Softwarelizenzen bilden einen erheblichen Kostenblock. Wie effizient IT-Ressourcen eingesetzt werden, kann über den wirtschaftlichen Gesamterfolg und mögliche Wettbewerbsvorteile entscheiden. Aktuell gibt der starke Franken Anlass, um Softwarekäufe und Wartungsverträge zu hinterfragen. Einerseits sollten die Transparenz und die herstellerübergreifende Konsolidierung von Softwareanwendungen geprüft werden. Andererseits bietet sich die Gelegenheit, die Beschaffung in Fremdwährungen wie Euro oder US-Dollar zu prüfen, was zu markanten Einsparungen führen kann. An dieser Stelle ist fundiertes Know-how im Software Asset Management (SAM) gefragt, um die globalen Möglichkeiten optimal auszuschöpfen und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
Transparenz schaffen
Nahm die IT früher lediglich eine Support-Funktion in Unternehmen ein, ist sie heute elementarer Bestandteil aller Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse. Bis zu 30 Prozent des IT-Budgets entfallen mittlerweile auf Software und ihre Wartung. Dabei ist es gerade für kleine und mittlere Unternehmen sehr schwierig, den Überblick zu behalten, welche Software sie im lizenzrechtlichen Sinne einsetzen und auch tatsächlich nutzen. Transparenz im Software-Lizenzmanagement ist jedoch massgeblich, um versteckte Kostenfallen zu vermeiden. Aufgrund mangelnder Transparenz kann es zu Unter-, aber auch Überlizenzierung kommen – beides kann teuer werden. Auch rechtliche Risiken sind zu bedenken, unwissentlich falsch genutzte Software resultiert oftmals in Urheberrechtsverletzungen. Fehler, die hier passieren, ziehen meist schwerwiegende Konsequenzen nach sich und führen zu erheblichen finanziellen Belastungen.
Ganzheitliches Management
Um Lizenzmanagement nachhaltig und intelligent aufzubauen, ist es wichtig, den gesamten Software-Lifecycle in Betracht zu ziehen. Dies erfordert nicht nur sehr spezielles Fachwissen, sondern bedeutet in der Regel auch einen grossen personellen und zeitlichen Aufwand für Unternehmen. Die externe Beratung oder allenfalls sogar die gesamtheitliche Auslagerung der Softwarelizenzverwaltung im Sinne eines professionellen Software Asset Management bringt für Unternehmen zentrale Vorteile. Die IT bleibt dabei zur Gänze im Unternehmen, die Experten kümmern sich lediglich um die entsprechende Wartung, Beschaffung und compliancegerechte Nutzung der Software.
Im Zuge einer professionell begleiteten Softwarelizenzbeschaffung sowie eines effizienten Lizenzmanagements verschaffen sich Experten einen Einblick in die technische und kaufmännische Situation im Unternehmen. Durch die Standortbestimmung erhalten die Spezialisten zunächst die notwendige Transparenz über die effektiv installierte Software. Ausserdem wird überprüft, welche kostenpflichtigen Applikationen im Unternehmen vorhanden sind und möglicherweise auf einfache Art und Weise konsolidiert werden können. In einem zweiten Schritt erfolgt eine Analyse der installierten Applikationen aus kaufmännischer Sicht hinsichtlich der erworbenen Lizenzen und der Sicherstellung der Wartung sowie der damit verbundenen Release-Fähigkeit. Ausserdem werden die Möglichkeiten zur Vertragskonsolidierung oder zur Volumenlizenzierung ermittelt.
Im letzten Schritt der Standortbestimmung wird erhoben, ob etwaige Über- oder Unterlizenzierungen bestehen und inwieweit das Unternehmen auf seine Bedürfnisse abgestimmte Lizenzen im Einsatz hat. Mithilfe der Experten lässt sich in weiterer Folge sicherstellen, dass stets aktuelle und nützliche Softwareversionen und -lizenzen verwendet werden. Eruiert wird, unter welcher Vertragskonstellation effektiv benötigte Lizenzrechte am günstigsten eingekauft werden können. Auch der Softwarekauf in anderen Währungen sollte in Betracht gezogen werden, um so mögliche Produktpreisdifferenzen zum eigenen Vorteil zu nutzen.
Externe Managementberatung
Damit Unternehmen den Überblick nicht verlieren, gilt es, das Budget für anstehende Vertragsverlängerungen einzuplanen. Entwicklungsmöglichkeiten des aktuellen Softwareinventars sind zu berücksichtigen und gleichzeitig ist sicherzustellen, dass keine Wartungsverlängerung verpasst wird und dadurch allfällige Vorteile bei den Upgrades verloren gehen. Auch mögliche Probleme in der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner und die richtige Lizenzierung beim Outsourcing müssen bedacht werden.
Mit einem optimal angepassten und auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Lizenzmanagement können Organisationen dafür sorgen, dass auf wirtschaftlicher Ebene alle vorhandenen Potenziale genutzt und gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Dabei ist die Zusammenarbeit mit Lizenzprofis, die Kunden mit umfassender Expertise über den gesamten Software-Lifecycle hinweg beraten, zu prüfen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet dies oftmals einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Versiertes Lizenzmanagement und eine flexible IT-Infrastruktur sparen Kosten, entlasten Fachkräfte und minimieren Risiken.
