Intelligentere Unternehmensstrukturen durch Zusammenarbeit in der Cloud

Die Erkenntnis, dass Wissen eine Ressource ist, ist längst Allgemeingut. Eine Disziplin wie das Wissensmanagement beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit Strategien, diese Ressource zu systematisieren und in Unternehmen besser verfügbar zu machen. In der Regel läuft das auf eine Veränderung bestehender Arbeits- und Kommunikationsstrukturen hinaus – sie werden entweder ergänzt oder gar ersetzt. Das kann Vorteile haben und zu nachhaltigen Verbesserungen führen. Solche Veränderungen sind aber immer mit einem beträchtlichen Aufwand verbunden und stossen meist auf wenig Gegenliebe. Denn die etablierten Strukturen sind im Arbeitsalltag fest verankert, und sie haben sich in vielen Szenarien bewährt. Wesentlich einfacher und effizienter ist es daher, die bestehenden Strukturen zu optimieren, präziser ineinandergreifen zu lassen, stärker zu vernetzen, kurz: ihre Intelligenz zu steigern. Anstatt Arbeitsprozesse und Unternehmenskommunikation völlig neu zu organisieren, wird die bestehende Organisation effizienter. Business Collaboration geht diesen Weg – und webbasierte Business-Collaboration-Lösungen ebnen ihn.

Hinzu kommt: In vielen Branchen findet schon heute Wertschöpfung an unterschiedlichen Orten statt, zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Teamkonstellationen. Technologien wie Cloud Computing und Mobility geben dabei die Richtung vor: «Bring Your Own Device» und leistungsfähige mobile Netze machen Mitarbeiter hierbei unabhängiger, schaffen persönliche Freiräume und flexibilisieren Arbeitszeiten. Auch Führung und Management werden unabhängiger: Weitreichende Entscheidungen werden unterwegs getroffen, durch einen Klick aufs Tablet. Zukunftsfähige Business-Collaboration-Lösungen – im Folgenden kurz BC-Lösungen – müssen dieser Entwicklung Rechnung tragen, oder mehr noch, ein Teil davon sein.

Business-Collaboration-Initiativen und die hierbei eingesetzte Software müssen Herausforderungen in mehreren Kategorien bewältigen. Prinzipiell sind dies Organisation, Kommunikation und Compliance sowie respektive Sicherheit. Organisation betrifft beispielsweise die Ordnung und Systematisierung von unternehmensweiten Inhalten, wie sie Dokumente, Verträge, Mediadateien und E-Mail darstellen. Eine Systematik festzulegen, ist Aufgabe des Unternehmens, BC muss sie nur vollständig abbilden können. Hier lässt sich einwenden, das sei die Aufgabe von Dokumentenmanagement-Systemen. Richtig: Deswegen ist jedwede Business-Collaboration-Lösung, die nicht über ausgereifte ECM-Funktionalitäten verfügt, schlicht mangelhaft. Gerade bei grossen Projektteams, eventuell unter Einschluss von freien externen Mitarbeitern, ist es unabdingbar, den Überblick über die Anzahl und die Aktualität von Dokumenten zu behalten.

Damit hier kein Chaos ausbricht, muss eine BC-Lösung gewährleisten, dass jedes Dokument seinem Absender eindeutig zugeordnet werden kann und sich in der Versionierung von den anderen unterscheidet. Ausserdem muss sie gewährleisten, dass diese Dokumente entweder automatisiert oder über einen nicht zu übergehenden, klar definierten Workflow in einem Ablagesystem geordnet hinterlegt werden. Das verhindert Versionswirrwarr und einzelne Dokumente lassen sich jederzeit schnell wiederfinden. Ausserdem entscheidend: Die Vielzahl der einzelnen Arbeitsschritte zwischen dem Beginn eines Projekts und seinem Abschluss sind so revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert. Abgesehen von der grossen Arbeitserleichterung wird damit auch eine zentrale Forderung der Compliance erfüllt.

Im Regelfall führen Unternehmen aber nicht nur ein Projekt durch bzw. sind nicht nur an einem Projekt beteiligt. BC-Initiativen müssen daher in der Lage sein, unterschiedliche Projekte so darzustellen, dass die Übersichtlichkeit für alle Beteiligten gewahrt bleibt, gleichzeitig aber für den einzelnen Mitarbeiter kein unnötiger Arbeitsaufwand entsteht. Eine Möglichkeit ist die Einrichtung unterschiedlicher virtueller Projekträume über eine BC-Plattform, in der die oben beschriebenen ECM-Funktionen für jedes Projekt zur Verfügung stehen. Nachvollziehbarkeit, sichere Ablage und schnelles Auffinden von Ergebnissen sind dann für jedes Projekt garantiert. Damit auch die Mitarbeiter den Überblick behalten, sollte die Plattform über eine ausgefeilte Managementoberfläche verfügen, in der alle persönlichen Projekte übersichtlich zusammengefasst werden. Von hier aus muss ein direkter Zugriff auf alle Informationen wie Termine, Kontaktdaten, Nachrichten sowie Dokumente möglich sein. Inhalte sollten sich einfach und nutzerfreundlich per Drag & Drop einbinden lassen, und Statusanzeigen visualisieren den Fortschritt bei einzelnen Aufgaben und Projekten. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Tätigkeiten zu priorisieren, dokumentiert für das Projektteam sichtbar das bis dato Erreichte und wird in Verbindung mit definierten Workflows zu einem Garanten effizienter Zusammenarbeit. Die Oberfläche sollte zudem so gestaltet sein, dass sie auch auf den kleineren Displays mobiler Endgeräte problemlos dargestellt werden kann.

