Flexibles Arbeiten und Collaboration nehmen zu

«Digital» ist erwachsen geworden. Vor noch nicht allzu langer Zeit eher «Technik-Spielzeug», haben Smartphones, Tablets und Apps nun ihren festen Platz in der Geschäftswelt und verändern die Art und Weise, wie, wann und wo gearbeitet wird, aber auch, wie Unternehmen mit den Kunden, Partnern und Mitarbeitern interagieren. So hat die digitale Transformation Auswirkungen auf viele Lebenslagen. Sie beeinflusst unsere Erwartungshaltung, nicht nur als Mitarbeiter, sondern auch als Kunde. Eine verbesserte Konnektivität sowie höhere Personalisierung und Interaktion mit anderen Unternehmen werden vorausgesetzt. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie «Taming the digital tiger: How to seize the opportunities from new ways of working». Orange Business Services und das Beratungsunternehmen Sia Partners beleuchten darin, wie die Digitalisierung die Arbeitswelt verändern wird und welche Möglichkeiten sich dadurch für Firmen ergeben.

Wie die Studie zeigt, halten 83 Prozent der befragten Unternehmen einen besseren Kundenservice für einen wichtigen treibenden Faktor in Bezug auf neue Arbeitsformen. Digitale Lösungen wie etwa Blogs, Foren und Social Media sind demnach ein wichtiger Teil des Kundendienstes geworden. Einige Beispiele sind Chat-Einrichtungen in Kundendienstzentren oder personalisierte Kundeninformationen durch mobile Anwendungen (Apps).

Flexibles Arbeiten erwünscht

Bereits weitverbreitet sind Home-Office und flexibles Arbeiten: Beides sind nicht nur Wege, die Lebensqualität von Mitarbeitern zu verbessern, sondern auch ein Hebel zur Optimierung der Produktivi­tät (und in manchen Fällen auch der Arbeitsplatz-Strategie in Unternehmen). Flexible Arbeitsbedingungen sind für die jüngere Generation besonders wichtig. Sie erwarten, dass sie eine Wahl haben, wo sie arbeiten (96 Prozent) und wann (83 Prozent). Gemäss den Studienergebnissen gibt es in 54 Prozent der europä­­i­schen Unternehmen, die eine Home-Office-Möglichkeit anbieten, dafür einen rechtlichen Rahmen.

«Third Place Working»

Zusätzlich zum Arbeiten im Büro und zu Hause nimmt die sogenannte «Distance Work» neue Formen an und findet an verschiedenen Orten – öffentlichen oder vom Unternehmen zur Verfügung gestellten – statt. Diese neuen Arbeitsorte heis­sen «Third Places to Work». Eine grosse Anzahl von Standorten sind potenzielle Arbeitsplätze geworden. Digitale Tech­nologien ermöglichen die Arbeit zum Beispiel vom Bahnhof, Flughafen oder einem Café aus. Allerdings haben Si­cherheits- und Vertraulichkeitsbedenken beim Arbeiten an öffentlichen Orten verschiedene Unternehmen dazu gebracht, alternative Lösungen anzubieten. Ein Beispiel sind die SNCF, welche ältere Standorte nahe bei Bahnhöfen in Büros umgewandelt haben. SNCF-Mitarbeiter können diese komplett ausgestatteten Arbeitsplätze nahe bei ihrem Wohnort ein-, zweimal wöchentlich nutzen, müssen so nicht pendeln und profitieren von einer sicheren und ruhigen Umgebung.

«Corpoworking» im Trend

Mit Co-Creation, Co-Working und Co-Innovation ist Collaboration eine echte Revolution in der Arbeitswelt und nur möglich im Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Collaboration fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und bricht geografische Grenzen auf. Digitale Technik ist eines der Haupt­instrumente zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen verteilten In­dividuen. Unified Communications und Collaboration-Dienstleistungen bringen ein nahtloses Erlebnis der Kommunikation und Zusammenarbeit. Teams nutzen Videokonferenzen, Telepresence und Dokument-Sharing-Funktionalitäten.

