KMU sind mehr denn je auf einen funktionierenden kommunikativen Austausch angewiesen: Abstimmungen mit Lieferanten und Partnern, Projektbesprechungen mit Mitarbeitern, Feedbacks von Kunden. So verwundert es nicht, dass ein Grossteil ihres Arbeitsalltags aus Sitzungen besteht. Diese sind wichtig, an Besprechungen tauscht man sich aus, trifft Entscheidungen und beschliesst Neues. Um eine möglichst hohe Effizienz sicherzustellen, sollten sich Unternehmer im Nachhinein in diesem Zusammenhang trotzdem einzelne Fragen stellen: Brauchte es diese Sitzung wirklich? Und: War es nötig, für diese Sitzung direkt zum Kunden oder Partner zu reisen? Haben sich der finanzielle und zeitliche Aufwand dafür gelohnt?
Beispiel aus der Praxis
Eine Firma, die sich intensiv mit dem Thema Sitzungen und alternativen Möglichkeiten zum kommunikativen Austausch auseinandergesetzt hat, ist die SAN GmbH mit Sitz in Reiden. Die Wissenschafts- und Kongressagentur mit 22 Mitarbeitern produziert wissenschaftliche Kommunikationsmedien und internationale Anlässe wie Kongresse und Symposien. Susanne Karg, Business Manager bei SAN GmbH, erklärt: «Wir bearbeiten zeitgleich rund 15 bis 20 Projekte in unterschiedlichen Entwicklungsphasen. Die Mitarbeiter sind in ständigem Kontakt mit unseren Kunden, Referenten oder Lieferanten. Es werden Agenden und Konzepte für Konferenzen entwickelt, Briefings der Referenten erstellt, geeignete Veranstaltungsorte gesucht, Präsentationen kritisch kommentiert und optimiert. Unser Geschäft bedingt einen regen Austausch mit unseren Kunden und Partnern auf verschiedenen Kontinenten.» Da die SAN GmbH in mehr als 30 Ländern tätig ist, ist eine persönliche Sitzung oftmals unmöglich. Deshalb findet ein Grossteil des kommunikativen Austausches per E-Mail oder Telefon statt. Was aber, wenn mehrere Referenten gleichzeitig bei einer Sitzung dabei sein müssen?
Vom Webportal aus steuerbar
Die moderne Telekommunikation bietet hier gute Möglichkeiten: Telefonkonferenzen, neudeutsch Conferencing Services, die von diversen professionellen Dienstleistern angeboten werden, schaffen hier Abhilfe. Mit ihnen kommunizieren Nutzer, wo und wann immer sie wollen, ohne zu reisen und mit schnellen Resultaten. Alles, was man benötigt, ist ein Festnetz- oder Mobiltelefon. Die Nutzer können dabei einfach auf einem Webportal und mit einem persönlichen Account kostenlos und ohne grossen Aufwand ihre Konferenzen organisieren und steuern. Der Gesprächsleiter hat so die Übersicht, welche der eingeladenen Teilnehmer wann und wie lange an der Konferenz teilnehmen. Reicht eine reine Audio- Konferenz nicht, bietet sich die Möglichkeit, Powerpoint-Präsentationen über das Internet zugänglich zu machen. Webinare (Seminare, die über das World Wide Web gehalten werden), Mobile Conferencing für BlackBerry sowie die Einbettung in Outlook sind weitere Features, die im Kontext von Conferencing Services zur Verfügung stehen.
