Finanzielle Abenteuer auf jeden Fall vermeiden

Viel zu oft ist in der Praxis zu beobachten, dass die zu verwendende Technik primär für den ERP-Entscheid massgebend gemacht wird und nicht die Faktoren jener, die damit arbeiten und führen müssen. Die Regel Nummer eins bei der Evaluation und Implementierung ist, dass die «Technik» die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse zu unterstützen hat und nicht die Prozesse sich an das neu anzuschaffende Tool anpassen müssen. Interessenten werden zahlreiche Tools zur Auswahl präsentiert, die isoliert betrachtet, meist gut funktionieren und auch unterstützend wirken. Es gilt jedoch zu vermeiden, dass die ERP-Evaluation zu einem finanziellen Abenteuer wird. Um solche Auswüchse zu vermeiden, gilt es zunächst die Breite und Tiefe der Integration der betriebswirtschaftlichen Prozesse zu definieren, die mit einer Software abgedeckt werden sollen.

Prozesse integrieren

Das ERP ist das zentrale Arbeits- und Führungsinstrument und sollte als integrierte Lösung modular aufgebaut sein. Der abzubildende Geschäftsprozess sollte in sich fachlich und konzeptionell vollständig sein, die Anforderungen der Nutzer erfüllen und Informationen weiteren Modulen zur Verfügung stellen. Die verschiedenen Prozesse eines Unternehmens sind miteinander vernetzt. Die Ressourcenbeschaffung der Produktions- und Projektplanung wirkt sich beispielsweise direkt auf die Finanzplanung und Budgetierung aus. Oder der Marketingplan nimmt Einfluss auf die zu sichernde Liquidität. Darum ist eine integrative, durchgängige Lösung der meisten Geschäftsprozesse unabdingbar und für die Analyse und Führung eines Unternehmens ohne redundante Daten entscheidend. Das ist wichtiger als technische Schlagworte. Zugegeben: ein zweiplätziges Sportauto löst im ersten Moment emotional mehr Begeisterung aus als ein mehrplätziger Kombi.

Schnittstellen reduzieren

Bevor eine ERP-Software evaluiert wird, sollte sich das Unternehmen auf klare und integrierte Prozesse sowie durchdachte und praxiserprobte Funktionen fokussieren. Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, sollten sich die Module nach Bedarf zu einem Mosaik zusammenfügen. Es gilt dabei die richtige Tiefe und Breite der zu integrierenden Abläufe zu definieren, die durch das Softwaresystem abgebildet werden sollen. Dazu ist ein Partner nötig, der das Geschäft der Kunden versteht, betriebswirtschaftliche Lösungen aus der Praxis zur Verfügung stellt und dessen angewandte Technik erprobt, zuverlässig und zeitgemäss ist. Dabei sollte der Anbieter flexibel sein, dass er auf besondere Anforderungen eingehen kann. Besonders wichtig ist es, auf die Anzahl der Schnittstellen zu achten. Weniger Anbindungen erlauben ein einfacheres Handling, sind durchgängiger im Informationsgehalt, benötigen weniger Ansprechpartner, sind weniger technologieintensiv und wirken sich günstiger auf die Kosten aus.

Plattformübergreifend

Bei der technischen Evaluation stehen Fragen zur Plattform und Zukunftssicherheit der Lösung im Mittelpunkt. Besonders interessant sind dabei Systeme, die gleichzeitig mehrere Betriebssysteme wie zum Beispiel Windows und Mac unterstützen und nicht nur gemischte Strukturen, sondern auch den schnellen Wechsel von einer Systemwelt zur anderen ermöglichen. Zudem sollte sich das Unternehmen im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz an einer intuitiv bedienbaren ERP-Lösung orientieren. Ein weiteres Kriterium ist, das Wachstum vom Klein- zum Grossunternehmen technisch zu unterstützen und eine hohe Skalier- und Mandantenfähigkeit aufzuweisen. Je nach Branche werden unterschiedliche Anforderungen an einen ERP-Software-Hersteller gestellt.

Wertschöpfungskette abbilden

Bei Handelsunternehmen steht die Materialwirtschaft, eine komplexe, mehrstufige Verkaufs- und Einkaufspreisfindung und Rabatte sowie alle Handelsabläufe vom Einkauf, dem Bestellwesen, dem Verkauf, der Lagerwirtschaft und Versandlogistik im Mittelpunkt. Zunehmend wird bei diesem Modul ein optimaler Datenaustausch mit anderen Unternehmen gewünscht, um die Systeme aneinander anzubinden. Von der Auftragsbearbeitung, Lagerführung, Beschaffung, Preisfindung, Fakturierung, Inkasso und E-Business. Je besser die Prozesse integriert werden, desto höher ist das Optimierungspotenzial. Im Markt ist dabei ein Trend zu beobachten, dass die Wertschöpfungskette zu den Lieferanten und Partnern hin geöffnet werden und dadurch neue Integrationsmöglichkeiten von Webshop-Integrationen über Barcodes bis hin zum EDI zur Optimierung gefordert werden.

Tagesaktuelle Echtzeitplanung

In Branchen mit Fokus auf die Fertigung von Produkten steht die Produktionsplanung mit Vor- und Nachkalkulation, Auftragsbearbeitung und Ressourcenbeschaffung im Mittelpunkt. Gefordert werden dabei Lösungen, die eine effiziente Auftragsplanung und Abwicklung garantieren. Und eine interaktive Planung unter Berücksichtigung begrenzter Kapazitäten, Materialbestände, Wiederbeschaffungszeiten oder Rüstvorgänge berücksichtigen. ERP-Systeme sollten dabei auch Rückmeldungen der Abteilungen integrieren und jederzeit Änderungen wie die Vorkalkulation und mitlaufende Nachkalkulation verarbeiten sowie per Klick den aktuellen Stand des Auftrages anzeigen. Gerade in Zeiten mit stark schwankenden Wechselkursen und sich schnell verändernden Rohstoffpreisen werden tagesaktuelle Anpassungen nötig, wobei die Rentabilität des Produktionsauftrages nie aus den Augen verloren werden darf.

Transparenz und Produktivität

Dienstleister erbringen einen Mehrwert im Leistungsprozess. Und dies sollte auch deren ERP-System. Die integrierte Steuerung aller Projekt- und Serviceleistungen wird dabei zunehmend zu einem Muss für beratende Unternehmen. Und es hat sich gezeigt, dass Projekte, die integriert geplant, rapportiert und automatisiert verrechnet werden, eine deutlich höhere Produktivität aufweisen als dort, wo noch von Hand Informationen zusammengetragen werden. Neben der Zeit- und Leistungserfassung, der Projektplanung, dem Management sowie der Verrechnung sollte eine gute Lösung zudem die Möglichkeit bieten, die laufenden und abgeschlossenen Projekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten und auszuwerten. Sowie auf Knopfdruck die Grundlagen für die Projektbeurteilung liefern, indem die Vorkalkulation mit dem Projektergebnis auf einen Blick verglichen werden kann. Und die Ist- und Sollzeiten sowie die Absenzen des Mitarbeitenden, der Organisationseinheit oder der gesamten Unternehmung übersichtlich darstellen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Evaluation und Implementierung eines ERP-Systems über die Prozesse, die Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung und Kostenrechnung hinausgehen und früher oder später alle kritischen Prozesse im Unternehmen abdecken sollten. Die Strategie, dabei schrittweise eine Abteilung nach der anderen anzuschliessen, mit dem Wissen im Hintergrund, eine modulare Softwarelösung zu haben, hat sich in der Praxis als sehr erfolgsversprechend herausgestellt.