Neu ist dabei die Tendenz, dass Unternehmen ihre Collaboration auf ein stetig wachsendes Netzwerk von Lieferanten, Kunden und Partnern ausdehnen. «Corpoworking» heisst dieser Trend: Dabei werden neue Mitglieder des Ökosystems in einer dedizierten digitalen Umgebung zugelassen. Wenn es um solche erweiterte Zusammenarbeit geht, muss ein Gleichgewicht zwischen dem Bedürfnis des Informationsaustausches und dem Schutz vertraulicher Daten bestehen. Auch hier gehen die SNCF mit gutem
Beispiel voran. Sie stellen Partnern und Kunden in ihrer neuen Firmenzentrale spe­zifische Arbeitsplätze zur Verfügung, inklusive sicherem Zugang zum Firmen- Wi-Fi. Zusätzlich zu diesen shared Arbeitsplätzen betrachten 74 Prozent der europäischen Befragten die Zusammenarbeit mit externen Partnern als ein «Must-Have» oder prüfenswert.

Schlüsselfaktor Sicherheit

Diese neuen Wege zu arbeiten, erfordern die Anpassung der IT-Infrastrukturen. Dabei kommen Fragen zur Sicherheit und zum Schutz der Ressourcen auf. Sicherheitsbedenken bezüglich Datenverlust oder Viren können ein Grund dafür sein, BYOD, Corpoworking sowie an­deren Mobilitätspraktiken skeptisch gegenüberzu­stehen. IT-Abteilungen sind gefordert, Lösungen zu finden, die diese Risiken minimieren. Unternehmen sind gut beraten, BYOD-Policies und -Lösungen einzuführen, die eine klare Trennung zwischen professioneller und persönlicher Nutzung sicherstellen. Des Weiteren müssen durch ein zentrales Verwaltungssystem (mobile device management) verlorene Geräte lokalisiert und die Unternehmensdaten aus der Ferne gelöscht werden können.

65 Prozent der Unternehmen in der Studie geben an, dass Sicherheit eine wichtige Rolle dabei spielt, wie in ihrer Organisation in den nächsten drei Jahren gearbeitet wird. 2013 hatten 62 Prozent der europäischen befragten Firmen eine sichere mobile Lösung installiert, weitere zehn Prozent planen, diese noch vor Ende 2014 einzuführen.

IT-fremde Einflussfaktoren

Während die IT-Manager in 97 Prozent der befragten Unternehmen nach wie vor für die Auswahl der digitalen Gerätschaften und Lösungen verantwortlich sind, zeigt die Studie einen zunehmenden Einfluss von anderen Abteilungsleitern im Entscheidungsprozess. So glauben 36 Prozent der Befragten, dass der Einfluss der Abteilungsleiter – aus Produktion, Vertrieb, Marketing, etc. – in den nächsten drei Jahren steigen wird. Human Resources (HR) Manager spielen ausserdem eine wichtige Rolle: In 59 Prozent der befragten Unternehmen ist die HR-Abteilung in Entscheidungen involviert, welche die Arbeitsumgebung betreffen.

2014 wollen 44 Prozent der befragten europäischen Firmen zumindest ein neues Tool oder einen neuen Service einführen, um neue Wege in Bezug darauf, wie im Unternehmen gearbeitet wird, zu beschreiten. Dabei gaben sie beispielsweise die Einführung von Cloud Services, Tablets und Applikationen als präferierte kurzfristige Projekte an.

Diese Änderungen der Arbeitsweise lassen sich nicht ausschliesslich über die Implementierung von Technologien erreichen. Unternehmen müssen genau so Wert auf die Ausbildung der Mitarbeiter legen, um diesen tief greifenden Wandel zu unterstützen.