Ob reale Notfälle oder Cyberkrisen aufgrund von Hackerangriffen – für beides müssen sich Unternehmen entsprechend aufstellen beziehungsweise schützen. In diesem Zusammenhang erhalten die Themen digitale Resilienz, Zero Trust und Notfallkommunikation eine neue Wichtigkeit. Gleiches gilt für digitale Kommunikationslösungen, die als Hauptkommunikationsmittel sicher funktionieren und Notfallsituationen kommunikativ unterstützen sollen.
Unternehmen suchen daher nach sicheren digitalen Kommunikationslösungen, die auch bei Telefonie- und Stromausfällen funktionieren und die Zusammenarbeit von Teams, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens während einer Krisen- oder Notfallsituation ermöglichen. Den Wunsch nach erhöhter Sicherheit erfüllen entweder Plattformen, die sich gesamtheitlich auf Krisenmanagement fokussieren, oder Lösungen, die durch spezifische Funktionen eine reibungslose Kommunikation garantieren. Dabei werden kostenlose Messenger wie Whatsapp und Co. aus datenschutzrechtlichen Gründen zunehmend gemieden. Aber auch bei UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Zoom stossen Unternehmen immer häufiger an Compliance- und funktionale Grenzen.
Das Zero-Trust-Prinzip
Organisationen, die eine für Unternehmen spezialisierte Kommunikationslösung einsetzen, sind nicht nur deutlich krisenfester, sondern weisen zudem eine höhere digitale Resilienz auf. Das bedeutet, sie verfügen über eine stärkere Widerstands- und Regenerationsfähigkeit angesichts komplexer und zunehmend unvorhersehbarer Risiken in digitalen sowie informationstechnologischen Zusammenhängen. Noch mehr Schutz wird anhand eines Zero-Trust-Sicherheitsprinzips gegeben. Zero Trust bedeutet, Dienste, Geräte und Anwender im eigenen Netzwerk wie Externe zu behandeln.
Dem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip folgend gilt es, alle verfügbaren Datenpunkte in die Authentifizierung und Autorisierung einzubeziehen, Nutzerrechte zu beschränken und den Segmentzugriff zu minimieren. Bei einer digitalen Kommunikationslösung kann dies beim Hosting anfangen und über die Nutzerverwaltung bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Standort-Freischaltung gehen.
Auf diese Weise müssen Hacker nicht nur eine, sondern viele Hürden überwinden, um Daten abzugreifen oder Schaden anzurichten. Eine digitale Kommunikationslösung, die auf einem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip aufbaut, ist eine unverzichtbare Verstärkung der digitalen Resilienz.
Die Grundsteine
Wie bereits angedeutet, geht es bei digitalen Kommunikationslösungen um viel mehr als nur DSGVO-Konformität und die Erfüllung der Compliance. Auch in Krisen- und Notfallsituationen sollten sie einwandfrei einsetzbar sein. Dabei spielt die funktionale Beschaffenheit eine entscheidende Rolle. Eine digitale Kommunikationslösung muss auf den folgenden drei Grundsteinen basieren: Sicherheit, Geschwindigkeit und Notfall-Funktionen.
In Krisen- und Notfallsituationen können Sekunden entscheidend sein. Die Kommunikationsgeschwindigkeit ist daher ein essenzieller Faktor. Für die Krisenkommunikation gilt es, mobile Endgeräte und digitale Lösungen samt geeigneter Funktionen schon bereitzustellen, bevor es zu einer Ausnahmesituation kommt. Um alle Beteiligten zugleich optimal zu schützen, sind primäre Sicherheitsanforderungen in Krisen und Notfällen unverzichtbar. Dazu gehören maximale Datensicherheit, grösstmögliche Datenhoheit sowie die Arbeit auf der Grundlage von Zero Trust. Zudem verlangt das Managen von Ausnahmesituationen ein hohes logisches Verständnis. Entscheidend dabei ist, das Geschehen aus funktionaler Sicht zu betrachten. Je einfacher die Lösung anzuwenden ist, desto schneller können alle Betroffenen informiert werden.
Nur wenn eine Kommunikationslösung auf diese drei zentralen Aspekte einzahlt, unterstützt sie in Krisen- und Notfallsituationen, indem sie einen reibungslosen Informationsaustausch vor, während sowie danach ermöglicht. Das schliesst ebenso Mitarbeitende, Stakeholder und Kunden ein.
Die Vorgehensweise
Um Ausnahmesituationen optimal zu begegnen, hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Einen Krisen- und Notfallkommunikationsplan aufstellen
Zuerst gilt es, einen Notfallkommunikationsplan anzufertigen. Typische Krisen- und Notfallsituationen sind etwa eine fehlerhafte Produktion, Mitarbeiterunfälle, Umweltkatastrophen und zunehmend auch Hackerangriffe. Die Erstellung des Notfallkommunikationsplans obliegt dem Business Continuity Manager. Der Plan dient dem Zweck,
- alle Betroffenen – von einzelnen Teams über die komplette Belegschaft bis hin zur gesamten Organisation
- unabhängig von ihrer Arbeitssituation, sei es im Büro, Homeoffice, unterwegs auf dem Betriebsgelände oder mobil im Aussendienst
- kurz und knapp zur gleichen Zeit über eine Krisen- oder Notfallsituation zu informieren und eine Austauschmöglichkeit zu schaffen
- sowie etwaige Schäden für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Zugleich sind in einem Notfallkommunikationsplan Personen benannt, die im Ernstfall als Krisenstab fungieren. Er hält also einerseits fest, welche Prozesse intern vonstattengehen müssen. Und stellt andererseits sicher, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen sowie vice versa zuverlässig gegeben ist. Der Plan wird mit entsprechenden Lösungen hinterlegt, die den Prozess in Gang setzen und einen reibungslosen Ablauf garantieren. Es empfiehlt sich zudem, den Notfallkommunikationsplan mindestens einmal im Jahr auf den Prüfstand zu stellen.