Der zweite Garant für eine effiziente Zusammenarbeit ist eine funktionierende, offene Kommunikation. Offen meint hier nicht einen für alle transparenten Dialog, bei dem wie im Brainstorming-Verfahren alle alles in einen Topf werfen und hoffen, dass etwas Nützliches dabei herauskommt. Offen meint eine Kommunikation, die prinzipiell alle Projektbeteiligten einbindet und ihnen die Möglichkeit bietet, sich über konkrete Fragestellungen auszutauschen – allerdings in dem Masse, wie sie von diesen Fragestellungen betroffen sind. Die flexible Definition von Berechtigungsstufen und Verwaltung von Teams sowie Filterfunktionen ermöglicht es hier, den Austausch besser zu koordinieren und in gewinnbringende Bahnen zu lenken. Für allgemeine Fragen oder Anmerkungen sollte es ein virtuelles Forum geben. Offen bedeutet zudem, dass die Kommunikation über Kanäle geführt wird, die jedem Projektmitarbeiter zur Verfügung stehen. Das ist in der Regel die E-Mail. Unter den Gesichtspunkten Organisation und Compliance müssen die E-Mail-Funktionalitäten einer BC-Plattform aber garantieren, dass die relevanten Nachrichten nicht in einer Flut von E-Mails verloren gehen. Der zentrale Ort für vertrauliche wie auch projektrelevante Nachrichten eines Nutzers sollte daher ein persönliches Konto innerhalb der Plattform sein – inklusive intelligenter Ablagestrukturen, einer leistungsstarken Suche und der Möglichkeit, direkt von einer Nachricht in das richtige Projekt zu springen. Vor dem Hintergrund der Zusammenarbeit mit externen Projektmitarbeitern oder dem Einsatz von mobilen Endgeräten muss die Übermittlung zudem sicher bzw. bei Bedarf vertraulich sein. In den Bereich Kommunikation fällt schliesslich auch die Aufgabe, Verantwortlichkeiten transparent und eindeutig zu verteilen. Kennt jeder seine und die Aufgaben der anderen, versandet nichts mehr im Zuständigkeitschaos.

Beachten BC-Initiativen diese Aspekte, dann verfügen alle Mitarbeiter jederzeit über den gleichen Kenntnisstand, sind optimal miteinander vernetzt und wissen immer genau, wer für spezifische Fragestellungen der richtige Ansprechpartner ist. Wird das Know-how derart über eine BC-Plattform gebündelt, steht einer effizienten, produktiven Zusammenarbeit fast nichts mehr im Weg.

Eine Hürde gilt es allerdings noch zu meistern. Denn Projekte werden nicht verwirklicht, indem jeder nur einen Teil beisteuert und schliesslich wie durch Zauberhand ein verwertbares Ergebnis entsteht. Regelmässig müssen Entscheidungen getroffen werden – im Regelfall von einem kleinen Kreis von Führungskräften, manchmal auch von nur einer Person. Dank des einheitlichen Wissensstands und der Nachvollziehbarkeit von Prozessen ermöglicht Business Collaboration den Entscheidern bereits die grundlegende Meinungsbildung. Aber BC-Plattformen bieten noch mehr. Durch sie können Entscheidungen als eigenständiger Projektarbeitsschritt definiert und dann im kleinen Kreis geprüft, diskutiert und schliesslich getroffen werden. Stehen besonders weitreichende Entscheidungen an oder fällt die Konsensbildung schwer, stehen Umfrage- und Abstimmungstools zur Verfügung. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die Entscheidung nur die Entscheider oder alle Teammitglieder sehen dürfen. Ein eigenständiger Bereich in der persönlichen Projektmanagementoberfläche sollte alle Entscheidungen eines Nutzers sammeln – bereits getroffene wie noch ausstehende.

Neben der breiten Palette an Funktionalitäten und einer zentralen übersichtlichen Managementoberfläche sollten BC-Plattformen zwei weitere Merkmale aufweisen: Erstens gewährleisten Cloud-Computing-Technologien und Apps für mobile Endgeräte einen browserbasierten Zugang rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus. Die Investitionskosten sind niedrig, und die Plattform kann auch von Businesspartnern sofort eingesetzt werden. Das zweite Kriterium ist eine hohe Usability. Nur wenn die Plattform intuitiv zu bedienen, optisch an bekannte grafische Oberflächen angelehnt und zudem mehrsprachig ist, wird sie ohne Schulungsaufwand einsetzbar sein und von allen Nutzern, auch von internationalen Partnern, akzeptiert werden.

Die ideale Business-Collaboration-Plattform verbindet also nutzerfreundliche Collaboration-, Projektmanagement- und DMS-Funktionen, erlaubt damit standortunabhängige, effizient vernetzte Arbeitsprozesse und garantiert mittels durchgängiger Dokumentation der Arbeitsschritte und projektbezogener Speicherung von Dokumenten und Nachrichten einen sicheren Rahmen für alle Entscheidungen. Unternehmen werden intelligenter, Effizienz und Produktivität steigen und die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter bleibt auf hohem Niveau.