtigungen manuell zu Rollen gebündelt. Die modellierten Rollen lassen sich dann den einzelnen Nutzern zuordnen. 600 Arbeitsstunden für den Rollenbau ­eines Berechtigungskonzepts mit 1000 Usern sind durchaus realistisch. Da das Konzeptziel so individuell ist wie die jeweiligen Unternehmensabläufe, führen Standard-Templates erfahrungsgemäss nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen.

Die Lösung auf dem Weg hin zum Be­rechtigungsmanagement 2.0 lautet Auto­mation, genauer gesagt Robotic Process ­Automation (RPA): Der Einsatz von Algorithmen beschleunigt den konventionellen Ablauf nicht nur – mittels Automated Role Mining lassen sich auch sehr grosse Datenmengen aus einem mehrmonatigen Tracing analysieren und so noch pass­genauere Konzepte entwickeln. Möchte das Unternehmen vorrangig Lizenzkosten sparen, Compliance-Konflikte reduzieren oder den Prüfungsaufwand für Audits ­minimieren? 

Evolutionäre Algorithmen ermöglichen eine kontinuierliche Interaktion zwischen Mensch und Role Builder, so dass der Status der Optimierung im laufenden Berechnungsvorgang kontrolliert und das Ziel jederzeit nachjustiert werden kann. In Verbindung mit KI-basierten Modulen gelingt es, auch semantisch sinnvolle Namenskonventionen für das Rollenkonzept vollständig automatisiert zu generieren. Erste Pilotprojekte auf Basis von Automated Role Mining zeigen ein beeindruckendes Einsparungspo­tenzial von über 90 Prozent der Beraterstunden und 30 Prozent der Lizenzkosten sowie eine um 80 Prozent verkürzte Projektlaufzeit. 

Beratermangel nimmt zu

Werden SAP-Experten in Berechtigungsprojekten überflüssig? Nein, ganz und gar nicht. Das Ziel automatisierter Berechtigungskonzepte ist es, SAP-Berater, interne IT-Experten und die Fachabteilungen von Meetings und repetitiven ­Tätigkeiten zu entlasten. Und das hat ­angesichts der aktuellen Marktlage ab­solut Sinn: Die Digitalisierung zwingt ­Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse an die Anforderungen von Vuca, Globalisierung und New Work anzupassen – viele entscheiden sich für die ERP-Lösungen von SAP.

Hinzu kommt, dass im Jahr 2027 der ­Support für das klassische SAP-ERP-System endet. Bis dahin muss die Migration auf SAP S/4HANA vollzogen sein – und damit auch ein Redesign des Berechtigungskonzepts. Branchenexperten wie die SAP-Personalberatung Duerenhoff prophezeien eine Zuspitzung des Beratermangels. Die SAP-Beratungshäuser werden den wachsenden Bedarf an SAP-Fachkräften voraussichtlich bei weitem nicht decken können.

Neue Technologien 

Neue Technologien auf Basis von evo­lutionären Algorithmen helfen, diesen Experten-Gap abzufedern, da Implementierungen und Migrationen künftig mit weniger internen und externen Mann­tagen umgesetzt werden können. 

Vorteile für die Unternehmen

Ein wichtiger Teil der IT-Security ist ge­sichert, Unternehmen arbeiten konform mit SoD-Policies und Compliance-Regularien wie NIS2 und SOX und sind je­derzeit auf Zertifizierungen wie PCI DSS vorbereitet – bei sinkenden Kosten für die Erstellung von Berechtigungskonzepten und einer kürzeren Projektdauer. Zudem profitieren Unternehmen von exakt auf die tatsächliche Nutzung zugeschnittenen, schlankeren Lizenzpaketen. 

Vorteile für SAP-Spezialisten

Die Überlastung sinkt und SAP-Experten erhalten wieder Freiraum für Tätigkeiten, bei denen sie ihr Wissen und ihre Soft Skills für die Wertschöpfung einsetzen können – beispielsweise für Beratung zu Security- und Compliance-Themen, für das Projektmanagement und Schulungen, für die intensive Kommunikation zwischen IT- und Fachabteilungen und das Change Management.

Fazit

SAP-Berechtigungskonzepte sind die Grundpfeiler in puncto Sicherheit. Eine Verschleppung anstehender Projekte oder eine halbherzige Umsetzung können sich Unternehmen nicht leisten. Die Entwicklung hin zum «Berechtigungskonzept 2.0» sollte deshalb weniger als Bedrohung, sondern in Zeiten knapper Ressourcen und wachsender Dynamik als Chance verstanden werden. Innovative Technologien und disruptive Strategien stehen zur Verfügung, um das Herkulesprojekt Berechtigungskonzept zu vereinfachen. Die Frage wird nicht sein, ob Unternehmen und SAP-Berater sich auf die Möglichkeiten der Automatisierung einlassen, sondern wer mit Pioniergeist vorangeht und sich so Kostenvorteile und einen Wettbewerbsvorsprung sichert.